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Global e-invoicing
Plattform für den internationalen elektronischen Rechnungsaustausch

Elektronische Rechnung

einvoicing with public administrations

e-Invoicing für öffentliche Verwaltungsbehörden

Effizienz, schnelle Reaktionszeiten und ein verbessertes Management durch E-Rechnungen haben die Europäische Union dazu bewegt, eine einheitliche digitale Agenda zu definieren, um öffentliche Stellen dem Bürger näherzubringen und die Verwaltung in allen EU-Ländern zu verbessern.

In diesem Rahmen wird die E-Rechnung zu einem Schlüsselinstrument zur Verbesserung der Beziehungen der öffentlichen Verwaltungsbehörden mit ihren Versorgern und Gläubigern. Die größere Sicherheit, die durch den Übermittlungsprozess gegeben ist, sowie die Beschleunigung der administrativen Formalitäten in den Kreditorenbuchhaltungen kommen dem anfänglich definierten Ziel der einheitlichen digitalen Agenda der Europäischen Union zugute.

Die EDICOM Global e-Invoicing Plattform vereinfacht die Ausstellung elektronischer Rechungen unter Berücksichtigung der Anforderungen der verschiedenen europäischen Verwaltungsbehörden.

Für diese Art von Lösungen müssen verschiedene Herausforderungen bewältigt werden, wobei die Kommunikation zu den wichtigsten und kompliziertesten Aspekten zählt, da dafür verschiedene Punkt-zu-Punkt-Verbindungen entwickelt werden müssen, die von den verschiedenen zu verbindenden Behörden abhängen. Verschiedene Beispiele europäischer Behörden, die von ihren Versorgern und Gläubigern E-Rechnungen verlangen:

Deutschland

Das Deutsche Bundeskabinett hat am vergangenen 13. Juli einen Gesetzesentwurf beschlossen, in dem der elektronische Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung reguliert wird. Diese Bestimmung wurde vom Bundesministerium des Innern (BMI) gefördert und hat sich zum Ziel gesetzt, die Richtlinie 2014/55/UE, die für alle EU-Mitgliedstaaten vorgeschrieben ist, an das nationale Recht anzupassen und die E-Recnung noch vor November 2018 im öffentlichen Sektor obligatorisch einzuführen.

Mit diesem Gesetzesentwurf schafft die deutsche Regierung die gesetzliche Grundlage für den Empfang und die Bearbeitung elektronischer Rechnungen durch alle öffentlichen Behörden.

Österreich

Seit 2014 sind alle Versorger der öffentlichen Verwaltungsbehörden dazu verpflichtet, dieses System für ihre Handelsbeziehungen zu verwenden. Dabei ist zu beachten, dass schätzungsweise die Hälfte der Unternehmen des Landes, nämlich rund 90 000, mit dem öffentlichen Sektor Geschäfte macht. Die österreichische Regierung verfügt über ein eigenes E-Rechnungssystem, das im IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) geregelt wird. Darin werden zwei unterschiedliche Formate für den elektronischen Rechnungsaustausch vorgesehen: Einerseits das als ebInterface bekannte Format im XML Standard, das von AUSTRIAPRO  und der Universität Wien entwickelt wurde, andererseits der internationale PEPPOL-Standard, der von OpenPEPPOL entwickelt wurde.

Frankreich

Zwischen 2017 und 2020 müssen alle Versorger der öffentlichen Verwaltung obligatorsich das System für den elektronischen Rechnungsaustausch implementieren. Die Einführung des Systems erfolgt progressiv je nach Größe der Firma, wobei mit den größten Unternehmen der Anfang gemacht wird.

Das System ermöglicht die Ausstellung in einem strukturierten XML-Format oder als digital signiertes PDF-Dokument. Alle Rechnungen werden über das “Portail Chorus” an die Verwaltung übermittelt.

Spanien

Die Versorger der öffentlichen Verwaltungsbehörden müssen E-Rechnungen, die unter dem Namen FACTURAe bekannt sind, im XML-Format stellen.

Das Dokument muss digital signiert werden und wird über einen zentralen Eingangspunkt, den “Punto General de Entrada de Facturas” übermittelt, bei dem die Behörde, die die Rechnung empfangen soll, eingeschrieben ist.

www.facturae.com

Italien

Die italienischen Verwaltungsbehörden verlangen von ihren Versorgern die Übermittlung einer digital signierten XML-Datei mit elektronischem Zeitstempel. Die Übermittlung der Rechnungen erfolgt über das SDL-System (Sistema di Interscambio) der öffentlichen Verwaltung.

Aussteller und Empfänger der Rechnungen sind verpflichtet, die Aufbewahrung des Dokuments gemäß den Bestimmungen der “Conservazione Elettronica” durchzuführen.

White Paper: e-Invoicing situation in Latin America

Global e-Invoicing edicom video

Vorteile

  • Größere Effizienz der administrativen Prozesse.
  • Kostensenkung.
  • Vermeidung menschlicher Fehler.
  • Kürzere Lieferzeiten und schnellere Eintreibung ausstehender Rechnungsbeträge.
  • Vermehrte Sicherheit der geschäftlichen Transaktionen.
  • Automatisierung der Empfangs- und Integrationsprozesse der Rechnungen.
  • Vermeidung von Papier in den täglichen administrativen Aufgaben.
  • Rasche, sichere und gesetzesgemäße Aufbewahrung der Rechnungen.