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EDICOM Long Term Archiving                                                        Almacenamiento íntegro, seguro y de larga duración de todo tipo de documentos electrónicos.

HomeSolucionesAlmacenamiento Electrónico de Larga Duración¿Qué es el almacenamiento electrónico de larga duración?

Almacenamiento Electrónico de Larga Duración

El almacenamiento electrónico de datos en las empresas digitales

Las grandes empresas de todos los sectores industriales organizan su operativa diaria en un ambiente casi totalmente digital. Las viejas prácticas vinculadas a sistemas de trabajo no electrónicos desaparecen rápidamente del entorno empresarial, y las políticas de gestión de eficiencia de las compañías se articulan alrededor de ambientes de trabajo paperless, donde aspectos como el almacenamiento electrónico de larga duración de todos los documentos supone un importante valor añadido.

Aunque se trata de una filosofía principalmente empresarial, en la actualidad también se han multiplicado las iniciativas en el ámbito B2G impulsadas por las administraciones públicas para dar respuesta a un entorno industrial que trabaja en electrónico. Es el caso, por ejemplo, de la factura electrónica con las administraciones públicas que está desarrollándose en toda la Unión Europea y que ya es una realidad en países como España, Francia, Italia o Portugal, entre otros. Estas obligaciones fiscales y tributarias son un impulso más al paperless en todas las áreas de la empresa, también en sus relaciones con las instituciones públicas, pero no suficiente.

El espacio físico tal y como lo conocemos ha desaparecido de los ambientes B2B. Esto afecta a la creación y transmisión por medios electrónicos de todos los documentos que intercambian las empresas, así como a la retención de datos en soporte electrónico a lo largo del tiempo. Para responder a esta necesidad del mercado intracomunitario, la Unión Europea ha desarrollado un marco regulatorio que aporta seguridad y certidumbre legal a las actividades electrónicas que se producen tanto en ambientes públicos como privados. Esos mecanismos de seguridad se recogen en el Reglamento Nº910/2014 (eIDAS) relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.

Con esta realidad legislativa, que regula cómo debe ser un almacenamiento electrónico con valor de prueba en un ámbito de aplicación B2B como B2G, las empresas equiparan los documentos tradicionales en papel a los nuevos formatos electrónicos, mucho más eficientes, flexibles y seguros. El resultado es que las empresas ya no necesitan gestionar grandes volúmenes de documentos físicos, cómo facturas, pedidos, nóminas, contratos…etc. Con este marco legal, la gestión de todos los datos de la empresa puede realizarse por medios electrónicos.

¿Tienen mis documentos electrónicos valor de prueba legal?

La firma electrónica aporta las garantías de integridad y autenticidad a un sistema de retención de datos. Garantías necesarias para que el sistema y los documentos almacenados tengan valor de prueba legal.

Todo el proceso pasa por resguardar los documentos electrónicos con un sistema que garantice dos condiciones de forma permanente en el tiempo. La integridad que certifica la alteración de los documentos durante su resguardo, y la autenticidad que identifica la persona física o jurídica como autor de un documento.

Sistemas como la firma electrónica avanzada, establecen procedimientos de encriptación sobre la factura que permiten garantizar el origen del documento, y la no alteración de éste desde el momento en que fue generado.

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White Paper Reglamento eIDAS

Noticias

04/10/2017

Reglamento eIDAS: el caso del almacenamiento electrónico [libro blanco]

El Reglamento eIDAS de identificación electrónica supone un impulso definitivo hacia la transformación digital de las empresas de la Unión Europea. Este libro blanco analiza el marco regulatorio de la normativa y el reto del almacenamiento electrónico seguro