Business Mail è un servizio destinato a semplificare l’invio a terzi di Fatture Elettroniche o altri documenti, in totale sicurezza e con le maggiori garanzie nell’ambito della legalità vigente.

Per questo servizio, al destinatario dei messaggi è richiesta solamente una connessione ad Internet, e, facoltativamente, un indirizzo di posta elettronica per agevolare il recupero dei documenti ricevuti via Business Mail.

IL MITTENTE

Business Mail permette al mittente di un documento di "pubblicare" l’informazione in tre modi diversi:

• In formato strutturato

Il mittente può inviare il documento mediante uno qualsiasi degli standard abituali (XML, EDIFACT, …); in caso di fatture, il mittente le invierà firmate elettronicamente (se si dispone di una stazione EDI standard, la connessione è immediata).

• In formato grafico

L’emittente può inviare le informazioni contenute nel documento in formato di file grafico (ad esempio un PDF); l’ERP genererà un semplice file con i dati del destinatario e il percorso del documento, mentre il software EDI genererà l’Intercambio e lo firmerà elettronicamente (caso della fattura).

• In formato Misto

L’emittente può inviare le informazioni contenute nei documenti mediante uno qualsiasi degli standard abituali (XML, EDIFACT,…) e allegare il file grafico (ad esempio un PDF); il software EDI dovrà generare l’Intercambio e firmarlo elettronicamente (caso della fattura)

LA PIATTAFORMA BUSINESS MAIL

Quando riceve un documento, la piattaforma effettua la verifica dell’autenticità e dell’integrità del contenuto (firma elettronica), della validità dei certificati e della correttezza sintattica del messaggio (con l’adattamento allo standard dell’intercambio) Quando ne sia stata verificata la correttezza, si procederà alla "pubblicazione" del documento nel servizio Business Mail; in caso contrario, verrà inviato un messaggio all’origine con l’indicazione delle anomalie riscontrate.

Business Mail è un portale orientato particolarmente all’archiviazione, presentazione e download delle Fatture Elettroniche, benchè permetta di operare con qualsiasi tipo di transazione.

IL DESTINATARIO

Il destinatario dei documenti avrà preso conoscenza, grazie al mittente, della metodologia da seguire per usare il sistema; essenzialmente una descrizione del processo e l’URL di Business Mail. Ciò nonostante, la prima volta il sistema invierà all’indirizzo e-mail del destinatario una comunicazione indicando la registrazione alla piattaforma, il nome utente e la password. Il destinatario potrà accedere al sistema e realizzare le seguenti operazioni:

• Visualizzare, scaricare e stampare fatture

Mediante un semplice sistema di organizzazione con struttura ramificata e cartelle (incorrette, in sospeso e storico), così come assistenti per la creazione di consultazioni, l’utente individuerà con facilità tutti i documenti ricevuti, e, una volta selezionati, potrà avviare i processi di visualizzazione, esportazione o stampa.

• Parametrizzare un indirizzo e-mail per il reinvio automatico

Permette al destinatario di stabilire un indirizzo di posta elettronica, al quale Business Mali invierà l’indicazione di "nuovi messaggi ricevuti", contenente anche un link alla cartella personale dei documenti che sarà da qui accessibile con un semplice clic.

Business Mail è gratuito per il destinatario

GARANZIA E SICUREZZA PER IL MITTENTE

Esistono due livelli di ricevuta di ritorno (riscontro): quello riguardante il protocollo di comunicazione e quello relativo al ‘trattamento’ del documento da parte del destinatario.

Quando il destinatario effettua un’operazione sul documento (ad esempio cliccare sul collegamento, visualizzarlo, stamparlo o scaricarlo) viene prodotta una ricevuta di ritorno, di livello superiore a quella di comunicazione, che fa sì che il mittente sappia che il documento è stato ‘trattato’.

Con Business Mail è quindi possibile essere sicuri non solo della corretta ricezione , ma anche se il destinatario abbia o no realizzato operazioni su di esso.

Business Mail Le permette la sostituzione immediata dell’invio per posta ordinaria delle fatture, accelerando il processo, con affidabilità di consegna, riducendo in modo significativo i costi e utilizzando la Sua attuale infrastruttura di comunicazione.