EDICOM Long Term Archiving                                                        Vollständige, sichere und langfristige Speicherung elektronischer Dokumente.

HomeLösungenElektronische Langzeitarchivierung Was ist die elektronische Langzeitarchivierung?

Elektronische Langzeitarchivierung

Die elektronische Speicherung von Firmendaten

Große Unternehmen aller Industriesektoren wickeln tägliche Aufgaben fast nur noch digital ab. Veraltete Vorgehensweisen mit nicht elektronischen Arbeitssystemen verschwinden zunehmend aus der Unternehmensumgebung, das effiziente Unternehmensmanagement findet in papierlosen Umgebungen statt, wo Aspekte wie die langfristige elektronische Speicherung von Dokumenten einen wichtigen Mehrwert darstellen.

Auch wenn es sich vorwiegend um eine Unternehmensphilosophie handelt, gibt es immer mehr Initiativen im B2G-Bereich, die von der öffentlichen Administration als Antwort auf eine elektronische Umgebung der Industrie gefördert werden. Ein klares Beispiel dafür ist der elektronische Rechnungsaustausch mit öffentlichen Verwaltungsbehörden, der innerhalb der Europäischen Union schrittweise obligatorisch eingeführt wird und in Ländern wie Spanien, Frankreich, Italien oder Portugal bereits zur Realität geworden ist. Diese Steuervorschriften stellen in allen Unternehmensbereichen einen weiteren Schritt in Richtung “paperless” dar, auch in den Beziehungen zu öffentlichen Einrichtungen, doch das ist noch zu wenig.

Der physische Raum, so wie wir ihn kennen, ist im B2B-Bereich verschwunden. Dies setzt die Erstellung und Übermittlung aller Handelsdokumente durch elektronische Medien voraus, die dann langfristig digital gespeichert werden müssen. Als Antwort auf dieses Bedürfnis des innergemeinschaftlichen Marktes, hat die Europäische Union den rechtlichen Rahmen festgelegt, der elektronischen Aktivitäten in öffentlichen und privaten Bereichen Garantien und Rechtssicherheit verleiht. Diese Sicherheitsmechanismen werden in der eIDAS-Verordnung 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt ausgeführt.

Mit diesem gesetzlichen Rahmen, der bestimmt, wie die elektronische Archivierung mit Beweiskraft im Bereich von B2B und B2G Applikationen auszusehen hat, erlangen neue elektronische Formate den gleichen Wert wie traditionelle Papierdokumente. Diese sind jedoch weitaus effizienter, flexibler und sicherer. Der Vorteil ist, dass Unternehmen keine großen Mengen an physischen Dokumenten, wie Rechnungen, Bestellungen, Gehaltszettel, Verträge usw., verwalten müssen. Mit diesem gesetzlichen Rahmen wird die Verwaltung aller Unternehmensdaten durch elektronische Medien ermöglicht.

Haben meine elektronischen Dokumente gesetzliche Beweiskraft?

Die elektronische Signatur garantiert die Integrität und Authentizität eines Datenhaltungssystems. Diese Garantien sind notwendig, damit das System und die gespeicherten Dokumente gesetzliche Beweiskraft erlangen.

Der Gesamtprozess besteht darin, elektronische Dokumente anhand eines Systems zu verwahren, das zwei Bedingungen auf unbegrenzte Zeit garantiert. Die Integrität, die Veränderungen des Dokuments während der Aufbewahrung zertifiziert, und die Authentizität, welche eine natürliche oder juristische Person als Urheber des Dokuments identifiziert.

Systeme wie die fortgeschrittene elektronische Signatur ermöglichen Verschlüsselungsverfahren für elektronische Rechnungen, die den Ursprung und die Unversehrtheit des Dokuments zum Zeitpunkt der Erstellung garantieren.

EDICOM Zertifizierter Vertrauensdienstanbieter

EDICOM Long Term Archiving

Alles über die zertifizierte elektronische Archivierung:e-Book downloaden

eBook eIDAS-Verordnung