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Electronic Data Interchange

Integration von Rechnungen

Die Automatisierung der Fakturierung ist ein strategisches Element, das im Vergleich mit der manuellen Verwaltung der Dokumente eine Kostenersparnis von bis zu 90% ausmachen kann.

Das Rechnungsvolumen, das in der Buchhaltungsabteilung oft verwaltet wird, erfordert Maßnahmen, die es ermöglichen, die damit assoziierten Operationen, wie Überprüfung, Validierung, Registrierung und Bezahlung von Lieferanten, zu optimieren.

Die Rechnungsaussteller sehen sich verpflichtet, kostspielige Ressourcen für kritische Aufgaben - wie die periodische Rechnungsstellung an Kunden - aufzuwenden, die auch den Druck, das Kuvertieren, Frankieren und den Versand erforderlich machen. Darüber hinaus sind regelmäßige Kontrollen notwendig, um den Empfang und den Rechnungsstatus in der Buchhaltungsabteilung zu überprüfen.

Die Integration von elektronischen Rechnungen ermöglicht es, so gut wie alle dieser Schritte zu automatisieren, was große Wettbewerbsvorteile für Aussteller und Empfänger hat. Diese machen sich durch mehr Effizienz im Management und die daraus folgenden Zeit- und Kostenersparnisse bemerkbar.

WIE WERDEN RECHNUNGEN IN DIE EDI-LÖSUNG INTEGRIERT?

Wenn Sie Rechnungsempfänger sind

  • Ihre EDI-Lösung erhält die von Ihrem Lieferanten ausgestellte Rechnung.
  • Diese wird einem Mapping-Prozess unterzogen, um eine Datei zu erstellen, die in das ERP-System integriert werden kann.
  • Die Daten werden auf sichere Weise bis zu Ihrem lokalen Netz übertragen, damit die Rechnung in Ihrem Managementsystem registriert werden kann.
  • Die automatische Registrierung des Dokuments in Ihrem ERP-System vereinfacht Revisions- und Bewertungsprozesse im Zusammenhang mit anderen Dokumenten, die bereits registriert sind, beispielsweise mit Bestellungen oder Lieferscheinen.
  • Wenn der Validierungsprozess erfolgreich ist, wird die Rechnung für die Zahlung freigegeben. Es wird eine automatische Bestätigung an die EDI-Lösung des Lieferanten übermittelt.
  • So können nicht nur Rechnungen an Lieferanten mit EDI-Lösungen übermittelt werden, man kann auch Rechnungen von Lieferanten integrieren, die nicht über diese Technologie verfügen.

Wenn Sie Rechnungsaussteller sind

  • Sie generieren die Rechnung in Ihrem ERP-System.
  • Ihre EDI-Lösung nimmt die Daten der Rechnung und unterzieht diese einem Mapping-Prozess, um sie an die vom Kunden erwartete Struktur anzupassen.
  • Ihre EDI-Software erkennt in der Rechnung den Empfänger und übermittelt diese automatisch über die vereinbarten Kommunikationskanäle.
  • Ihr Kunde erhält die Rechnung.
  • Sie erhalten eine Benachrichtigung darüber, dass das Dokument bearbeitet wurde. Sollten Fehler auftreten oder wenn der erwartete Zeitraum überschritten wird, erhalten Sie rechtzeitige Warnhinweise, die Sie darüber informieren.
  • Wenn Sie über eine EDI-Lösung verfügen, können Sie 100% Ihrer Rechnungen elektronisch stellen und auch so an alle Kunden übermitteln, auch an jene, die nicht über diese Art von Technologien verfügen.

Vorteile

  • Papier ist nicht mehr notwendig.
  • Die Informationsverarbeitung wird verbessert.
  • Kostensenkung durch automatische Verarbeitung und Aufbewahrung.
  • Fehlerreduzierung.
  • Verbesserung des Kundenservices.
  • Verkürzung der Zeit bis zum Zahlungseingang.

UNILEVER

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Integrates and centralises B2B communications across Central America through a single EDI technology platform.