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Electronic Data Interchange

Wie funktioniert das?

Im konventionellen Prozess, in dem die Information manuell verwaltet wird, erfolgt der Austausch von Dokumenten ungefähr nach diesem Schema:

edi document Die Einkaufsabteilung erstellt eine Bestellung.
fax Die Bestellung wird per Fax oder E-Mail an den Lieferanten geschickt.
edi document Der Lieferant erhält die Bestellung, öffnet sie, liest sie und registriert sie erneut in seinem Informatiksystem.
edi document Der Lieferant erstellt eine Rechnung, druckt sie und übermittelt sie per Fax, E-Mail oder Post an den Kunden.
edi document Der Kunde erhält die Rechnung, öffnet sie, liest sie und registriert sie in seinem Buchhaltungssystem, um sie manuell zu bezahlen.

EDI-Systeme implementieren Computer-to-Computer-Lösungen, die es den Datenmanagementmodellen ermöglichen, Daten direkt auszutauschen. So werden viele der im manuellen Prozess nötigen Schritte überflüssig, was den Prozess beschleunigt und die Sicherheit erhöht.

electronic data interchange

Der vereinfachte Prozess besteht aus verschiedenen Schritten, die nachfolgend im Detail ausgeführt werden:

 VORBEREITUNG DER DATEN

Das ERP-System des Ausstellers erstellt eine Datenstruktur, die alle notwendigen Informationen enthält, um ein EDI-Dokument zum Versand zu generieren. Die Vorbereitung dieser Daten kann anhand verschiedener Systeme erfolgen:

  • Über Bildschirme oder Formulare, die in der EDI-Software implementiert werden: Dabei ist die manuelle Registrierung der Daten für die EDI-Nachricht erforderlich.
  • Export der Daten vom ERP-System aus: Dies ist die verbreitetste Methode, wobei das ERP-System angepasst werden muss, damit Dateien in den Formaten csv, txt usw. erstellt werden können, welche die Daten enthalten, die an die EDI-Software übertragen werden, um diese umzuwandeln und zu versenden.
  • Direkte Integration in das ERP-System: Dafür wird eine Verbindung der EDI-Software mit dem Managementsystem benötigt, die spezifische Anwendungen und Prozesse aufruft, um die Daten für die zu versendenden EDI-Nachrichten direkt aus der ERP-Datenbank zu entnehmen.
 DATENUMWANDLUNG IN EDI-STANDARDS

Sobald sich die Daten in der EDI-Software des Ausstellers befinden, werden diese an den mit dem Empfänger vereinbarten EDI-Standard angepasst. Diese Umwandlung erfordert Validierungssysteme, um zu verifizieren, dass alle notwendigen Daten für den Aufbau der Nachricht vorhanden sind. Darüber hinaus sind zusätzliche Prozesse wie die digitale Signatur für jene Dokumente erforderlich, die für Zielländer erstellt werden, in denen beispielsweise der elektronische Rechnungsaustausch gesetzlich vorgeschrieben ist.

 ÜBERMITTLUNG DER EDI-NACHRICHT

Das EDI-Dokument wird über die vereinbarten Kommunikationssysteme an den Empfänger übertragen. Die EDI-Software erkennt den Empfänger und automatisiert die Übermittlung durch Punkt-zu-Punkt-Systeme wie AS2, OFTP2, ftps, W.Services HTTPS oder über Privatservices wie VAN oder Private Added Networks.

 DATENEMPFANG

Sobald die Nachricht von der EDI-Software des Empfängers entgegengenommen wird, dreht sich der Prozess um: Die EDI-Lösung des Empfängers validiert die Nachricht und passt die Datenstruktur an das ERP-System an, um die Information in das interne Informatiksystem zu integrieren.

Vorteile

  • Papier ist nicht mehr notwendig.
  • Die Informationsverarbeitung wird verbessert.
  • Kostensenkung durch automatische Verarbeitung und Aufbewahrung.
  • Fehlerreduzierung.
  • Verbesserung des Kundenservices.
  • Verkürzung der Zeit bis zum Zahlungseingang.

UNILEVER

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Integrates and centralises B2B communications across Central America through a single EDI technology platform.