Global e-invoicing
Plattform für den internationalen elektronischen Rechnungsaustausch

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Elektronische Rechnung

Wahl des Partners: 10 grundlegende Empfehlungen

Die Einführung einer globalen Plattform für den elektronischen Rechnungsaustausch ist keine einfache Entscheidung, da dies verschiedene Konsequenzen für die Gesamtorganisation des Unternehmens bedeutet.

Bevor diese Entscheidung getroffen werden kann, ist es wichtig, eine detaillierte Analyse der Bedürfnisse der verschiedenen davon betroffenen Abteilungen durchzuführen, sich über Besonderheiten des elektronischen Rechnungsaustausches zu informieren, die in den verschiedenen Ländern in denen Ihr Unternehmen tätig ist gefordert werden, und die Umsetzung unter einer globalen Perspektive zu betrachten.

Wenn Sie Hilfe benötigen, ziehen Sie Experten zu Rate, die Ihnen beim Umsetzungsprozess helfen können. Um die Entscheidung zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen, sich über die Eigenschaften der Lösung und den Dienstleistungsanbieter des globalen e-Invoicing verschiedene Fragen zu stellen.

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Technologische Kapazität: Ganz besonders wichtig ist, sicher zu gehen, dass der Anbieter eine Dienstleistungsvereinbarung (SLA) garantiert, die den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Darüber hinaus sind spezifische Zertifikate erforderlich, welche die Qualität des IT-Prozesses garantieren und über die jeder Anbeiter verfügen muss, so zum Beispiel ISO 20000.

pointer Sicherheit und Zuverlässigkeit: Rechnungen enthalten sensible Daten, die von einer Drittpartei gemanagt werden. Diese muss in diesem Prozess die vertrauliche Handhabung der Informationen garantieren, beispielsweise durch internationale Zertifizierungen wie ISO 270001 oder Prüfungsberichte wie ISA E3402. .
pointer Wissen und Erfahrung: Wissen und Erfahrung im Zusammenhang mit den besonderen Eigenschaften der E-Rechnung in jedem Land. Es muss überprüft werden, ob der Anbieter ausreichend Wissen und Erfahrung mit e-Invoicing-Projekten in den unterschiedlichen Ländern vorweisen kann, in denen das Unternehmen aktiv ist, um eine reibungslose Abwicklung zu garantieren.
pointer Zertifikate und Beziehungen zu Steuerbehörden:Unabhängig davon, ob es um B2B oder B2G Beziehungen geht, ist normerlweise die Steuerbehörde des jeweiligen Landes für die Regulierung des elektronischen Rechnungsaustausches zuständig. Deshalb ist es wichtig, dass der technologische Anbieter Kommunikationskanäle mit diesem Organismus unterhält. In vielen Fällen legen diese Steuerbehörden die Zertifizierungsprozesse fest, die Dienstleister für E-Rechnungen erfüllen müssen.
pointer Partner und Kollaborationen: In Projekten, für die eine Zusammenarbeit mit Dritten notwendig ist, muss der Dienstleister eine vertrauensvolle Partnerschaft garantieren, die Mehrwertdienste anbietet. Eine Struktur, in der der Anbieter lokale Dienstleistungsanbieter unter Vertrag nimmt, um das Projekt in allen Regionen durchführen zu können, führt meist zu Problemen in der Umsetzung.
pointer Support: Ein personalisierter und kundennaher Support ermöglicht eine bessere Kundenbetreuung als ein automatisches Ticketing-System. Wenn ein Berater zur Verfügung steht, der die Lösung perfekt kennt, kann eine bessere und schnellere Problemlösung garantiert werden.
pointer Vollständigkeit des Angebots: Die Vollständigkeit des Produkt- und Serviceangebots des Dienstleisters. E-Rechnungen sind nur ein Teil der Transaktionen, die über eine globale Kommunikationsplattform abgewickelt werden können. Dienstleistungsanbieter mit einem umfassenden Angebot bieten den Unternehmen einen Mehrwert über die spezifische Verwendung von elektronischen Rechnungen hinaus. Dazu gehören beispielsweise Dienste wie die zertifizierte Aufbewahrung, die digitale Signatur der Dokumente, VMI (Vendor Managed Inventory) oder die Implementierung von EDI zwischen den Handelspartnern.
pointer Kundenportfolio: Referenzen von Kunden, die ihre Meinung über die Qualität der vom Anbieter geleisteten Dienste geben können.
pointer Finanzielle Zuverlässigkeit: Ein Anbieter mit einer gesunden und robusten finanziellen Struktur versichert die Kontinuität der Dienste über die Zeit.
pointer Interoperables und offenes Modell: Bei EDICOM sind wir der Ansicht, dass jedes Unternehmen die Freiheit haben sollte, den vorteilhaftesten Dienstanbieter zu wählen, und gleichzeitig frei mit anderen Anbietern zusammenarbeiten zu können. Bei bestimmten geschlossenen Modellen verpflichtet der Projektträger, der gewöhnlich ein großes Rechnungsvolumen aufweist, den Versorger, Rechnungen auf beiden Kommunikationsseiten durch einen bestimmten lokalen Betreiber auszustellen. Dieses Modell verlangt vom Versorger, die Dienste dieses Betreibers in Anspruch zu nehmen, was nicht unbedingt die beste Möglichkeit zur Befriedigung der Bedüfnisse des Unternehmens bedeutet.

White Paper: e-Invoicing situation in Latin America

Global e-Invoicing edicom video

Vorteile

  • Größere Effizienz der administrativen Prozesse.
  • Kostensenkung.
  • Vermeidung menschlicher Fehler.
  • Kürzere Lieferzeiten und schnellere Eintreibung ausstehender Rechnungsbeträge.
  • Vermehrte Sicherheit der geschäftlichen Transaktionen.
  • Automatisierung der Empfangs- und Integrationsprozesse der Rechnungen.
  • Vermeidung von Papier in den täglichen administrativen Aufgaben.
  • Rasche, sichere und gesetzesgemäße Aufbewahrung der Rechnungen.