Global e-invoicing
Plattform für den internationalen elektronischen Rechnungsaustausch

Elektronische Rechnung

Wahl der Plattform: 10 entscheidende Tipps

Die Einführung einer globalen Plattform für den elektronischen Rechnungsaustausch ist keine einfache Entscheidung, da dies verschiedene Konsequenzen für die Gesamtorganisation des Unternehmens bedeutet.

Bevor diese Entscheidung getroffen werden kann, ist es wichtig, eine detaillierte Analyse der Bedürfnisse der verschiedenen davon betroffenen Abteilungen durchzuführen, sich über Besonderheiten des elektronischen Rechnungsaustausches zu informieren, die in den verschiedenen Ländern in denen Ihr Unternehmen tätig ist gefordert werden, und die Umsetzung unter einer globalen Perspektive zu betrachten.

Wenn Sie Hilfe benötigen, ziehen Sie Experten zu Rate, die Ihnen beim Umsetzungsprozess helfen können. Um die Entscheidung zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen, sich über die Eigenschaften der Lösung und den Dienstleistungsanbieter des globalen e-Invoicing verschiedene Fragen zu stellen.

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Cloud Service: Cloud-Lösungen entlasten das Unternehmen, da dadurch die für eine E-Rechnungsplattform erforderlichen Prozesse, Infrastrukturen, Hardware und Wartungsaufgaben ausgelagert werden können.

pointer Flexible Datenintegration in das ERP-System: Die E-Rechnungsplattform sollte mit dem ERP-System über einen Kommunikationskanal verbunden sein. Es ist wichtig, dass die e-Invoicing-Lösung an das vom Kunden definierte Kommunikationsmodell angepasst wird.
pointer Kapazität für Any–to-any Data Mapping: Die Plattform muss fähig sein, die vom ERP-System in einem bestimmten Format generierten Daten in ein Zielformat umzuwandeln, das für die E-Rechnung verwendet wird. Im Idealfall sollte eine vom ERP-System erstellte Standarddatei ausreichend sein als Grundlage für den Mapping-Prozess in unterschiedliche Formate, die von den Verwaltungen der verschiedenen Länder gefordert werden.
pointer Grafische Nutzerschnittstelle: Eine GUI, die es den Benutzern ermöglicht, ihre Rechnungen zurückzuverfolgen und den Status zu ermitteln. Die Plattform muss über eine grafische Umgebung für die Benutzerverwalter verfügen.
pointer Getrennte Umgebungen: Ein eigener, personalisierter Rahmen für jedes Land bzw. jeden e-Invoicing-Bereich. Die Definition getrennter Domains, um die Rechnungsstellung der unterschiedlichen Geschäftseinheiten in den verschiedenen Ländern, in denen die Plattform aktiv ist, zu verwalten.
pointer User Management: Definition und Verwaltung von Benutzern und Benutzergruppen. Die Möglichkeit, unterschiedliche Benutzer innerhalb des Zugangsdomains der Plattform zu definieren und verschiedene Profile und Rechte einzurichten.
pointer Legal Compliance Module: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei der Rechnungserstellung, wie digitale Signatur, Zeitstempel oder zusätzliche Prozesse, die von den Behörden der verschiedenen Länder verlangt werden. In vielen Fällen wird zusätzlich gefordert, dass die Lösung von der zuständigen Steuerbehörde des jeweiligen Landes akkreditiert ist.
pointer Kapazität, Rechnungen zu übermitteln:
Verschiedene Kanäle zur Übermittlung der E-Rechnungen: Je nach lokalen Bestimmungen hat der Empfänger die Wahl des gewünschten Kanals, über den er die Rechnungen erhalten möchte. Die Plattform muss in diesem Fall flexibel sein und die Übermittlung der Dokumente je nach Fall über Webservices, AS2, FTP, VAN oder andere Kanäle ermöglichen.
pointer Skalierbare Lösung:Um den Prozess eines Projektes für den elektronischen Rechnungsaustausch durchzuführen, und diesen auch auf nicht-elektronische Empfänger auszuweiten, kann die e-Invoicing-Lösung mit Webmodulen erweitert werden, die es dem Empfänger ermöglichen, seine Rechnungen herunterzuladen. Auf diese Weise kann der Aussteller alle Rechnungen digital verwalten, bietet jedoch dem Empfänger die Möglichkeit, die Dokumente einzusehen oder herunterzuladen
pointer Gesetzeskonforme Aufbewahrung: Die Aufbewahrung der Rechnungen gemäß der jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen. Die unterschiedlichen Gesetzgebungen in verschiedenen Ländern definieren nicht nur, wie eine E-Rechnung erstellt wird, sondern auch welche Anforderungen für die Aufbewahrung dieses Dokuments erfüllt werden müssen. Die e-Invoicing-Plattform sollte über ein Modul für die gesetzeskonforme Aufbewahrung verfügen.

White Paper: e-Invoicing situation in Latin America

Global e-Invoicing edicom video

Vorteile

  • Größere Effizienz der administrativen Prozesse.
  • Kostensenkung.
  • Vermeidung menschlicher Fehler.
  • Kürzere Lieferzeiten und schnellere Eintreibung ausstehender Rechnungsbeträge.
  • Vermehrte Sicherheit der geschäftlichen Transaktionen.
  • Automatisierung der Empfangs- und Integrationsprozesse der Rechnungen.
  • Vermeidung von Papier in den täglichen administrativen Aufgaben.
  • Rasche, sichere und gesetzesgemäße Aufbewahrung der Rechnungen.