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Global e-invoicing
Plattform für den internationalen elektronischen Rechnungsaustausch

Elektronische Rechnung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist die elektronische Rechnung B2B?

Im EDI-Sektor bezieht man sich auf elektronische B2B Rechnungen, wenn Transaktionen auf digitalem Wege zwischen Geschäfts- oder Handelspartnern durchgeführt werden. Das heißt, dass es sich um eine Rechnung handelt, die im Privatsektor ausgetauscht wird, zwischen Kunde und Dienstleister oder Lieferant. Der elektronische Rechnungsaustausch findet im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen statt, die für alle Geschäftstransaktionen erfüllt werden müssen. Doch es hängt von der Region oder dem jeweiligen Land ab, ob der elektronische Rechnungsaustausch gesetzlich vorgeschrieben ist, wie beispielsweise in lateinamerikanischen Ländern, oder ob er für Unternehmen nur einen grundlegenden Rahmen darstellt, um digitale Dokumente in gewöhnliche Geschäftsverfahren integrieren zu können, wie dies in Europa der Fall ist.

Was ist die elektronische Rechnung B2G?

Empfänger einer Rechnung im B2G-Bereich (Business to Government) sind normalerweise eine oder mehrere öffentliche Verwaltungsbehörden. Bei diesem Austausch von Steuerinformation sind Lieferanten und Dienstleistungsanbieter die Aussteller, die mit der Verwaltungsbehörde zusammenarbeiten. Meist gibt es zusätzlich zu technischen und gesetzlichen Bestimmungen, die bei der Ausstellung und beim Empfang elektronischer Rechnungen beachtet werden müssen, auch eine behördliche Verpflichtung diese elektronische Systeme einzuführen, sowohl für die Lieferanten oder Dienstleister als auch für die Verwaltungsbehörde. Dies ist zumindest in Europa ein Unterscheidungsmerkmal der E-Rechnung in den Bereichen B2B und B2G.

Ich habe bereits eine EDI-Lösung. Kann ich Rechnungen übermitteln?

Die Antwort ist ja, denn die Technologie für den elektronischen Datenaustausch ist die Grundlage, die für Systeme zum elektronischen Rechnungsaustausch notwendig ist, um die Partner miteinander zu verbinden. Rechnungen zählen beim Datenaustausch zwischen Handelspartnern zu den häufigsten Operationen, zusammen mit Bestellungen und Expeditionsbescheinigungen. Wenn Sie also bereits über eine EDI-Lösung für den Austausch geschäftlicher oder logistischer Nachrichten zwischen Handelspartnern verfügen, können Sie diese Transaktion ebenfalls in Ihren Kommunikationsfluss integrieren. Dabei müssen jedoch auch andere Bestimmungen berücksichtigt werden, die je nach Gesetzgebung für diese elektronischen Dokumente anzuwenden sind, so zum Beispiel Verschlüsselungsverfahren (elektronische Signatur) oder die Verpflichtung für telematische Steuererklärungen an die jeweilige Steuerbehörde.

Wenn Sie wissen möchten, welche Art von Rechnung für Ihren öffentlichen oder privaten Geschäftspartner in Frage kommt, laden wir Sie ein, uns über unseren kommerziellen Beratungsdienst zu kontaktieren.

Welchen Unterschied gibt es zwischen elektronischer Rechnung und anderen EDI-Nachrichten?

Es handelt sich um ein Dokument mit strukturierten Daten (EDIFACT, XML, X12…etc.), das in elektronischem Format ausgestellt wird und ähnliche technischen Eigenschaften aufweist, wie auch Bestellungen, Warenversandanzeigen oder Empfangsbestätigungen, die mit Technologien für den elektronischen Datenaustausch erstellt werden. Der grundlegende Unterschied besteht darin, dass es sich um ein legales Dokument mit steuerrechtlichen Auswirkungen handelt, die es notwendig machen, bestimmte Besonderheiten und Vorsichtsmaßnahmen zu beachten, um die Integrität und Echtheit des Dokuments zu garantieren. Diese spezifischen Sicherheitsmaßnahmen werden durch die Einführung von Datenverschlüsselungsprozessen gewährleistet. Dafür werden Mechanismen für die sichere elektronische Identifizierung benötigt, die es dem Unternehmen ermöglichen, die handschriftliche Unterschrift durch eine digitale Signatur mit gleichwertigen juristischen Garantien zu ersetzen.

Die spezifischen steuerrechtlichen Bestimmungen jedes Landes bestimmen die Art der verwendeten elektronischen Formate (XML, EDIFACT, usw.) sowie die normierten Pflichtfelder und die zu verwendenden Verschlüsselungsmaßnahmen.

Wenn Sie wissen möchten, welche Art von elektronischer Rechnung für Ihren privaten oder öffentlichen Handelspartner in Frage kommt, laden wir Sie ein, uns über unseren kommerziellen Beratungsdienst zu kontaktieren.

Ich bin Versorger der öffentlichen Verwaltung. Bin ich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen einzureichen?

In der Aktualität tendieren die europäischen Regierungen dazu, die gesetzliche Einführung elektronischer Rechnungserstellungssysteme für Geschäftsbeziehungen zwischen Versorgern und den öffentlichen Verwaltungsbehörden zu fördern. Länder wie Spanien, Italien, Frankreich und Portugal verfügen bereits über spezifische gesetzliche Bestimmungen auf diesem Gebiet. Zahlreiche Länder der Welt sind dabei, Modelle für den gesetzlich vorgeschriebenen elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Versorgern und der öffentlichen Verwaltung zu entwickeln, die verschiedene technische und legale Anforderungen zu erfüllen haben (Format, Übermittlungsverfahren, Response-Management oder die digitale Signatur der Dokumente…).

Was benötige ich, um elektronische Rechnungen an eine öffentliche Verwaltungsbehörde schicken zu können?

Als Erstes müssen die Bestimmungen über den elektronischen Rechnungsaustausch beachtet werden, die in dem Land, in dem die Rechnung ausgestellt wird, von der Steuerbehörte festgelegt werden. Manche Regionen versuchen einheitliche Bestimmungen einzuführen, wie beispielsweise die Europäische Union über die Richtlinie 2014/55/UE, doch trotzdem gibt es in jedem Land Besonderheiten, was zur Folge hat, dass jedes elektronische Rechnungsaustauschmodell unterschiedlich ist.

In jedem Land werden für E-Rechnungen besondere Anforderungen gestellt was Kommunikationen und Übermittlungskanäle anbelangt. Diese Kanäle entsprechen in fast allen Fällen folgenden zwei Typen:

  • Web-Portal: Diese Lösungen werden direkt von den öffentlichen Stellen entwickelt, um die Rechnungsdaten manuell über ein Web-Portal einzugeben.
  • Web Services: Diese werden für das automatische Management von großen Mengen an Dokumenten verwendet und benötigen normalerweise die vorherige Installation eines Integrationsmoduls, das die Datenentnahme aus dem Managementsystem und deren Umwandlung in das erforderte Rechnungsstandardformat für die verschiedenen Verwaltungen ermöglicht.

Elektronischer Rechnungsaustausch in Lateinamerika

Lateinamerika ist mit Abstand jene Region, in der die Verwendung der elektronischen Rechnung weltweit am meisten Verbreitung findet. In diesem Teil der Welt gibt es verschiedene Modelle, die den elektronischen Rechnungsaustausch sowohl für B2B- als auch für B2G-Beziehungen obligatorisch vorsehen. Diese Verbindlichkeiten bezwecken vorwiegend die Datenkontrolle, um Steuerbetrug vorzubeugen. Systeme, die verpflichten, die auf den Dokumenten ausgewiesenen Beträge der Steuerbehörde zu melden und/oder elektronische Steuerkontrollcodes vorsehen, die vor dem Versand an den Empfänger in die Dokumente eingefügt werden, erleichtern die Kontrolle. Diese Kontrollmechanismen und elektronsichen Stempel verleihen den Dokumenten steuerrechtliche Gültigkeit, wobei vom Empfänger nur Dokumente, die diese enthalten, angenommen werden können.

Ist es notwendig, die Dienste eines Providers für die elektronische Rechnungsstellung in Anspruch zu nehmen?

In den meisten Fällen lautet die Antwort nein. Wie auch bei anderen EDI-Transaktionen können Sie selbst ein internes System für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickeln, das jedoch den gesetzlichen und technischen Anforderungen des Landes, in denen die Rechnungen ausgestellt werden, entsprechen muss.

Wenn Ihr Unternehmen jedoch ein mittelmäßiges oder großes Volumen elektronischer Rechnungen verwaltet, empfiehlt es sich, spezialisierte Dienste eines Providers für EDI und elektronischen Rechnungsaustausch in Anspruch zu nehmen. Eine spezifische e-Invoicing-Lösung ermöglicht die Automatisierung und sichere Übermittlung von kritischen Geschäftsdokumenten wie Rechnungen.

In welchen Fällen ist für die elektronische Rechnungsstellung ein Dienstleistungsanbieter vorgeschrieben?

In manchen Modellen für den elektronischen Rechnungsaustausch, insbesondere in lateinamerikanischen Ländern, spielt die Zertifizierungsstelle eine wichtige Rolle im Validierungsprozess und für die Steuererklärung bei den zuständigen Stellen. Es handelt sich um Dienstanbieter für den elektronischen Rechnungsaustausch, die amtlichen Kontrollen und Audits unterzogen werden, um die Solvenz der technologischen Plattform zu bestätigen und zu zertifizieren. Diese erfüllen selbstverständlich alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestimmungen. In diesem Schema für den elektronischen Rechnungsaustausch sind Zertifizierungsstellen dafür zuständig, elektronische Rechnungen zu empfangen, die korrekte syntaktische Konstruktion zu validieren und einen digitalen Stempel anzubringen, der die Gültigkeit des Dokuments zertifiziert. Der Prozess wird mit der Steuererklärung bei der zuständigen Steuerbehörde abgeschlossen.

Mein Unternehmen hat Niederlassungen in verschiedenen Ländern. Können alle Rechnungen unter Berücksichtigung der Besonderheiten jedes Landes von einem zentralisierten ERP-System ausgestellt werden?

Ja. Die Datenintegrationstechnologie, die von spezialisierten Dienstanbietern wie EDICOM verwendet wird, ermöglicht die Automatisierung der elektronischen Rechnungen anhand einer einzigen Datenschnittstelle unter Berücksichtigung der besonderen Eigenschaften jedes Landes, in dem das Unternehmen über einen Ausstellungspunkt verfügt.

Eine globale e-Invoicing-Lösung entwickelt eine einzige Datenmatrix, die alle Informationen konzentriert, die für den Aufbau der unterschiedlichen Rechnungen nötig sind. Es handelt sich um ein skalierbares System, das mit dem Wachsen des Unternehmens auf internationaler Ebene rasch erweitert werden kann. Die Zentralisierung des Arbeitsablaufs wird durch die Integration des zentralen ERP-Systems des Unternehmens abgeschlossen, das alle für die Rechnungsstellung notwendigen Daten enthält, um die Datenmatrix zu erstellen.

Anhand von fortschrittlichen Systemen für die Datentransformation, die Signatur und die Online-Steuererklärung bei den zuständigen Steuerbehörden kann ein großes Volumen an elektronischen Rechnungen ausgestellt und empfangen werden, die in das interne Managementsystem integriert werden. Der Prozess von Erstellung, Versand und Integration in die Buchhaltungssysteme zur Zahlung der eingehenden Rechnungen wird so automatisiert.

Kann ich die Rechnungen privater Kunden und der öffentlichen Verwaltung in einer einzigen Lösung verwalten?

Die Antwort lautet natürlich ja. Dieselbe Datenintegrationstechnologie bietet eine globale Lösung für den elektronischen Rechnungsaustausch, deshalb ist es möglich die Plattform auf alle Handelspartner auszuweiten (sowohl öffentliche als auch private).

Es ist ausreichend, den Rechnungsempfänger in der durch das ERP-System generierten Datenstruktur der Rechnung richtig zu identifizieren. Die zentrale Plattform für die elektronische Rechnungsstellung erkennt automatisch den Empfänger und wandelt das Dokument entsprechend der jeweiligen Bestimmungen um. Wenn der Empfänger eine öffentliche Verwaltungsbehörde eines bestimmten Landes ist, passt die Plattform die Daten automatisch an den von dieser Behörde definierten Standard an und übermittelt das Dokument über den vom Empfänger festgelegten Kanal.

Die Plattform erkennt auch private Unternehmen als Empfänger und wandelt das Dokument unter Berücksichtigung der Gesetzgebung des Landes, in dem die Rechnung ausgestellt wird, sowie der Handelsabkommen zwischen Aussteller und Empfänger um.

White Paper: e-Invoicing situation in Latin America

Global e-Invoicing edicom video

Vorteile

  • Größere Effizienz der administrativen Prozesse.
  • Kostensenkung.
  • Vermeidung menschlicher Fehler.
  • Kürzere Lieferzeiten und schnellere Eintreibung ausstehender Rechnungsbeträge.
  • Vermehrte Sicherheit der geschäftlichen Transaktionen.
  • Automatisierung der Empfangs- und Integrationsprozesse der Rechnungen.
  • Vermeidung von Papier in den täglichen administrativen Aufgaben.
  • Rasche, sichere und gesetzesgemäße Aufbewahrung der Rechnungen.