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Elektronische Rechnung in Deutschland
B2B und B2G Lösung für den Versand von Rechnungen im Format ZUGFeRD und XRechnung

 

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elektronische Rechnung in Deutschland

Eigenschaften der elektronischen Rechnung in Deutschland

Erfahren Sie mehr über die technischen und gesetzlichen Anforderungen der elektronischen Rechnung an öffentliche Bundesbehörden, Landeseinrichtungen und kommunale Einrichtungen in Deutschland.

Verpflichtend

  • Für die Zentralregierung, Bundes- und Gemeindeeinrichtungen.
  • Für Unternehmen öffentlichen Eigentums (Gesundheitswesen, Freizeiteinrichtungen, Energielieferanten, Abfallverwaltung usw.).
  • Für alle kleinen, mittleren und großen Unternehmen, die die Zentralregierung des Bundes mit Gütern oder Dienstleistungen beliefern.

Kontrollmechanismen

Entsprechend der Richtlinie 2014/55/EU zur E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen, wird die elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, das die automatische Datenübermittlung erleichtert. Die Leitweg-ID wird verwendet, um die jeweilige Verwaltung oder öffentliche Einrichtung, an welche die Rechnung gerichtet ist, eindeutig identifizieren zu können.

Übertragungswege

  • Manuelle Erstellung der E-Rechnung im XRechnung-Format durch die Eingabe der Daten in ein Web-Formular.
  • Manuelles Upload der Rechnung im XRechnung-Format über ein Webportal.
  • Übermittlung der elektronischen XRechnung per E-Mail.
  • Übermittlung der elektronischen XRechnung über DE-Mail.
  • Direkte und automatische Übermittlung der elektronischen Rechnung über einen Webservice (z.B. PEPPOL).

Format der E-Rechnung

  • XRechnung: Der IT-Planungstrat hat als offizielles, mit den europäischen Richtlinien kompatibles Format für die elektronische Rechnung den XRechnung-Standard anerkannt. Dieses E-Rechnungsformat entspricht der “Core invoice user specification” (CIUS) der europäischen Norm (EN) 16931 für elektronische Rechnungen.
  • ZUGFeRD 2.1.1: Seit 2014 fördert FeRD die Nutzung der E-Rechnung im B2B und B2G Bereich. Dieses hybride Rechnungsformat umfasst eine lesbare Version im PDF-A/3 Format und eine strukturierte XML-Datei, die in das PDF eingebettet ist und die Interpretation und Integration in elektronische Systeme ermöglicht. Obwohl das E-Rechnungsformat kompatibel mit dem europäischen Standard EN 16931 ist, wurde es von der ZRE noch nicht implementiert. Voraussichtlich wird es jedoch in Zukunft akzeptiert, da es im B2B-Bereich bereits weit verbreitet ist.

Erforderliche administrative Prozesse

Die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) zum Empfang elektronischer Rechnungen ist ein spezifischer Bereich der Verwaltungsplattform der Bundesregierung. Um über ein aktives Konto zu verfügen, ist eine Anmeldung erforderlich.

Garantie von Integrität und Authentizität

In Europa werden die elektronischen Rechnungssysteme in der Richtlinie 2010/45/EU reguliert. Die deutsche Gesetzgebung baut auf diese Richtlinie auf, um die technischen Kriterien zu definieren, welche die Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit garantieren.

  • Qualifizierte elektronische Signatur.
  • Elektronischer Datenaustausch (EDI).
  • Innerbetriebliche Kontrollverfahren.

Aufbewahrung

Die Behörden können eine Inspektion der Rechnungsdokumente verlangen. Für diesen Fall müssen die elektronischen Originaldateien (z.B. XRechnung, ZUGFeRD, XML) auf einem elektronischen Gerät gespeichert werden, das Vertraulichkeit, Zugänglichkeit und Lesbarkeit für die Prüfung garantiert.

Die Aufbewahrung erfolgt über einen Zeitraum von 10+1 Jahren ab dem Rechnungsausstellungsdatum bis zum Ende des Geschäftsjahres des Kunden.

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