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Actualidad Tecnológica
Nuestro presente es la mejor garantía de futuro

Cómo mejorar los tiempos de picking gracias al ASN (aviso de expedición) con etiqueta logística

31/08/2018

La gestión de los almacenes en la cadena de abastecimiento es una tarea clave para garantizar un servicio óptimo y en tiempo al consumidor final. Con los ajustados tiempos de entrega que se manejan hoy en día en el comercio electrónico, contar con un sistema ágil y eficiente en los procesos de almacenaje y preparación de envíos cobra vital importancia. Las comunicaciones entre los diversos interlocutores deben ser inmediata para cumplir con las demandas de los usuarios. Todas las etapas de la cadena logística deben estar perfectamente comunicadas y conectadas para una gestión óptima del almacén y el control del movimiento de mercancías.

Una de las tareas en la que más tiempo y recursos se invierte es la del “picking”, es decir, la preparación de pedidos de los clientes a través de la recogida y organización de los productos que llegan al almacén.

Por un lado, en los últimos años estamos viviendo un avance en la digitalización de los almacenes a través modelos estandarizados y electrónicos que les permitan conectarse y enviar información comercial en segundos a cualquier socio comercial del mundo. A través de sistemas EDI, los flujos de order-to-cash y purchase-to-pay se ven automatizados y agilizados.

Pero también existen opciones para comunicar información sobre los movimientos de mercancía que permiten a las empresas tener conocimiento y control sobre el estado y la ubicación de sus productos. Esto impacta directamente en los almacenes y las tareas como el picking. Automatizar este trabajo ahorrará en tiempo y costes a las empresas involucradas en el envío de productos.

Usos del EDI para optimizar la gestión de la mercancía: etiqueta logística, aviso de expedición y confirmación de recepción

La parte más ardua de la planificación de envíos es la descarga de camiones y reconocimiento de los productos que llegan para conformar los nuevos envíos. Se precisa gran cantidad de información detallada y en tiempo real que permita optimizar el tiempo y los recursos destinados a esta tarea.

Para ello, se puede automatizar un flujo EDI compuesto por el intercambio electrónico y automático de una etiqueta logística GS1 EAN 128 y el mensaje aviso de expedición (DESADV o ASN). Estos mensajes son generalmente enviados de un fabricante a un retailer (supermercado). Cuando está involucrado un operador logístico, ellos también envían este mensaje en nombre del proveedor original al cliente distribuidor.

Gracias a la tecnología EDI, la información de cada caja o pallet puede acompañar cada bulto y ser leída para su comprobación y planificación de forma inmediata mediante una etiqueta EAN 128. Se trata de un sistema de codificación mediante códigos de barra utilizado internacionalmente para la identificación de mercaderías. Esta etiqueta utiliza sistemas de codificación estandarizados a nivel global, para poder ser tratada y leída en cualquier sector.

El proveedor ganará en tiempo y agilidad con la inclusión de una etiqueta logística que puede enviarse conjuntamente con el mensaje aviso de expedición o ASN de forma electrónica para una inmediata agestión de la información. Permite al destinatario tener informaciones sobre plazos (día, horario, etc.) y cuando la mercancía fue enviada, o aún, cuando estará lista para el despacho. Se trata de aprovechar el flujo de mensaje ASN para incluir información adicional como: número de lote, fechas de vencimiento, dimensiones físicas, etc.

Con el uso del mensaje DESADV, la recepción y tiempo de picking se reducen drásticamente por el hecho de la recepción anticipada de los datos, lo que permite al minorista e industria una gestión más efectiva en el proceso de abastecimiento. Cuando no se incluye la etiqueta logística o el mensaje EDI, cada distribuidor deberá utilizar sus propias etiquetas para identificar las mercancías que recibirá.

Para completar el flujo, el mensaje RECADV o ARN permite al proveedor conocer previamente cualquier discrepancia en la entrega de sus productos al por menor y también la confirmación cuando los mismos están de acuerdo con los requerimientos impuestos por el minorista. También favorece la reducción de Errores en la Operación ya que se produce una sincronización de la información de las mercancías en relación a lo que fue solicitado con lo que fue entregado al Retail.

La inclusión de esto mensajes en el flujo EDI entre proveedores y distribuidores garantiza varios aspectos importantes para una correcta gestión de los productos.

  • Reducción significativa de costos: Una vez que los documentos en papel o email son sustituidos por transacciones EDI, los gastos asociados con la impresión, la reproducción, el almacenamiento, el archivo, la contabilización y la recuperación de documentos se reducen o se eliminan.
  • Reducción significativa de tiempo: La entrada manual de datos perjudica considerablemente el ciclo comercial. En cambio, las transacciones EDI se pueden intercambiar en segundos, además, hay un tiempo significativo ahorrado por la eliminación de la recaptación de datos y su alta tasa de error, lo que resulta en acciones correctivas demoradas.
  • Operaciones en tiempo real. Directo al ERP: La captura electrónica de documentos comerciales permite la alimentación de datos críticos de negocios directamente en su sistema interno sin depender de input manual.
  • Trazabilidad y seguridad: Usando EDI integrado, en el que los datos fluyen directamente de ERP a ERP, los datos se intercambian de forma segura. Además de las claves y contraseñas, se utilizan programas de encriptación y cifrado, de modo que, incluso durante los pocos segundos necesarios para transmitir los datos, tanto el emisor y el receptor están seguros. Nuestra plataforma EDI y nuestros servicios son certificados ISO 27000, ISO 20000 y TIER II y seguimos estándares internacionales de auditoría.

Hacia un flujo automatizado e integrado desde el pedido hasta la factura

Una vez implementado un flujo EDI para determinados documentos, ampliar este modelo con otros documentos es muy sencillo y se puede realizar de forma ágil gracia a plataformas EDI como las de EDICOM. Te contamos cómo enriquecer el flujo EDI en el sector de la distribución.

Nuestras soluciones EDI son capaces de adaptarse a las necesidades concretas de cada cliente más allá de fronteras o requerimientos técnicos, simplificando el envío y recepción de cualquier transacción comercial, y con independencia del tamaño de su organización.

Tanto si se precisa intercambiar un reducido volumen de documentos, como si se precisa integrar grandes lotes de mensajes y operar en entornos corporativos multinacionales, tenemos soluciones que se adaptan perfectamente a sus necesidades.

  • EDI Integrado: Para situaciones en las que se procesan volúmenes medios y altos de transacciones electrónicas, EDICOM dispone de plataformas EDI con capacidad de automatizar el proceso de creación y registro de éstas con su ERP.
  • Publicación de documentos EDI: Las empresas que implantan proyectos de intercambio de documentos comerciales EDI, suelen tener partners que no disponen de este tipo de tecnologías. Para estos casos, EDICOM pone a su disposición un servicio de Publicación de Documentos Electrónicos, que permite hacer llegar sus mensajes electrónicos a cualquier interlocutor. Incluso a aquellos sin solución de integración de datos EDI.
  • Portales de Cliente y Proveedor: Si usted cuenta con una solución de integración de datos, probablemente tenga un volumen importante de partners sin EDI que le envían documentos por mail, fax y otros medios que no le permiten automatizar la integración de sus mensajes con el ERP. Para estos casos es posible desarrollar soluciones web de fácil acceso a las que sus interlocutores se conecten para generar aquellas transacciones básicas dirigidas a usted (pedidos, facturas, etc.). Estos portales operan en la práctica como una solución EDI de manera que los documentos registrados en ellos automáticamente quedarían integrados en su ERP.
  • Almacenamiento de Documentos EDI: Nuestras soluciones EDI garantizan la perfecta conservación de sus documentos electrónicos en nuestro DPC (Data Processing Center), durante el período exigido con total garantía de acceso y recuperación en cualquier momento.

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