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Recibos de sueldo digitales: una Argentina cada vez más ‘paperless’

07/07/2015

El papel tiende a desaparecer a favor de la tecnología. Lo hemos visto recientemente en Argentina, con la adhesión de más de 400.000 nuevos contribuyentes al régimen de facturación electrónica. Menos papel supone un ahorro de costos y mayor agilidad a la hora de realizar cualquier procedimiento, sobre todo en el ámbito laboral. De ahí, las iniciativas para fomentar la generación y almacenamiento de documentos electrónicos, que se llevan a cabo desde los Gobiernos de todo el mundo. En Argentina, una de ellas, sumada a la masificación de la factura electrónica, es la del recibo de sueldo digital.

En 2011, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social publicó la Resolución 1455, que permitía a los contribuyentes del país reemplazar sus recibos de haberes en papel por el formato electrónico. Desde entonces, se trata de un modelo optativo, a diferencia de en otros países como en México que ha implantado este sistema de manera obligatoria.

Los beneficios del formato electrónico se plasman en poco tiempo. Y es que con este sistema es posible ahorrar un porcentaje elevado por cada recibo de sueldo emitido. La mayor parte de este ahorro procede de los gastos que genera la administración tradicional de estos documentos (papel, tinta e infraestructura para almacenarlo…etc). Pero más allá del ámbito económico, el recibo de sueldo digital supone importantes ventajas operativas. Por ejemplo, una empresa de 100 empleados promedia cada año un mínimo, 1400 nóminas, que posteriormente deben almacenarse por el tiempo que establezca la legislación. Esto dificulta las consultas posteriores y exige disponer de un gran espacio físico. En el modelo electrónico, sin embargo, los documentos se almacenan en la nube y es posible volver a ellos de un modo sencillo siempre que sea necesario.

Además, redunda directamente en la eficiencia y productividad de los empleados, ya que evita los desplazamientos para recoger o entregar los recibos de sueldo de los empleados que se pueden encontrar físicamente en fábricas o puntos de distribución, distantes a las oficinas administrativas. En este sentido, EDICOM dispone de soluciones a que se adaptan a estas circunstancias. Por ejemplo, mediante el emplazamiento de Kioskos físicos para la consulta, firma o descarga del recibo de sueldo directamente por parte del propio empleado. O con la descarga de una aplicación desarrollada para el tratamiento de los recibos de sueldo desde los propios dispositivos móviles de los empleados.

¿Cuáles son los requisitos para emitir nóminas electrónicas?

Para migrar al formato electrónico, los empleadores deben obtener una autorización por parte Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social. Es decir, en primer lugar, es necesario realizar una solicitud con la información que determina el artículo 2 de la Resolución 1455/2011. Además, los recibos de sueldo digitales exigen a los empleadores el uso de la firma digital para el empleador (que puede adquirir con un certificado de ENCODE) y a los trabajadores el de la firma electrónica.

Una solución segura

Los datos que contienen este tipo de documentos tienen un carácter confidencial. Por esta razón es fundamental contar con un software de emisión electrónica de recibos de pago de salarios que garantice la integridad de los documentos, su seguridad y almacenamiento. En base a estos criterios, EDICOM ha desarrollado Business Mail Payrolls. Se trata de una solución alineada con la legislación argentina y que cuenta con técnicas avanzadas de encriptación de datos.

La plataforma Business Mail Payrolls facilita el procedimiento al empleador, al automatizar todas las gestiones, pero también a los trabajadores, que pueden consultar y firmar su nómina con un solo clic e incluso desde su teléfono móvil.

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