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EDI ACADEMY – El origen del intercambio electrónico de datos

23/11/2015

El EDI o intercambio electrónico de datos es una de las tecnologías más empleadas internacionalmente en el ámbito empresarial. Este sistema ha marcado un antes y un después en las relaciones comerciales de múltiples sectores económicos. Por eso, hoy inauguramos EDI Academy, una nueva sección semanal para informaros de todo lo que rodea a esta herramienta.

Vuelta al pasado

En la primera entrega de la serie retrocedemos en el tiempo para conocer los orígenes del intercambio electrónico de datos. Pero, antes de nada, es importante definir qué es el EDI. Se trata de una tecnología que permite compartir información y documentos comerciales entre empresas de forma telemática, estandarizada y segura.

El EDI surgió en los años 60 con el objetivo de eliminar el papel e impulsar la automatización de los procesos comerciales. Hay que tener en cuenta que el intercambio de documentos en papel es lento y difícil de gestionar, conlleva errores y requiere un gran espacio de almacenamiento. Aunque más allá de eso, el principal problema que plantea es su elevado costo económico.

En aquellos tiempos, con una tecnología todavía muy incipiente, existían una gran variedad de procesadores, sistemas operativos y protocolos. Esto dificultaba las transacciones entre las diferentes empresas. Por eso, ya a finales de la década de los 60, se empezó a trabajar en Estados Unidos en la búsqueda de un estándar.

Las empresas de la industria automotriz, que se veían obligadas a intercambiar una gran cantidad de información para que su cadena de abastecimiento funcionase con éxito, formaron el Comité Coordinador de los Datos de Transporte (TDCC). Este fue el germen para que, en 1979, el Instituto Estadounidense de Normalización creara el estándar ANSI X12.

A raíz de esta norma, en los años 80 se produce un nuevo hito en la historia del EDI. Un grupo de trabajo de las Naciones Unidas, el conocido como Working Party 4, crea una estándar internacional, que se ha convertido en uno de los más empleado hoy en día: el EDIFACT.

¿Cómo era el EDI en sus inicios?

Al principio, en los años 80, el intercambio electrónico de datos se basaba en formularios sencillos de una sola página y transacciones simples. La estructura de datos que se empleaba era muy elemental (no anidada) y las transmisión de los mensajes, lenta. A ello, hay que añadir que parte del proceso se realizaba de forma manual. Todo esto implicaba que solo se pudiesen enviar pequeños volúmenes de documentos.

En definitiva, podemos decir que por aquel entonces el EDI era un sistema de uso restringido y poco versátil. Sin embargo, con la llegada de internet, su implantación se propagó rápidamente. La red de redes convirtió el intercambio de datos es una tecnología ágil y automática, que permitía a las empresas la comunicación en tiempo real y la eliminación de las gestiones en papel.

¿Cómo es el EDI hoy en día?

Actualmente, el EDI se emplea en todo tipo de sectores, empresas y países. El carácter normalizado de este sistema da la posibilidad de conectar de forma fluida con cualquier interlocutor e integrar los diversos mensajes intercambiados habitualmente en una relación comercial (órdenes de compra, facturas, informes de inventarios, avisos de expedición, etc.) en el sistema informático. Es decir, el EDI ha pasado a sustituir a otros medios como el fax, el correo postal o el e-mail.

Conceptualmente, el funcionamiento de esta tecnología es muy sencillo, sobre todo en las grandes y medianas empresas que desarrollan procedimientos de integración. Los documentos comerciales se generan en el ERP o sistema informático interno de la empresa. El software EDI se integra con el sistema informático de la compañía,  reconoce el tipo de transacción y su destinatario. Automáticamente, el mensaje se “traduce” al estándar requerido por la empresa destinataria (EDIFACT, ANSI, X12, etc.) y se le hace llegar a través del sistema de comunicaciones pactado (VAN Privada, AS2, OFTP, W. Services, FTPS, etc.).

En el proceso inverso, el software EDI se encarga de transformar el mensaje recibido al estándar exigido por el ERP de la empresa receptora, integrando la transacción en el sistema informático interno de forma automática y sin participación humana.  Todo el proceso se produce en cuestión de segundos y de forma transparente para el usuario. Esta automatización permite incrementar la productividad y reducir los costos económicos. 

No obstante, no hay que olvidar que, si algo ha convertido al EDI en una tecnología popular en todo el mundo, es su accesibilidad a cualquier empresa sin importar su tamaño o desarrollo tecnológico. En las relaciones comerciales actuales, por cada gran empresa que cuenta con un importante desarrollo tecnológico a sus espaldas, nos encontramos con cientos de empresas pequeñas proveedoras de productos de estas grandes compañías. Para ellos, y gracias a la explosión de los servicios IT prestados en la nube, existen soluciones WEB EDI, de fácil uso y con un costo reducido. Simplemente necesitan una computadora y acceso a internet para poder intercambiar prdenes de compra, facturas, avisos de expedicion, o cualquier documento con sus partners. Es en este punto cuando se percibe que una tecnología ha calado en la sociedad: cuando su acceso es posible para cualquier persona o empresa.

Saber más sobre el intercambio electrónico de datos y sus soluciones

EDI Academy

Es una iniciativa divulgativa de EDICOM dirigida a los profesionales que desean ampliar sus conocimientos sobre la tecnología para el intercambio electrónico de datos, conocida en el sector de las IT con el acrónimo de EDI. Durante varias entregas, se repasan los orígenes de este sistema, su evolución y aplicación en múltiples sectores. Si te quedas con alguna duda, solo tienes que preguntarnos.

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