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EDI Academy – El aviso de expedición

02/01/2017

EDI Academy – Despatch Advice

El uso del intercambio electrónico de datos en las transacciones comerciales ha llevado a la creación de multitud de mensajes diferentes con el paso de los años. De todos ellos, hoy dedicamos esta entrega de EDI Academy a uno de los más relevantes, tanto para los proveedores como para los distribuidores: el aviso de expedición.

 

¿Qué es el 856 ASN?

La denominación 856 ASN es el nombre que recibe el mensaje EDI de aviso de expedición en el estándar X12, el lenguaje más empleado en el mercado estadounidense. Las siglas ASN hacen referencia a las palabras Advance Ship Notice. No obstante, esta no es la única terminología que define el aviso de expedición. En el estándar EDIFACT, masificado en Europa, se le conoce como DESADV o Despatch Advice.

En cualquiera de los casos, todas estas denominaciones responden a un mismo concepto. El mensaje EDI de aviso de expedición sirve para verificar que la mercancía que recibe el cliente coincide con la orden de compra. El 856 ASN muestra el contenido del paquete y alguna información añadida acerca del envío. Hablamos de los datos del pedido, la descripción del producto, sus características, el tipo de embalaje, las marcas, la información del operador y la configuración de los bienes dentro de los equipos de transporte.

Una peculiaridad del aviso de expedición es que puede ser tan simple o tan explícito como lo requiera la operación comercial que se esté desarrollando. Por ejemplo, en una versión breve se informa del emisor del paquete, el receptor, el momento de la entrega, los productos enviados desglosados línea por línea e identificados con un código (habitualmente EAN, GTIN o SKU) y la cantidad de cada uno de ellos.

Sin embargo, también es posible emitir un ASN o DESADV más completo incorporando información adicional como una lista de todos los productos en el palé con los códigos de lote, fechas de caducidad correspondientes y los números de embalaje, entre otros datos. Esta es una opción que hoy en día está aumentando su popularidad entre las empresas, ya que la trazabilidad es mayor.

 

¿Cómo funciona el aviso de expedición?

Para entender mejor cómo funciona el 856 ASN o DESADV vamos a explicar paso a paso el flujo de comunicación que sigue este mensaje EDI:

  • El proveedor emite a su cliente (distribuidor) un aviso de expedición cuando la mercancía esté preparada para el envío.
  • La solución EDI de EDICOM integra este mensaje automáticamente en el ERP del distribuidor para que este pueda acceder cómodamente.
  • En un vistazo el cliente compara el aviso de expedición con la orden de compra inicial, ya que ambos documentos están trazados y, si hay diferencias, quedan patentes. De hecho, esta confirmación puede hacerse automáticamente por la plataforma.
  • Si todo está correcto, el cliente emite un aviso de confirmación al proveedor.
  • Los almacenes reciben la información de los nuevos productos que van a llegar, por lo que pueden planificar con antelación la descarga y almacenamiento.

 

¿Qué beneficios se obtienen con el aviso de expedición?

El empleo del 856 ASN supone grandes ventajas tanto para los proveedores como para los distribuidores. Por un lado, los primeros mejoran el proceso de gestión de entrega de los productos. Con este mensaje tienen la capacidad de anunciar el envío a su cliente previamente, pero también cuentan con un documento que avala la mercancía que se está entregando.

Por otro lado, los distribuidores pueden hacer más eficiente el control del stock y el proceso de entrada de los pedidos. Esto se debe a una trazabilidad total durante el proceso, que permite conocer cuándo se enviará la mercancía, cuándo llegará y todos los detalles de la misma.

A estas ventajas se suman los beneficios que se obtienen en general del uso del EDI: desde la automatización al ahorro de costes económicos.

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