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ASN o DESADV, un mensaje EDI clave en la cadena logística

28/02/2017

ASN o DESADV

Los grandes distribuidores exigen cada vez más a sus proveedores el uso del mensaje ASN o DESADV, con el objetivo de ampliar la trazabilidad de sus operaciones comerciales y optimizar la cadena logística. Las siglas ASN responden al término inglés Advanced Shipped Notice, que se ha traducido como “aviso anticipado de embarque” o, simplemente, “aviso de expedición”. El ASN también se conoce con las siglas DESADV o el término Despatch Advice, cuando se utiliza con el estándar EDIFACT, masificado en otras regiones del mundo y, principalmente, en Europa.

¿Qué es la Guía de Despacho?

El ASN es un mensaje de intercambio electrónico de datos (EDI) cuya función es verificar que la mercancía enviada por el proveedor coincide con la orden de compra realizada por el distribuidor y, también, con las facturas emitidas por el proveedor. Esto lo ha convertido en uno de los mensajes más relevantes de sectores como el retail o la automoción, aunque se puede utilizar en todo tipo de transacciones comerciales.

¿Qué información contiene?

La guía de despacho informa del contenido del paquete y de los datos relativos al pedido. Por ejemplo, se incluyen la cantidad de artículos, la descripción de cada uno, las marcas, la información del emisor, etc. En cualquier caso, no existe una estructura fija del archivo, ya que precisamente una de las ventajas del EDI es la adaptación a cada tipo de mercado o transacción.

Algunos distribuidores optan por implementar una versión breve del ASN, focalizada únicamente en la cantidad de artículos, su descripción y los datos del proveedor. Sin embargo, lo habitual es desarrollar un mensaje ASN más completo, que permita una trazabilidad amplia y facilite las tareas de descarga y almacén. En este sentido, el aviso anticipado de embarque puede incluir otra información como la configuración de los productos en el pallet, las fechas de caducidad o los números de embalaje.

¿Cuáles son las ventajas de la Guía de Despacho?

La principal ventaja del mensaje DESADV para los distribuidores es que pueden comprobar en un simple vistazo si la mercancía que van a recibir coincide con su orden de compra. Con el EDI, ambos documentos quedan trazados, de modo que, ante cualquier discordancia, el cliente recibe un aviso.

Además, los almacenes pueden planificar con antelación la ubicación de la descarga de los nuevos productos, ya que disponen de la información anticipada. Así es posible ser más ágil en el proceso de recepción, optimizar el espacio y los recursos humanos. Esto permite también controlar el stock.

Para los proveedores el beneficio más destacado del uso del ASN es que mejoran las gestiones de la entrega de productos, gracias una acción más rápida. En muchos casos, las cadenas envían por EDI un mensaje de respuesta confirmando la recepción de la mercadería, permitiendo agilizar los tiempos de cobro. Hay que tener en cuenta que el EDI permite trabajar de forma automatizada. Una vez que la plataforma de su cliente recibe el aviso anticipado de embarque, la solución responde automáticamente con un aviso de confirmación, por lo que el proceso se agiliza. Ese documento de confirmación es otra de las ventajas, ya que disponen de un aval que garantiza que la mercancía se ha entregado.

¿Cómo implementar el mensaje ASN?

Las soluciones EDI desarrolladas por EDICOM están preparadas para utilizar el mensaje ASN en el estándar X12, extendido en América, pero también en otros lenguajes como XML o EDIFACT. Se trata de un software adaptable a las necesidades de cada tipo de empresa. En este sentido, hay dos posibles opciones de implementación:

  • EDI Integrado. Es una solución recomendable para las compañías que intercambian un volumen medio o alto de documentos, ya que se integra con el ERP y permite automatizar las transacciones, sin necesidad de modificar los procedimientos internos de trabajo.
  • EDI Web. Es una alternativa para las empresas que gestionan un volumen bajo de operaciones, puesto que no es necesario realizar implementaciones técnicas en la compañía. El proceso de envío y recepción de mensajes EDI, como el ASN, se lleva a cabo a través de un entorno web privado y seguro.

Más de 14.000 empresas de todo el mundo confían ya en las soluciones EDI de EDICOM para optimizar sus comunicaciones B2B. Puedes conocer algunos casos de éxito aquí.

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