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¿Cómo enriquecer el flujo EDI en el sector de la distribución?

22/11/2017

EDI retail

Una de las características más importantes del mundo EDI es la facilidad del tratamiento de la información compartida en el momento de su recopilación. Esto se explica en parte, gracias a la homogeneización de la información, y al uso de un formato estándar que permite el intercambio de información y documentos. Por ejemplo, en el sector retail el sistema normativo permite el envío de un catálogo de productos, la gestión de un pedido, o el tratamiento de un aviso de pago o de una factura.

Implantación tecnológica en el EDI retail

El uso del EDI en el mundo de la distribución es con diferencia el sector con mayor implantación en el uso de las tecnologías de intercambio de información para el tratamiento de documentos comerciales o bien el envío electrónico de datos. La razón es que las empresas que conforman el EDI retail gestionan una gran cantidad de transacciones comerciales al tratarse de una gran parte de los comercios y negocios adonde acude el gran público en general.

Los supermercados y grandes superficies son sólo algunos de los negocios que colaboran a vender y mover grandes cantidades de stock. En la práctica esto supone un gran volumen de operaciones al que hay sumar el intercambio de procesos B2B (gestión de stocks, gama de artículos, tratamiento de pedidos, envíos a proveedores, etcétera) en la cadena de suministros. El flujo habitual EDI entre distribuidor y proveedor que conforman el pedido y la factura empieza a no ser suficiente para grandes multinacionales. Una vez implantado un sistema EDI, ¿por qué no aprovecharlo al máximo?

Rentabilizar el EDI para optimizar el negocio

Existen otro tipo de mensajes de la cadena menos conocidos como PRICAT, DESADV, REMADV, RECADV o RETANN, entre otros, que cuentan con la ventaja de optimizar y hacer más eficientes las comunicaciones entre distribuidor-proveedor. Por si fuera poco, estos mensajes EDI tienen grandes beneficios para ambos lados de la cadena B2B. Una vez implantada una solución EDI es más fácil incorporar estos mensajes y aprovecharse de la reducción de costes, gracias a una mayor eficiencia y seguridad en la automatización e integración de los procesos de recepción de pedidos y operaciones (envío de una factura, aviso de pago, recepción de un pedido o un catálogo de productos, etcétera).

¿Qué otros mensajes EDI enriquecen el flujo de comunicaciones?

DESADV: este mensaje EDI también se conoce por el nombre de ASN, (dos acrónimos ingleses que responden a los nombres de Advanced Shipped Notice y Despatch Advice) que significan aviso de expedición o notificación de envío, respectivamente. Esta solución EDI tiene grandes ventajas para los distribuidores y proveedores, por ejemplo, el DESADV permite verificar la mercancía enviada por el proveedor y conocer todos los detalles del pedido.

Al mismo tiempo, la anticipación del aviso de expedición permite una trazabilidad amplia facilitando las tareas de carga y descarga, además de incluir información valiosa como los números de embalaje, fechas de caducidad de los productos o la configuración de los productos del palé. En definitiva, gracias al uso del DESDV se automatizan todas las operaciones y se mejora la gestión de la entrega al agilizar los procesos de recepción y envíos.

Antes comentábamos la necesidad de gestionar los stocks y la gran cantidad de productos de las empresas dedicadas al EDI retail. Gracias al PRICAT, cualquier fabricante puede informar a sus proveedores de su catálogo de productos en tiempo real, además de notificar de datos como; características, referencias, detalles logísticos, etcétera.

El REMADV es un documento EDI que una compañía emite a sus proveedores para notificarles un documento de pago o la solicitud de una factura. En definitiva, el REMAV (del inglés, Remittance Advice Message) es una especie de aviso de liquidación que informa de los pagos y permite saber con exactitud cuánto dinero se va a pagar y lo mejor de todo, cuándo.

Al igual que sucede con el mensaje EDI DESADV, el documento RECADV es uno de los más conocidos y usados. Básicamente, este mensaje se utiliza en el sector EDI distribución para confirmar a los fabricantes la llegada de un pedido. De esta forma, se reducen gastos al evitarse rechazos en el pago de facturas.

ORDERS RESPONSE. Este tipo de mensaje EDI es usado para responder sobre una orden de pedido realizada y es un mensaje previamente acordado entre proveedor y cliente.

Finalmente, existen otros mensajes EDI como RETANN y RETINS que mejoran la comunicación entre el fabrican y el proveedor al informar de las diferencias y de cualquier problema entre los pedidos y la mercancía enviada. RETANN significa annoucement of returns que se traduce como aviso de devolución. Algo parecido sucede con el mensaje EDI retail RETINS (Instruction for returns) o remito de devolución.

En definitiva, la utilización de estos mensajes EDI mejoran las comunicaciones de la cadena de suministro, automatiza los procesos y reduce los errores y operaciones al informar de datos valiosos como la trazabilidad de la mercancía, el pago de una factura o un aviso de expedición. En resumen, son herramientas EDI imprescindibles para las operaciones B2B, en especial, en el EDI retail.

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