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¿Cómo ser más eficiente y productivo en la oficina?

01/04/2015

Aumentar la productividad es uno de los principales retos a los que se enfrentan la mayoría de las empresas. Es cierto que conseguirlo depende de diversos factores, como una buena selección de la plantilla o una metodología de trabajo adecuada. Pero más allá de eso, la tecnología, al igual que en tantos otros aspectos de nuestra vida, es un aliado clave.

En muchas oficinas todavía hoy sigue reinando el caos del papel: copias innecesarias de documentos, envíos lentos y costosos y una gran problemática de almacenamiento. Esto dificulta el trabajo, conlleva errores y, sobre todo, tiene un gasto económico desorbitado. Además, hay que añadirle la falta de sostenibilidad de la empresa, cuya huella ecológica crece de un modo abismal.

En este sentido, la implantación de soluciones tecnológicas como el intercambio electrónico de datos (EDI) permite atajar de lleno la problemática. Según un estudio de EDICOM, el uso de este sistema en los clientes de la compañía impidió que en 2012 se imprimieran 1.280.000.000. O lo que es lo mismo, evitó que se talaran 56.889 árboles.

Pero, ¿cómo ayuda el EDI a ser más productivo? Esta tecnología permite automatizar los procedimientos en los departamentos comerciales y administrativos. A través de un lenguaje estándar, la empresa puede intercambiar electrónicamente y con la máxima seguridad cualquier tipo de documento (pedidos, avisos de expedición, facturas, etc.) con sus interlocutores, sin necesidad de imprimir o recurrir al envío tradicional. Esto agiliza el proceso y reduce el número de errores. Por tanto, aumenta la productividad, el ahorro económico y también la eficiencia.

Para lograr resultados más eficaces y recuperar rápidamente el retorno de la inversión, sobre todo en las grandes empresas, es importante contar con soluciones EDI que se integren en el ERP o sistema de gestión habitual. Así la automatización será completa y, por tanto, la productividad de estos departamentos mucho mayor.

En Chile, la puesta en marcha de la factura electrónica supone un impulso a este tipo de tecnologías, cada vez más implantadas en todo el mundo. Hay que tener en cuenta que los sistemas EDI permiten enviar los comprobantes electrónicos en tiempo real y sin apenas intervención humana.

 

Otros consejos para lograr una oficina “paperless”

La era digital es también la era de la inmediatez. Las compañías deben saber responder en tiempo real y, para eso, han de servirse de los beneficios de la tecnología. Además del EDI o factura electrónica, conviene emplear otros sistemas adicionales como el Cloud Computing o, simplemente, la digitalización.

 


 

Fuentes:

https://newsroom.edicomgroup.com/wp-content/uploads/2012/08/Expert_Analisys_sustainable_technology.pdf

http://www.edicomgroup.com/es_CO/solutions/edi/what_is.html

http://www.edicomgroup.com/es_CO/solutions/edi/components/integrated_EDI.html

http://www.edicomgroup.com/es_CO/solutions/edi/Applications.html

http://www.edicomgroup.com/es_CO/news/5633

http://www.edicomgroup.com/es_ES/news/4632

 

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