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EDI Academy - ¿Cómo funciona la tecnología EDI?

01/09/2016

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En esta nueva entrega de la serie EDI Academy, vamos a conocer un poco más sobre el funcionamiento de esta tecnología para la transmisión de datos electrónicos. Es decir, qué ocurre desde que el emisor crea el mensaje EDI hasta que este llega a su destinatario. Aunque pueda parecer un proceso complejo, lo cierto es que se produce prácticamente en tiempo real, pudiéndose distinguir tres pasos principales.

Extracción de datos

Antes de nada, el emisor debe construir  el documento  que desea enviar, ya sea una factura, una orden de compra, un albarán, etc. Por lo general, los datos necesarios para la construcción de los documentos residen en el sistema de información interno del Emisor. Por lo tanto, es en sus sistemas, y a partir de una propuesta determinada definida previamente entre el emisor y el proveedor EDI donde se preparan los ingredientes que posteriormente se van a cocinar en la estación EDI.

Una vez que está lista la información que se debe enviar, el ERP o sistema de gestión interno se comunica automáticamente con el software EDI y le transfiere los datos en el formato y estructura pactada, normalmente un sencillo archivo TXT, que cualquier ERP cuenta con capacidad para su generación.

Creación del mensaje estándar

El siguiente paso consiste en transformar ese documento al estándar que el destinatario espera recibir. Como hemos explicado en anteriores entregas de EDI Academy, la multiplicidad de formatos y sistemas de comunicaciones puede complicar la comunicación entre dos partners. Sin embargo, la solución EDI de EDICOM es capaz de realizar este proceso de forma automática y sobre todo transparente. El siguiente diagrama, ejemplifica muy bien el proceso al que nos referimos.

El software identifica el tipo de transacción que se va a llevar a cabo y el destinatario. Se activa entonces el módulo de mapping que se encarga de traducir los datos al estándar oportuno y los hace llegar a través del sistema de comunicaciones pactado (WebService, AS2, OFTP2 etc). Esta tarea se produce en cuestión de segundos, sin que sea necesaria la intervención humana.

Posteriormente, el documento suele permanecer almacenado en la nube de forma segura para que el usuario pueda consultarlo cuando sea necesario con una simple búsqueda de archivos. Este es el procedimiento más recomendable, sobre todo si se trata de documentos sensibles como las facturas electrónicas donde existe obligación legal de almacenamiento del documento electrónico original en condiciones reguladas durante un periodo de tiempo mínimo. La recomendación, aunque no obligación, se extiende también para el resto de documentos (órdenes de compra, Albaranes...etc) aunque las condiciones de almacenamiento y el periodo de tiempo, depende de las condiciones del servicio y de lo que se pacte con el proveedor EDI.

Integración del documento

Al otro lado del flujo de comunicación EDI encontramos al partner o receptor. Cuando el mensaje llega al receptor su solución EDI debe identificar automáticamente al emisor y el tipo de transacción. A continuación, transforma ese documento a la estructura de datos propia de su ERP (SAP, MICROSOFT DYNAMICS, SAGE, etc). Como ambas soluciones están integradas, el usuario puede consultar el estado de su documento directamente desde su sistema de gestión interno.

¿Quieres saber más sobre esta tecnología? Consulta todos los posts de la serie EDI Academy.

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