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“Invitamos a las empresas a empezar pronto con la Factura Electrónica”

11/07/2017

factura electrónica colombia

El proceso de masificación de la factura electrónica en Colombia continúa avanzando. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) espera haber finalizado la adopción de esta tecnología entre los contribuyentes del país en 2019. Hoy entrevistamos a Cristian Uribe, Country Manager de la Región Andina de EDICOM, para que nos explique en qué estado se encuentra actualmente la iniciativa y cuáles serán las próximas novedades.

La DIAN está trabajando en este proyecto de masificación de la facturación electrónica desde 2015. ¿Cuál será el siguiente paso para implementar este sistema?

Recientemente, la DIAN ha emitido el listado de proveedores autorizados de factura electrónica, entre los que se encuentra EDICOM. Esta certificación es un nuevo impulso del organismo tributario para la masificación, que se espera en 2019. Tras finalizar de manera exitosa las pruebas piloto durante el 2016, las empresas ya tienen la posibilidad de implementar de forma voluntaria este nuevo modelo de factura electrónica. Próximamente vamos a ver cómo la facturación electrónica en Colombia se va masificando de forma progresiva, según el nivel económico y tecnológico de las compañías del país.

Tal y como explicas, EDICOM ya es Proveedor de Servicio Tecnológico (PST). ¿Qué proceso tuvo que superar para conseguir esta autorización?

El principal requisito para alcanzar esta acreditación era ser emisor de factura electrónica y EDICOM lo era ya desde enero de 2017. Además, hemos participado desde el inicio en el proyecto piloto de la factura electrónica en Colombia. Para ser proveedor de factura electrónica hemos superado todas las pruebas tecnológicas y funcionales de la DIAN, siguiendo criterios como tener vigente y actualizado el Registro Único Tributario (RUC), ser responsable del impuesto sobre la renta, pertenecer al régimen común y disponer de la acreditación ISO 27001 sobre sistemas de gestión de la seguridad de la información. La presencia internacional de EDICOM nos proporciona, además, conocimientos y una amplia experiencia para poder abordar proyectos de facturación electrónica en cualquier país, como ya hacemos en México, Brasil, Chile, Perú, Ecuador, Argentina, Uruguay entre otros.

¿Cuáles son las características del nuevo modelo de factura electrónica?

Las características del modelo colombiano son similares a los modelos de México, Chile y Perú. En primer lugar, se requiere un sistema de numeración consecutivo autorizado por la DIAN para garantizar la unicidad de la factura. En segundo lugar, debe incluir el Código Único de Factura Electrónica o CUFE y usar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la normativa. Por último, cada factura ha de ir firmada electrónicamente para garantizar la integridad y autenticidad del documento. 

Además de la factura, este proceso de masificación contempla también otros documentos electrónicos…

Efectivamente. El Decreto 2242 de 2015 regula los siguientes documentos: facturas, notas de crédito, notas de débito y acuses de recibo. En un futuro, se añadirán más documentos como las guías de remisión o los Comprobantes de Retención.

El objetivo es que, al igual que en otros países con el sistema de facturación electrónica más avanzado se impulse el uso de prácticas que permitan lograr la automatización del intercambio de documentos comerciales entre empresas.

Una vez que la DIAN publique el listado de los primeros obligados a emitir factura electrónica, ¿qué proceso deberán llevar a cabo estas empresas?

Lo primero es establecer plazos para el proceso de habilitación. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10° del Decreto 2242 de 2015, las resoluciones de la DIAN con los obligados a facturar electrónicamente deberán entrar en vigencia en un periodo superior a tres meses, tras su publicación en el Diario Oficial.

Estas empresas deberán registrarse ante la DIAN y solicitar la numeración de pruebas y clave técnica. Después tendrán que adaptar sus procesos internos al sistema electrónico y realizar pruebas entre su ERP y el proveedor. Finalmente, se deberá solicitar la numeración de producción y contingencia. 

En el caso en que las empresas decidan sumarse voluntariamente a la facturación electrónica, ¿cuál será el proceso a seguir?

En esos casos es necesario hacer una solicitud ante la DIAN y que esta emita una resolución en la que autoriza a la empresa a facturar electrónicamente. Desde que se inicie el proceso, el plazo para realizar las pruebas necesarias de habilitación en el servicio dispuesto por la DIAN es de tres meses. Una vez superadas estas pruebas, deberán comenzar a facturar electrónicamente en los tres meses siguientes. 

¿Qué beneficios supondrá la masificación de la factura electrónica para Colombia?

Como ha sucedido en otros países latinoamericanos que se encuentran más avanzados en la implementación de la factura electrónica, este sistema supone diversos beneficios relacionados generalmente con un incremento del control fiscal y una mayor optimización de la gestión de la información por parte de las empresas. Por concretar un poco más, podríamos mencionar las siguientes ventajas: reducción de tiempos en procesamiento de documentos, eliminación del papel y cuidado del medioambiente, eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos, mayor eficiencia en los procesos administrativos (ya que se integra con el ERP), trazabilidad y seguridad en las operaciones, menores tiempos de cobro, ahorro de espacio y tiempo en almacenamiento de documentos, posibilidad de consultar en línea los documentos intercambiados… En definitiva, las empresas van a experimentar una simplificación fiscal y una optimización de sus gestiones que implicará un ahorro de costos económicos. 

¿Qué más les diría a los contribuyentes que estén interesados en implementar la factura electrónica?

Les animamos a comenzar con la factura electrónica pronto, que no esperen a la obligatoriedad. Si implementan la factura electrónica de forma voluntaria y anticipada podrán revisar con tiempo el impacto que tiene el nuevo sistema en sus procesos internos. De esta forma, serán capaces de evitar y solventar cualquier incidencia que se pueda generar en sus flujos de trabajo. Además, por nuestra parte, EDICOM les acompañará a lo largo de todo el proceso para que cumplan siempre con los requisitos y obligatoriedades del proceso electrónico. El modelo de facturación electrónica se encuentra muy avanzado en varios países, sobre todo latinoamericanos y, con él, muchas empresas han podido centralizar incluso la emisión de factura electrónica a cualquier otro país del mundo.

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