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¿Cómo reducir el volumen de papel en la oficina?

26/08/2014

Hace más de treinta años, en 1978, el informatólogo Frederick Wilfrid Lancaster publicaba la obra Toward Paperless Information Systems. Ya por aquel entonces, el autor pronosticaba una sociedad cada vez más libre de papeles debido a los rápidos cambios tecnológicos que se estaban produciendo. Lo cierto es que, hoy en día, disponemos de un gran número de herramientas que nos permiten reducir el uso del papel, tanto en casa como en la oficina.

La era digital nos brinda innumerables oportunidades que resultan muy beneficiosas, sobre todo en el ámbito laboral. Menos papel significa menos gasto, no solo por el ahorro en la materia prima, sino también por la reducción de costes en almacenaje, impresión o envío. Menos papel se traduce en un incremento de la productividad, ya que los procesos digitales suelen estar vinculados a una automatización de las tareas. Y, por último, menos papel supone una importante reducción de nuestra huella medioambiental.

No obstante, a pesar de los grandes avances y de las ventajas que implica la digitalización, todavía hay muchas compañías que siguen colapsadas por el papel. Para romper con esta tendencia, os proponemos algunas tecnologías que os ayudarán a reducir el volumen de papel en la oficina y, con ello, a ser más operativos:

  • Cloud computing. Probablemente la nube sea uno de los mayores avances que se ha producido en este ámbito. Con ella, las grandes compañías pueden gestionar y guardar sus archivos en línea sin necesidad de imprimirlos ni almacenarlos físicamente. Pero también en casa, el cloud computing nos puede ser de gran utilidad. A través de herramientas sencillas como Google Drive tenemos la oportunidad de guardar nuestros documentos y disponer de ellos desde cualquier lugar.
  • EDI. El intercambio electrónico de datos es un sistema de envío y recepción de documentos estandarizados entre empresas. Pedidos, albaranes, inventarios, facturas, etc. se comparten de forma segura entre diferentes interlocutores sin necesidad de recurrir a la impresión y el envío tradicional. Además, gracias al uso de un lenguaje estándar, la información se integra automáticamente en los sistemas internos de gestión o ERP.
  • Factura electrónica. Es una de las iniciativas que más está creciendo en los últimos tiempos. Países de todo el mundo han tomado medidas para fomentar su uso debido, entre otras razones, al ahorro económico que implica. Hay que tener en cuenta que la implantación de este sistema en las empresas es también una puerta abierta al comercio electrónico.
  • Escáner. La digitalización de documentos a través del escáner no es nada nuevo, pero nos puede ser muy útil para evitar hacer fotocopias innecesarias de los documentos en papel. Por ejemplo, si debemos compartir un archivo con alguien, escanearlo y enviarlo por correo electrónico es casi siempre la mejor opción. Y es que, en la mayoría de ocasiones, la otra persona incluso preferirá consultarlo en su ordenador. Por eso, nunca debemos olvidar la regla de oro: reflexionar un momento antes de pulsar el botón de imprimir.

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