Italia prorroga la entrada en vigor de la factura electrónica para algunas empresas del sector de hidrocarburos

Con Decreto Ley n.79 del 28/6/2018 se otorga una prórroga a las empresas que realizan ventas de gasolina o diésel para el transporte en las instalaciones de distribución vial, que debieron haber comenzado a emitir una factura electrónica desde el 1 de julio de 2018. Estas empresas comenzará a cambiar la factura electrónicamente desde el 1 de enero de 2019.

Esta prórroga no afecta, sin embargo, a los subcontratistas de las administraciones públicas, quienes deben cumplir con la obligación de facturar electrónicamente desde el 1 de julio de 2018.

Por lo tanto, una parte de las empresas del sector de hidrocarburos tendrá seis meses más para prepararse para la factura electrónica. De esta forma, el 1 de enero de 2019 se convierte en la fecha en la que la factura electrónica entre empresas privadas se masifica por completo, tanto en la emisión como en la recepción de las mismas. El escenario de facturación en Italia será totalmente electrónico desde esta fecha, siendo el primer país en Europa que obliga por ley a las empresas a adaptarse a este modelo electrónico.

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La Administración Pública italiana ofrece a las empresas la ventaja de comenzar con la factura electrónica entre privados de forma voluntaria. Cualquier empresa que lo desee ya puede unirse a la obligatoriedad de factura electrónica, ya que la plataforma del SdI está lista para operar. Gracias a esta oportunidad, las empresas pueden poner en marcha la nueva factura y el modelo electrónico de manera planificada, evitando el paso a producción masivo el 1 de enero de 2018. Recomendamos a las empresas anticiparse a la obligatoriedad e ir haciendo pruebas del nuevo modelo para estar listos el 1 de enero. Paralelamente, se puede seguir trabajando con los canales tradicionales.

Claves para implementar el proyecto factura B2B/B2C con éxito

• Conexión con el SdI

La transmisión de las facturas se realizará de forma telemática a la plataforma del SdI. EDICOM actúa como Canal Autorizado certificado por l’Agenzia delle Entrate para actuar como intermediario tanto en la emisión como en la recepción de facturas con el SdI, garantizando seguridad y confidencialidad en la transmisión de los datos.

• Integración de Notificaciones

Para una óptima gestión de las facturas, el SdI ha creado un flujo de notificaciones que acompañarán a las mismas y permitirán a los emisores tener una mayor visibilidad sobre el estado de las facturas.

Mediante una solución electrónica como la de EDICOM, todas las notificaciones que se reciban sobre el estado de los documentos podrán ser integradas automáticamente en el ERP para ser tratadas internamente de forma ágil. En el caso de que el ERP no esté preparado para integrarlas en un primer momento, desde la plataforma de EDICOM podrás gestionar las notificaciones desde una sencilla interfaz web.

Adicionalmente al flujo de notificaciones del SdI, la plataforma de EDICOM pone a disposición de sus clientes unos mecanismos generales de control que permiten detectar situaciones anómalas en el flujo de la factura electrónica y poder notificarles.

• Integridad de los datos

Se recomienda aplicar una firma electrónica y un sello de tiempo electrónico (Time Stamping) para garantizar la autenticidad y la integridad de las facturas, aunque no es obligatorio.

EDICOM, como Prestador de Servicios de Confianza Cualificados bajo el Reglamento eIDAS, puede aplicar la firma electrónica y el Time Stamping a los documentos con totales garantías de seguridad e integridad.

• Conservación de las facturas

Las facturas electrónicas y notas de variación transmitidas y recibidas deben almacenarse electrónicamente, de acuerdo con el decreto del Ministro de Economía y Finanzas del 17 de junio de 2014. Este proceso se conoce como Conservazione Elettronica y define las reglas técnicas de almacenamiento electrónico.

La Plataforma de EDICOM es capaz de almacenar los documentos transmitidos en total conformidad con la Conservazione Elettronica. El servicio garantiza que la custodia de los archivos se realiza conforme a la norma, aplicando firma electrónica, sello de tiempo y garantizando un almacenamiento seguro y redundante, una ágil disponibilidad de los documentos y la visualización en línea.

EDICOMLta garantiza la integridad de los documentos a lo largo del tiempo gracias a la certificación eIDAS sobre la conservación cualificada de los sellos electrónicos cualificados que se añaden a los documentos almacenados.

• Operaciones intracomunitarias

Por un lado, las empresas extranjeras pueden adherirse voluntariamente al SdI y funcionar de forma normal siguiendo el flujo especificado en el diagrama.

En el caso en que la empresa extranjera no se adhiera al SdI, la empresa italiana deberá declarar los datos de las facturas a través del documento TDF (Transmissione Datti Fatture), que contendrá solamente los datos de las facturas de sus operaciones trasfronterizas.

EDICOM puede automatizar la transmisión del TDF con la Agenzia del Entrate de forma ágil y cumpliendo con las especificaciones de la legislación vigente en Italia en términos de declaración de IVA.

EDICOM coordinates HOSP&INVOICE project (Action No: 2017-EU-IA-0146)