Flujos de aprobación y firma de documentos electrónicos con EDICOMSignADoc
11/06/2020
EDICOMSignADoc permite configurar distintos flujos de aprobación para sus documentos electrónicos según las necesidades de su empresa.
EDICOMSignADoc es una solución versátil que permite la creación de tantos procesos como requerimientos tenga su organización, combinando distintos sistemas de aprobación con reglas y particularidades adaptadas a la naturaleza de cada workflow.
A través de la solución podrá decidir los pasos por los que debe pasar un documento para su aprobación según sus características y criticidad. Controlando en todo momento su estado y con un registro permanente de las evidencias del ciclo de vida de su documento hasta su aprobación final.
Gestione desde sencillos flujos de un solo paso, hasta complejos workflows con varios niveles de aprobación que requieran de la participación de múltiples usuarios, con sistemas robustos de autenticación y gestión de evidencias avanzadas con firma electrónica a partir de certificados reconocidos y dispositivos seguros de creación de firma.
Podrá establecer una configuración predeterminada para cada tipo de documento. En el momento que se publique un nuevo documento en EDICOMSignADoc, este identifica el tipo de archivo y aplica el flujo de aprobación predeterminado.
Número de aprobaciones requeridas
Determine el número de aprobaciones a las que debe someterse un documento para ser validado. El sistema de edición de flujos de aprobación permite diseñar desde workflows con una única aprobación y usuario, hasta la configuración de varias fases secuenciales y distintos aprobadores intermedios, facilitando firmas sencillas de un solo usuario por paso, así como firmas solidarias o mancomunadas que impliquen a múltiples aprobadores en un mismo paso.
Aprobación de documentos con firma de usuario
EDICOMSignADoc habilita un modelo de generación de evidencias que incluye la firma de usuario con certificados expedidos a su nombre:
Firma de plataforma: El Proveedor de Servicios de Confianza EDICOM dejará constancia de todas las acciones realizadas en cada paso sobre los documentos en la plataforma. Estas evidencias son descargables a través de un reporte firmado por el tercero de confianza EDICOM.
Firma de usuario con certificado no reconocido: Implica la firma del documento con un certificado expedido a nombre del aprobador.
Firma / Sello con certificado reconocido: La firma realizada por el aprobador ha sido generada a partir de un certificado reconocido. Requiere certificado reconocido.
Firma / Sello con dispositivo seguro: Además del uso de un certificado reconocido, implica el uso de un dispositivo seguro de creación de firma.
EDICOM como Proveedor de Servicios de Confianza garantiza la seguridad de la plataforma a través de la acreditación de los más altos estándares de seguridad, como el reglamento europeo eIDAS o la ISO27001. Además, EDICOM está certificado como PSC por la Secretaria de Economía de México y como Entidad de Certificación por la ONAC de Colombia.
Autenticación de usuarios externos e internos
Seleccione qué usuarios deben validar los documentos. Podrá asignar diferentes aprobadores según los pasos del flujo de aprobación, tanto si pertenecen a su organización como si son externos y el modo en que estos acceden a la plataforma.
Indique distintos niveles de autenticación para los usuarios como el método de doble factor con uso de dispositivos móviles OTP/SMS.
Parametrización de condiciones y reglas a partir del registro de metadatos
Condicione la realización de un paso si se dan ciertas condiciones sobre la información contenida en los metadatos. Por ejemplo, que los contratos superiores a un importe deban ser firmados por un aprobador interno, antes de ser enviados al cliente, mientras que los que tengan un importe inferior, no pasen por este paso y directamente sean remitidos al aprobador final.
Limitación de plazos de aprobación - Vencimiento Workflow
La plataforma ofrece la posibilidad de limitar el tiempo de aprobación de los documentos y enviar notificaciones a los usuarios con recordatorios previos a la fecha de vencimiento.
Todas estas opciones de personalización pueden ser configuradas por usted directamente desde EDICOMSignADoc de forma sencilla y muy intuitiva. La plataforma además ofrece la posibilidad de integrar todos sus flujos de aprobación con el sistema de gestión de su empresa. De manera que se automaticen los procesos de aprobación de sus documentos directamente desde el ERP. Los documentos serán enviados directamente a través de EDICOMSignADoc que desencadenará los pasos de aprobación definidos para cada tipo de documento.
Desde nuestro departamento de consultoría y soporte le acompañaremos en todo el proceso de configuración de la plataforma, ayudándole a optimizar sus procesos de aprobación.