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Actualidad Tecnológica
Nuestro presente es la mejor garantía de futuro

Almacenamiento de documentos, firmas y evidencias de aprobación con inversión de la carga de prueba

11/06/2020

EDICOMLta es el servicio de almacenamiento de larga duración que preserva sus documentos electrónicos, aportando valor probatorio sobre su autenticidad e integridad ante requerimientos de terceros.

La solución para la aprobación de documentos con firma electrónica EDICOMSignADoc forma, junto a EDICOMLta (Servicio de Almacenamiento de Larga Duración), una simbiosis perfecta que ofrece un servicio de alto valor añadido para la gestión y conservación de documentos electrónicos sometidos a workflows de aprobación.

La criticidad de determinados documentos recomienda un almacenamiento seguro sometido a controles que pueden venir regulados por normas, reglamentos o procedimientos auditados. Regulaciones que detallan los mecanismos concretos y las tecnologías implicadas en el aseguramiento de la integridad de los datos almacenados a través de controles y trazas para analizar el ciclo de vida de los documentos, o identificar las personas y procesos implicados en la emisión, consulta o acceso.

Los Prestadores de Servicios de Confianza Acreditados para ofrecer este tipo de servicios, son los actores que aportan la tecnología y los procesos requeridos en cada caso. Estas garantías deben ajustarse a los requerimientos establecidos en aquellas regiones o países en los que opere el propietario de los documentos, a fin de obtener las garantías que permitirán, llegado el caso, invertir la carga de prueba, y demostrar la veracidad del contenido conservado ante posibles discrepancias.

EDICOM como Prestador de Servicios de Confianza internacional cuenta con las acreditaciones más avanzadas en materia de conservación de documentos electrónicos, ofreciendo una solución versátil que reasegura permanente la integridad de los datos mediante el uso de la firma electrónica y el sello de tiempo electrónico.

EDICOMSignADoc, el servicio de EDICOM para el envío y firma de documentos, mantiene durante 6 meses los documentos enviados a través de la solución junto con sus evidencias.

La integración de este servicio con el servicio de almacenamiento de larga duración EDICOMLta, permite incrementar el período de conservación más allá de estos 6 meses, y ofrece capacidades adicionales para el análisis y recuperación de los datos y documentos almacenados.

 

EDICOM Long term archiving

EDICOMLta (EDICOM Long term archiving) es el servicio de almacenamiento de larga duración de EDICOM y se somete a los más exigentes estándares de seguridad de la información como ISO 27001 o ISAE 3402.

EDICOMLta aplica procesos de conservación conforme a ISO14641, está acreditado por la Comisión Europea como solución eIDAS, así como por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Es igualmente compatible con el sistema de Conservazione Sostitutiva de Italia, así como con el servicio de Conservación de Mensajes de Datos NOM151 de México, para el que EDICOM es autoridad acreditada.

Se trata en definitiva, de un servicio de almacenamiento electrónico de datos de larga duración que garantiza una custodia íntegra, segura y confidencial de documentos, registros y evidencias, acreditado por las más instancias internacionales en materia de conservación y custodia de información.

 

Integración de EDICOMSignADoc con EDICOMlta

Una vez los documentos publicados en la plataforma de EDICOMSignADoc han finalizado su ciclo de aprobación, son transferidos junto con sus evidencias a EDICOMLta. La plataforma los almacena aplicando los métodos de identificación, firma digital y sello electrónico de tiempo necesarios para asegurar la inalterabilidad de los documentos y su autenticidad. Todo el proceso se realiza de forma transparente para el usuario.

La versatilidad que ofrece EDICOMLta lo hace el complemento perfecto para completar su servicio de aprobación de documentos EDICOMSignADoc. La integración de ambas soluciones le permitirá ahorrar tiempo de gestión y asegurar la preservación de sus contratos, facturas o cualquier otro documento que necesite de forma legal.

 

Ventajas de utilizar SignADoc con EDICOMLta

 

Inversión de la carga de la prueba ante terceros

Esto quiere decir, que, en caso de litigio, es la parte contrataría la que deberá demostrar la no integridad y autenticidad de los documentos almacenados en EDICOMLta.

 

Almacenamiento de larga duración

EDICOMLta permite archivar cualquier tipo de documento, durante todo el tiempo que lo requiera la empresa o esté legalmente establecido.

 

Opciones avanzadas de consulta de los documentos

EDICOMLta brinda opciones avanzadas de búsqueda, clasificación y acceso a los documentos. A través de un sencillo e intuitivo portal web podrá identificar, capturar, clasificar, preservar, recuperar, mostrar y dar acceso a los documentos.  

Además, los documentos estarán disponibles tanto en SignADoc como en EDICOMLta.

 

Trazabilidad total durante todo el ciclo de vida del documento

Todas las acciones realizadas sobre los documentos desde su publicación en SignADoc hasta su posterior almacenamiento en EDICOMLta, son registradas a través de evidencias.

Estas evidencias junto con los documentos son las pruebas que confieren la validez legal de los documentos.

Ambas plataformas permiten la descarga de los reportes de evidencias de forma inmediata.

 

Reaseguramiento permanente de los datos

Con el objetivo de poder preservar los documentos de forma prolongada, estos son reasegurados cada determinado tiempo a través de la aplicación de certificados de sello electrónico de tiempo o time stamping.

El Time Stamping acredita la integridad de la información a lo largo del tiempo, previniendo que los documentos puedan ser corrompidos.

 

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