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¿Qué es la factura electrónica?

06/10/2014

¿Qué es la factura electrónica?

Imagina que creas una factura en Word, la exportas en PDF y la envías a uno de tus clientes por correo electrónico. ¿Dirías que se trata de una factura electrónica? Si la respuesta es afirmativa, estás equivocado. A pesar de que la implantación de este nuevo sistema crece en todo el mundo a un ritmo trepidante, las confusiones sobre lo que significa realmente el término son muy frecuentes.

El principal error es pensar que cualquier factura que se envíe o reciba por medios telemáticos constituye de por sí una factura electrónica. Y es que, además de eso, deben cumplirse una serie de requisitos que conviertan al documento en una alternativa legal a su equivalente en papel.  Para ello, es necesario garantizar la legibilidad de la factura, la autenticidad de su origen y la integridad del contenido.

En la actualidad, existen diversos mecanismos que permiten emitir la factura electrónica con estas garantías legales y que, incluso, le aportan unas condiciones mayores de seguridad respecto al proceso tradicional en papel. Estos medios suelen estar regulados en la legislación de cada país. En el caso de España, es el artículo 10 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre el que determina los mecanismos válidos para asegurar la autenticidad y la integridad del documento. Son tres:

  • La firma electrónica avanzada
  • El intercambio electrónico de datos
  • Otros mecanismos que haya aprobado la Agencia Estatal de Administración Tributaria, previa petición de los interesados

Aunque cada país cuenta con unos requerimientos, procesos, formatos (PDF, XML, etc.) y, en definitiva, estándares de facturación electrónica diferentes, los medios para dotar de seguridad y validez legal al documento suelen ser similares.

En Ecuador para emitir factura electrónica es imprescindible disponer de un certificado digital de firma electrónica vigente emitido por el Banco Central, Security Data o ANF. Otro ejemplo es el de México. Este país, que es uno de los más avanzados en la implantación de la factura electrónica en todo el mundo, exige que los comprobantes se aprueben a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), como EDICOM. Al timbrar la factura, el PAC emite un certificado y sello digital que dota de validez fiscal al documento.

En definitiva, lo que define a una factura electrónica es su validez jurídica, además del medio por el que ha sido enviada y recibida. Solo si se cumplen los requerimientos establecidos por la legislación del país nos encontraremos ante un documento alternativo a la factura en papel.

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