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¿Cómo enviar facturas electrónicas a la Administración Pública en Francia?

23/09/2016

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Los proveedores de la Administración Pública en Francia están cada día más cerca de implementar la facturación electrónica. A partir del próximo mes de enero, este sistema será obligatorio para las grandes empresas y los organismos centrales y regionales. Un proceso que continuará progresivamente hasta 2020 con la incorporación de medianas y pequeñas compañías. En total, la medida afectará a miles de contribuyentes que se preguntan cómo deberán emitir sus facturas al Sector Público para cumplir con la Ordenanza No 2014-697.

Dado que la obligación afecta a perfiles muy distintos, desde pequeños negocios a grandes corporaciones, la normativa ofrece diversas alternativas para enviar las facturas electrónicas. Podemos diferenciarlas entorno a dos tipologías principales: soluciones automatizadas y soluciones manuales. Vamos a conocer cómo funcionan.

Soluciones manuales

Esta es la opción perfecta para los proveedores de la Administración que generan un volumen bajo de facturas y que tienen una capacidad tecnológica muy limitada. Y es que no es necesario implementar nada para lograr la desmaterialización fiscal.

Encontramos tres modos distintos de emitir facturas electrónicas de forma manual:

  • Portal Web

Los contribuyentes que elijan esta opción deben teclear la factura en dos ocasiones: una en su propia contabilidad y otra en el Portal Chorus. Es, por tanto, un proceso que requiere tiempo y que puede ocasionar errores. Por este motivo, solo es recomendable para empresas que emitan menos de 100 facturas al año.

  • Importación en el portal Chorus

Es similar a la primera opción, pero el contribuyente, en lugar de teclear la factura, puede importarla directamente desde su sistema. Para ello, debe generar en primer lugar un archivo PDF firmado. Es decir, que el proceso es algo más breve, pero la seguridad es baja ya que se trata de un formato no estructurado. Por eso, solo es recomendable para compañías que generen entre 100 y 1000 facturas anuales.

Soluciones automatizadas

Este tipo soluciones están destinadas a empresas multinacionales, a aquellas que emitan más de 1000 facturas anuales o a que las que quieran avanzar hacia las gestiones digitales.

En este caso, la AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat) permite el uso de dos tipos de esquema XML. Por un lado, el INVOICE UBL V2 y, por otro el UN/CEFACT CII (CCTS/NDR v3.0). Ambos son formatos estructurados que ofrecen altas garantías de seguridad y habilitan la automatización en la generación y el envío de los mensajes al Sector Público. Además, posibilitan la integración entre sistemas y aplicaciones.

La transmisión se realiza vía EDI, con protocolos de comunicación directos y seguros. Con la automatización se reduce el tiempo empleado en el cumplimiento fiscal, se minimizan los errores, aumenta la productividad y, como consecuencia, se incrementa el ahorro económico.

EDICOM ha desarrollado soluciones EDI adaptadas a las empresas que ya emplean esta tecnología y necesitan ajustarse a los requerimientos actuales y a aquellas que todavía no tienen implementada ninguna solución. En cualquier de los casos, proceso de emisión de facturas electrónica se lleva a cabo de forma inmediata, siguiendo estas 5 fases:

  • En primer lugar, la plataforma captura los datos automáticamente del ERP de la empresa.
  • Posteriormente, la información se transforma al formato XML.
  • El siguiente paso consiste en la validación de datos para comprobar que el archivo contiene toda la información exigida por la AIFE y la Administración receptora.
  • A continuación, EDICOM conecta con el Portal Chorus mediante el HUB de Administraciones Públicas, de modo que es posible transmitir todas las facturas de forma automática.
  • Por último, la conectividad con Chorus garantiza la trazabilidad de las facturas electrónicas. Las empresas pueden consultar a través de su ERP en qué estado se encuentran en tiempo real.

La expansión de la factura electrónica entre el Sector Público y sus proveedores provocará una importante reducción de los costes económicos respecto al proceso tradicional. En total, se esperan ahorrar 710 millones de euros cada año. Para saber más sobre este sistema, puedes descargar el libro blanco de la factura electrónica con la Administración Pública en Francia (disponible en francés e inglés).

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