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Digitalización empresarial, el camino hacia la eficiencia

20/04/2017

Transformación Digital

La cuarta revolución industrial ha llegado y pasa, inevitablemente, por la digitalización empresarial. Compañías de todos los tamaños y sectores se enfrentan a una transformación que, por un lado, les permita cumplir con las nuevas necesidades de su público y, por otro lado, aumente su eficiencia para continuar siendo competitivas en un mercado global.

Estados Unidos, Japón y Corea del Sur están a la cabeza mundial en digitalización, pero también Europa avanza progresivamente. Así lo confirma el Índice de la Economía y la Sociedad Digitales (DESI) de 2016, en el que todos los países, a excepción de Suecia, mejoraron su nota respecto al año anterior.

Sin embargo, hay grandes diferencias entre regiones y sectores. Por ejemplo, en la Unión Europea de los 28 en su conjunto solo 1 de cada 5 compañías está altamente digitalizada. Mientras tanto, para Dinamarca la cifra se incrementa hasta 1 de cada 2 y para Grecia o Bulgaria se queda en tan solo 1 de cada 9.

¿Qué es la digitalización?

La digitalización es un proceso de transformación de las empresas hacia sistemas electrónicos, automatizados y más eficientes, que tiene como objetivo reducir los costes económicos y mejorar la productividad. Se trata de integrar la tecnología en el ecosistema del negocio. Es decir, que más allá de la adopción de soluciones digitales, implica un cambio de mentalidad y de cultura corporativa.

A la hora de evaluar el grado de transformación de las empresas, el DESI europeo evalúa dos factores distintos:

  • Digitalización del negocio. En este punto se tiene en cuenta la penetración de tendencias como el intercambio electrónico de datos (EDI), las etiquetas RFID, la facturación electrónica, el social media o el cloud computing.
  • E-commerce. Se basa en las ventas online, los beneficios que se obtienen y la internacionalización de los comercios electrónicos.

Modelos eficientes de digitalización

La digitalización trasciende al sector privado. En la actualidad, los Gobiernos de todo el mundo trabajan en la puesta en marcha de iniciativas paperless que motivan, e incluso exigen, el salto tecnológico en el ámbito B2G. Sin embargo, esos proyectos acaban fomentando también una transformación para el segmento B2B y B2C.

Algunos de los modelos de digitalización que más están creciendo en las empresas y las administraciones públicas son estos:

  • Factura electrónica. Este sistema, que permite emitir facturas digitales con las misma validez legal que las tradicionales en papel, añade seguridad al proceso, reduce los costes de almacenamiento y envío y simplifica el cumplimiento fiscal. En multitud de países de Latinoamérica, como México, Brasil o Chile, la factura electrónica ya se ha masificado entre los contribuyentes. Sin embargo, también en Europa, Norteamérica y Asia se comienza a exigir su uso. Una obligatoriedad que, como señalábamos antes, empieza en el Sector Público y luego extiende el uso hacia el ámbito B2B.
  • E-Procurement. La contratación electrónica es el siguiente escalón a los modelos de facturación electrónica. Esta tendencia implica la gestión digital de todos los procesos y documentos ligados a la relación comercial. El e-procurement, muchas veces también impulsado desde el Sector Público, facilita el comercio electrónico y transfronterizo entre las empresas.
  • Intercambio electrónico de datos (EDI). Este canal se utiliza mayoritariamente en el segmento B2B, aunque también se exige en algunos procedimientos digitales con organismos públicos como la factura electrónica. El software especializado en EDI permite a las empresas intercambiar documentos estandarizados automáticamente, en tiempo real y con la máxima garantía de seguridad. Se trata de una herramienta cada vez más necesaria para establecer una comunicación fluida entre los partners, tener trazabilidad y gestionar correctamente la cadena de suministro. Sus ventajas van desde el ahorro de costes hasta la reducción de los tiempos o la optimización de la logística.
  • Cloud computing. El almacenamiento en la nube no es más que una consecuencia directa de la gestión electrónica. El cloud computing es clave para ahorrar recursos de almacenamiento y acceder a la información desde cualquier lugar con una simple conexión a internet. Sin embargo, el reto es el de conservar la información a lo largo del tiempo con garantías de seguridad y validez legal. Para eso, la Unión Europea ha aprobado el Reglamento eIDAS, que regula los servicios de confianza.

Estas son cuatro de las tendencias en digitalización que más se están implantando en las empresas de todo el mundo. Aun así, la transformación va más allá y también contempla otros avances como el Big Data, los catálogos electrónicos de datos, la omnicanalidad o el Internet de las Cosas.

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