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EDI Academy – ¿Cómo envío documentos electrónicos a partners sin solución EDI?

18/05/2017

EDI Academy BusinessMail

En anteriores entregas de EDI Academy, hemos hablado sobre las ventajas que supone el intercambio electrónico de documentos entre los diferentes partners de una relación comercial. Pero ¿qué ocurre cuando el destinatario no cuenta con una plataforma EDI? ¿Hay que volver a los métodos de envío tradicionales? Afortunadamente, este problema tan habitual tiene solución y se llama Business@Mail.

¿Qué es Business@Mail?

Business@Mail es un servicio diseñado por EDICOM que permite enviar facturas electrónicas y otros documentos, estructurados o no, a los partners que no disponen de una solución tecnológica de recepción de archivos.

El funcionamiento es muy sencillo. Para empezar, el emisor realiza las transacciones electrónicas que sean necesarias desde su solución EDI B2B, tal y como lo hace de forma habitual. Automáticamente, la plataforma detecta que el receptor de esos datos no cuenta con plataforma EDI y los publica de forma segura en el portal Business@Mail.

A continuación, el destinatario recibe una notificación informando de que tiene documentos sin consultar. Desde ese momento, solo necesita conectarse al portal web con un usuario y contraseña establecidos de antemano.

Para tener un mayor control sobre la entrega, el emisor recibe periódicamente el estado en el que se encuentran los documentos que ha enviado a su partner. Hay cuatro status posibles:

  • Confirmación de la publicación de los datos
  • Notificación realizada al receptor
  • Documentos tratados/consultados por el destinatario
  • Documentos no tratados por el destinatario

¿Cuáles son las ventajas de Business@Mail?

La mayor ventaja de Business@Mail es que permite a las empresas una comunicación 100% electrónica, independiente del nivel tecnológico de sus partners. Esto evita la heterogeneidad de documentos digitales y en papel, que supone una complicada gestión y dificulta el correcto almacenamiento de la información.

Sin embargo, este no es el único beneficio de Business@Mail. Su uso también implica todas estas ventajas:

  • Inmediatez y seguridad. Los documentos se publican en el portal web de forma instantánea y manteniendo todas las garantías de seguridad de cualquier relación EDI, algo que se perdería con el contacto por correo electrónico o de forma física.
  • Trazabilidad. El emisor controla en todo momento el estado en el que se encuentra la información que ha enviado a su partner.
  • Almacenamiento electrónico. Los archivos quedan resguardados en la solución durante el tiempo que determina la ley y controlados con firma electrónica avanzada. En el caso de las facturas, por ejemplo, esto evita la impresión y el almacenamiento físico, ya que permanecen disponibles para consulta en cualquier momento con la misma validez legal que tendría el documento en papel.
  • Publicación de todo tipo de datos. Business@Mail está preparado para enviar documentos en cuatro formatos: estandarizados con firma digital, estructurados sin firma, gráficos (pdf, jpg, etc.) y mixtos (estandarizados con pdf firmado digitalmente).
  • Gratuito para el receptor. Este servicio no tiene coste para los destinatarios, lo que resulta especialmente importante para los partners más pequeños y con escasos recursos, que no pueden permitirse la puesta en marcha de una solución EDI

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