EDICOM Long Term Archiving Almacenamiento íntegro, seguro y de larga duración de todo tipo de documentos electrónicos.

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Almacenamiento Electrónico de Larga Duración

Características del almacenamiento electrónico de larga duración

Las grandes empresas precisan retener con garantías gran parte de sus documentos y datos. A diferencia de una copia de seguridad estándar, los archivos deben soportar el paso del tiempo. Una tarea compleja si atendemos a la rápida evolución de la tecnología que puede invalidar sistemas de almacenamiento electrónico que en un primer momento eran eficientes.

Veamos qué aspectos clave son fundamentales para elegir una solución de almacenamiento electrónico de larga duración:

		No confundas un sistema almacenamiento de larga duración con un servicio de alojamiento de archivos: Un sistema de almacenamiento electrónico de larga duración gestiona lotes de documentos, los indexa y almacena en el tiempo como podría hacer un sencillo servicio de alojamiento de archivos. La diferencia más importante se encuentra en la garantía de integridad y autenticidad que demuestra que esos datos no han sufrido modificaciones a lo largo del tiempo, y que aportan a los documentos el valor de prueba legal ante terceros. Por eso, un sistema de almacenamiento electrónico de larga duración responde a una lógica de retención de los datos bajo unos criterios técnicos que están regulados por leyes de aplicación en todos los estados de Europa.

		Elige un soporte o plataforma de retención de datos estable en el tiempo: Es esencial poder contar con un medio de almacenamiento que garantice la retención, la no corrupción y la accesibilidad de los datos en el tiempo. En la actualidad, los sistemas servidos en la nube han sustituido a los CD o DVD por su capacidad ilimitada de retención de archivos.

		Conoce exactamente dónde se almacenan los documentos y archivos: Los documentos y datos que se resguardan a menudo contienen datos sensibles de empresas, clientes, empleados. Estos documentos con información sensible pueden estar afectados por legislaciones locales o europeas en aspectos como la protección de datos, exigiendo que los servidores físicos se encuentren dentro del territorio de la Unión Europea. Por eso es importante, conocer la infraestructura física de la solución de almacenamiento electrónico de larga duración.

		Elige formatos estándar para alargar el ciclo de vida del documento en el tiempo: El formato de almacenamiento de los datos es una parte importante si pensamos en un uso a largo plazo. Sobre todo, si trabajamos en electrónico es recomendable emplear formatos estándar ampliamente implantados y soportados por multitud de aplicativos que alarguen la vida y uso de los datos en el tiempo.

		Conoce los compromisos que asume el proveedor con respecto a la protección y accesibilidad a los datos: Los datos almacenados tienen un propósito, poder ser recuperados en cualquier momento con facilidad y seguridad. Es importante conocer el nivel de compromiso que ofrece nuestro operador de servicio, y si cuenta con un SLA (Service Level Agreement) que garantice por escrito la disponibilidad del servicio. Además, es importante conocer los medios humanos y técnicos con los que cuenta la empresa para garantizar sus compromisos, en aspectos tan importantes como pueden ser el tratamiento de las incidencias, desastres naturales…etc. En este sentido, es necesario utilizar sistemas de resguardo de documentos que garanticen un replicado permanente de recursos y registros en tiempo real.

		Asegúrate que la solución aplica mecanismos de auditoria electrónica: La presentación de un archivo completo de pruebas es esencial. En el caso de un litigio que requiera el suministro de documentos a terceros afectados, la solución de almacenamiento electrónico de datos de larga duración debe proporcionar un registro monitorizado de los eventos y acciones realizadas sobre los documentos. Esto significa entregar para cada uno de los documentos preservados, un archivo de prueba que contenga el documento, su sello de tiempo y la firma electrónica.

		Selecciona una solución de retención de datos electrónicos en conformidad con la regulación en vigor: Dependiendo del sector o de la región del mundo, el resguardo de documentos puede estar regulado por legislaciones locales. Es recomendable contar con un sistema de almacenamiento certificado por normas internacionales y locales de seguridad y tratamiento de datos que garanticen la validez de nuestros datos ante cualquier requerimiento legal o de terceros. El principal marco regulatorio a nivel europeo lo determina el Reglamento Nº910/2014 conocido como eIDAS, que regula la figura del prestador cualificado de servicios de confianza como un operador certificado para la prestación de servicios de almacenamiento electrónico de datos con valor de prueba legal. Además, también existen otras normas internacionales como la norma ISO 14641 o la ISAE 3402 más específica para proyectos enmarcados en el continente americano.

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Noticias

08/02/2018

¿Qué es el almacenamiento electrónico certificado de larga duración?

El Reglamento eIDAS supone un avance en los métodos de identificación electrónica y un impulso definitivo para la digitalización de las empresas y las administraciones.