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El 1 de diciembre entra en vigor una nueva normativa entre contratantes y contratistas

14/11/2017

En los últimos años, muchas compañías decidieron llevar, de forma independiente a sus procesos internos, la administración y control de las funciones del área de recursos humanos mediante la contratación de una empresa tercera, encargada de proporcionar los servicios de personal y del aspecto laboral de los trabajadores. A este tipo de servicios se les conoce como Outsourcing (proveniente del término en inglés). La finalidad de tercerizar la gestión del proceso es que la compañía pueda dirigir todos sus esfuerzos hacia los aspectos operativos del negocio al que se dediquen.

En México, anteriormente, en estos casos de subcontratación laboral por medio de contratistas, solamente debía enviarse a la empresa que contrataba estos servicios una factura por el total de los mismos.

Ahora, las compañías mexicanas que tengan trabajadores en situación de subcontratación deberán recibir de los contratistas intermediarios una serie de documentos de manera obligatoria. Este paquete de documentos se refiere a:

  • Comprobantes Fiscales por concepto de pago de salarios de los trabajadores (que le hayan proporcionado el servicio subcontratado).
  • Declaración del pago de las retenciones de impuestos.
  • Comprobante de pago de las cuotas obrero-patronales al IMSS.
  • Se debe entregar el acuse de recibo de pago tanto de los sueldos, retenciones como de los IMSS.

*Requisitos amparados en la LISR, artículo 27.

Estos archivos pueden suponer miles de documentos según de qué empresa se trate.  El objetivo de esta obligación es el de conocer y tener el resguardo de quién está trabajando para la compañía y no perder este registro en caso de auditorías. Sin embargo, lo más importante es que las empresas contratantes de servicios de subcontratación puedan ejercer su deducción para determinar la base del impuesto sobre la renta (ISR) y acreditar el impuesto al valor agregado (IVA) correspondiente a estos servicios.

¿Cómo automatizar el envío de estos documentos?

Para las empresas contratistas esto supone un cambio en la gestión de las operaciones internas y las relaciones que mantienen con las compañías. Pero mediante el intercambio electrónico de datos se puede automatizar este proceso que, en muchos casos, generará miles de documentos a intercambiar.

Con una solución automática y electrónica, EDICOM puede concentrar desde una única plataforma la generación y envío de todos los documentos hacia el contratante. Los contratistas intermediarios simplemente deben cargar en una plataforma los documentos necesarios y EDICOM se ocupa de hacerlos llegar de manera electrónica al ERP del contratante, con la posibilidad de automatizar la inclusión de todos los datos en el ERP, incluidos los RFCs de los trabajadores.

Además, con EDICOM puede automatizar otros servicios adicionales a esta obligatoriedad que optimizarán y rentabilizarán sus procesos:

  • Publicación de nóminas automática con Business@Mail Payrolls: Mediante este servicio, el contratista podrá enviar automáticamente a los empleados las nóminas y éstos podrán firmarlas digitalmente con un solo click. Estas nóminas son las que posteriormente deberán enviarse al contratante y como ya se encuentra en formato electrónico, el envío puede ser automático.
  • Almacenamiento certificado de todos los documentos: Con una solución de almacenamiento de larga duración en la nube, el contratante puede disponer de todos los documentos almacenados con garantías de seguridad y autenticidad durante el tiempo que requiera.

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