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Cómo trabajar vía EDI con las plataformas de e-Commerce de Amazon o Google

09/05/2018

EDI e-Commerce

Los grandes retailers y plataformas de e-commerce como Amazon, Aliexpress, eBay o Google Shopping marcan el camino a seguir para otros distribuidores. Las tendencias en el comercio electrónico de los distribuidores “físicos” se desarrollan en torno a la omnicanalidad, como estrategia de gestión y atención al cliente, y la eficiencia es un factor imprescindible para posicionarse en un escenario altamente competitivo. Por ello, los grandes distribuidores demandan a sus proveedores que sean capaces de asumir el mismo nivel de exigencia que ellos mismos se aplican. La utilización de la tecnología EDI (Electronic Data Interchange) es uno de esos requisitos entre los grandes retailers y marketplaces. El control y el análisis de la información es clave para el seguimiento de cada etapa que implica el proceso de venta, en especial en toda la cadena logística, desde la recepción del pedido hasta su entrega final al cliente.

En el ámbito B2B, a medida que se amplían el número de partners que utilizan tecnología EDI y los mensajes intercambiados, mayores son los beneficios. Los proveedores ya sean de mercancías o de servicios (almacenaje, distribución, etc.) emiten avisos al distribuidor con los que este es capaz de trazar el seguimiento de toda la cadena de abastecimiento. Para los grandes retailers el control de la mercancía se ha convertido en una necesidad para ser competitivos porque hace posible, entre otros aspectos, atender la demanda de productos y reducir los tiempos de entrega. De ahí que cada vez más sea un requisito indispensable trabajar con EDI, como en el caso de Amazon.

También es importante destacar que la omnicanalidad, la cual aporta buenos resultados a las compañías como fidelización o aumento de las ventas, conlleva nuevos desafíos:

  • Impone una total digitalización de los procesos para lograr conectar los distintos canales de forma coordinada y que creen sinergias;
  • Atención las 24 horas del día, los 7 días de la semana derivada de la conectividad de los consumidores;
  • Control de los stocks para que los procesos de compra no se vean fallidos.

Beneficios del EDI para los distribuidores

  • El carácter normalizado de los documentos, una de las características principales del EDI, posibilita el intercambio electrónico con diferentes interlocutores, gracias al uso de un lenguaje común que permite que diferentes sistemas de información interactúen entre sí. Esta característica elimina barreras y facilita trabajar con más empresas.
  • Trazabilidad de la mercancía. Establece un sistema compartido de mensajes que detalla los movimientos de mercancía entre los diferentes almacenes.
  • Control de stock. Permite compartir información entre proveedor y operador logístico para controlar en tiempo real el detalle de las existencias disponibles en cada almacén. Mediante herramientas como el CRP FLOW se facilita la gestión del reaprovisionamiento continuo de la cadena de suministro de extremo a extremo. Esto permite ajustar los stocks a la demanda y dar una respuesta eficiente al consumidor.
  • Proporciona información de los productos a través de los catálogos electrónicos (data pool). El proveedor puede facilitar de manera automática y en tiempo real, información sobre los productos: características, precios…
  • Integra la información que envían los proveedores en los sistemas de gestión. Entre los beneficios de trabajar con EDI se encuentran la automatización de los procesos y la posibilidad de integrar la información en el ERP de la empresa para procesarla sin intervención humana.

¿Qué tipo de avisos recibe e integra el distribuidor?

En respuesta a una orden de compra (ORDER): recibe un aviso que le informa cuando su pedido ha sido recibido y tratado en destino (ORDER RESPONSE).Si hay algún problema, o si pasa más tiempo del esperado en el tratamiento de su orden de suministro, recibe avisos y alertas que le informan de este extremo.

Con la mercancía en tránsito recibe los albaranes (DESADV). Estos documentos permiten verificar que la mercancía recibida coincide con la orden de compra y realizar ajustes si hay alguna diferencia respecto a la orden de compra, antes de emitir la factura. En los almacenes, los albaranes facilitan la gestión de la mercancía. Conocer con antelación qué se va a recibir permite una mejor planificación.

Integración de las facturas electrónicas (INVOICE). El registro automático del documento en el ERP simplifica los procesos de casación y validación con otros documentos ya registrados como pedidos o albaranes. Si el proceso de validación es exitoso, el sistema da la factura como lista para su abono, y envía automáticamente un mensaje de confirmación a la solución EDI del proveedor (REMADV).

Beneficios del EDI para los proveedores

El EDI es un valor añadido y como tal supone una ventaja competitiva para los proveedores que implementen esta tecnología en sus empresas. Con ella se abren la puerta a mayor número de retailers. Además, el EDI optimiza los procesos de gestión y mejora la eficiencia de la empresa con un notable ahorro de costes. Entre los beneficios destacan:

  • Automatización de los procesos
  • Reducción de los errores humanos
  • Ahorro de papel y espacio de almacenaje

¿Cómo implementar el EDI?  

El EDI puede aplicarse como una solución integrada o a través de un Portal web.

--> EDI Integrado

Indicado para situaciones en las que se procesan volúmenes medios y altos de transacciones electrónicas. EDICOM dispone de servicios específicos (ASP/AOUTSOURCING) para administrar soluciones EDI avanzadas. Están disponible a través de  una completa plataforma EDI disponible en modo SaaS (Software as a Service) con software de desarrollo propio que automatiza los procesos de creación, envío, recepción e integración de sus documentos empresariales de forma desasistida, ágil y eficiente, y sin modificar los procesos internos de la compañía.

--> EDI vía Portal web de partner comercial

Es posible trabajar sin perder las ventajas del EDI incluso con proveedores que no cuentan con esta tecnología, a través de soluciones web. La empresa interesada, en este caso el distribuidor, adopta un papel activo poniendo al servicio de sus clientes o proveedores soluciones web de fácil acceso, desde las que pueden recibir y generar aquellas transacciones dirigidas a su empresa como pudieran ser pedidos o facturas. Este sistema permite:

  • Gestionar la información de los partners a través de formularios de introducción de datos a los que se accede vía internet en un entorno seguro. Con ello se automatiza al máximo la gestión de la plataforma y la generación de los documentos comerciales.
  • Registrar y validar los documentos a través de los sistemas de validación de datos del Portal Web.
  • Integrar y automatizar el envío y recepción de los documentos en el ERP. Tras realizar el registro de los datos en el portal web, se procesa un documento comercial estructurado que es remitido a la solución EDI del proveedor; con el servicio de mapping de multiformato se transforma el documento a la estructura de datos que el sistema de gestión del cliente precisa para su correcta integración.

Portal de Pruebas y Certificación de Partners

Para facilitar la incorporación de nuevos flujos EDI entre partners, EDICOM ha creado el Portal de Pruebas y Certificación de Partners, un portal online donde los propios usuarios son quienes llevan a cabo la validación y verificación de los mensajes EDI a intercambiar.

El portal permite a las empresas externalizar una pieza fundamental en el Onboarding de partners: la fase de verificación o de pruebas. Mediante el Portal de Pruebas y Certificación de Partners de EDICOM, dicho proceso se agiliza y simplifica ya que son los propios partners quienes cuentan con la información necesaria para realizar los tests en el portal. Esto crea varias ventajas para la empresa promotora como, por ejemplo:

  • Una mayor optimización de los recursos humanos y de tiempo.
  • Certificación a multitud de partners desde una única plataforma.
  • Aceleración del proceso de adaptación de nuevos partners y crecimiento de la comunidad de partners.
  • Inclusión ágil de nuevos mensajes EDI con los partners existentes
  • Menores costes de implementación y mejora de sus operaciones.
  • Simplificación de la fase de producción gracias a la seguridad de la calidad del contenido de los mensajes.

Ponte en contacto con nuestros expertos para solicitar una demo y conocer el portal.

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