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Nuestro presente es la mejor garantía de futuro

Preguntas frecuentes sobre EDICOMLta, servicio de almacenamiento electrónico de larga duración

26/06/2018

La transformación digital de las empresas lleva implícita una evolución hacia modelos paperless en todos los sentidos, tanto en la transmisión de documentos como en el almacenamiento.

La demanda de sistemas de almacenamiento electrónico seguro de larga duración va en aumento. EDICOM, como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado, y gracias a la certificación obtenida del servicio cualificado de Conservación de sellos electrónicos cualificados, está capacitado para preservar los documentos y archivos almacenados.

Además, otorga a los documentos valor de prueba legal.  La firma electrónica aporta las garantías de integridad y autenticidad a un sistema de retención de datos. La integridad certifica la alteración de los documentos durante su resguardo, y la autenticidad identifica la persona física o jurídica como autor de un documento.

 

 

Damos respuesta a algunas de las preguntas más frecuentes que pueden surgir en relación al almacenamiento electrónico de larga duración y a la plataforma EDICOMLta.

¿En qué se diferencia una solución de almacenamiento electrónico de larga duración con un sistema de alojamiento de archivos en la nube (Dropbox, Google Drive)?

No se debe confundir un sistema de alojamiento de archivos en la nueve con un sistema de almacenamiento certificado de larga duración. Un sistema de almacenamiento electrónico de larga duración gestiona lotes de documentos, los indexa y almacena en el tiempo como podría hacer un sencillo servicio de alojamiento de archivos. La diferencia más importante se encuentra en la garantía de integridad y autenticidad que demuestra que esos datos no han sufrido modificaciones a lo largo del tiempo, y que aportan a los documentos el valor de prueba legal ante terceros.

Por eso, un sistema de almacenamiento electrónico de larga duración responde a una lógica de retención de los datos bajo unos criterios técnicos que están regulados por leyes de aplicación en todos los estados de Europa.

¿Por qué recurrir a un Prestador de Servicios de Confianza Cualificado para conservar mis documentos?

Un Prestador de Servicios de Confianza Cualificados certificado bajo el Reglamento eIDAS garantiza, con la aplicación del servicio cualificado de sellos electrónicos cualificados, que se respetan la integridad y autenticidad de los documentos almacenados a lo largo del tiempo y otorga la carga de prueba a los documentos ante terceros.

El Reglamento eIDAS regula que: “Solo podrá prestar un servicio cualificado de conservación de sellos electrónicos cualificados el prestador cualificado de servicios de confianza que utilice procedimientos y tecnologías capaces de ampliar la fiabilidad de los datos del sello electrónico cualificado más allá del período de validez tecnológico”.

EDICOM es un prestador de servicios de confianza cualificados y certificado para los siguientes servicios:

  • Certificado cualificado de firma electrónica
  • Certificado cualificado de sello electrónico
  • Conservación cualificada de sello electrónico cualificado
  • Sello de tiempo cualificado

¿En qué consiste el servicio de confianza “preservación cualificada de sellos electrónicos cualificados”?

Este servicio de confianza se obtiene a través de la firma electrónica XaDesLT (ISO14641) gracias al uso del sello de tiempo cualificado. De esta manera se extiende la fiabilidad tecnológica de la firma electrónica. Gracias a este servicio de confianza, EDICOMLTA ofrece un servicio de Long-Term Archiving de acuerdo a la regulación europea.

¿Bajo qué normas internacionales está diseñada la plataforma EDICOMLta?

Es recomendable contar con un sistema de almacenamiento diseñado bajo normas internacionales y locales de seguridad y tratamiento de datos que garanticen la validez de los datos ante cualquier requerimiento legal o de terceros.

El diseño de EDICOMLta está basado en la norma ISO 14641 (Standard for Electronic Archiving). Esta norma detalla las especificaciones para el diseño y funcionamiento de un sistema de información para la preservación de información digital.

¿Se adapta la plataforma a legislaciones nacionales sobre almacenamiento electrónico?

Actualmente en Europa y para determinados países como Italia, existen y siguen en vigor normativas nacionales que regulan entre otras cosas, el almacenamiento de documentos electrónicos.

EDICOMLta actualmente ofrece garantías legales a diferentes niveles y en diferentes ámbitos:

  • Almacenamiento seguro según la normativa ISO 14641 a nivel internacional.
  • Servicio quilificado de almacenamiento según el Reglamento eIDAS en Europa.
  • Conservazione Elettronica en Italia.

¿Cumple EDICOMLta con los requerimientos del GDPR?

EDICOM pone a disposición de cualquier empresa un servicio de almacenamiento electrónico que cumplirá totalmente con los requisitos del GDPR, disponible en la nube y accesible a nivel global. A través de la solución EDICOMLta, las empresas podrán almacenar y proteger bases de datos de clientes o cualquier otro tipo de información personal que esté contenida en contratos, nóminas, archivos multimedia, facturas, etc…

En el caso de empresas con sedes en Europa, pero con clientes y usuarios en la Unión Europea cuyos datos viajan para ser tratados y almacenados en servidores fuera de la Unión, deben contar o bien con un acuerdo bajo un sello de privacidad europeo o almacenarlos en soluciones que cumplan con el GDPR, como EDICOMLta.

¿Tienen los archivos almacenados en EDICOMLta validez jurídica ante un proceso?

Sí, de hecho, la presentación de un archivo completo de pruebas en un juicio es esencial para probar la validez de un documento. En el caso de un litigio que requiera el suministro de documentos a terceros afectados, la solución de almacenamiento electrónico de datos de larga duración proporciona un registro monitorizado de los eventos y acciones realizadas sobre los documentos. Entrega para cada uno de los documentos preservados, un archivo de prueba que contiene el documento, su sello de tiempo y la firma electrónica.

¿Qué es el valor probatorio y cómo se otorga a los documentos?

Es el valor de prueba que confiere un almacenamiento electrónico a un documento electrónico. Garantiza el almacenamiento del documento en su formato original durante su periodo legal, manteniendo la integridad y no alterabilidad del documento y pudiendo demostrarlo a través de auditorías permanentes del documento.

EDICOMLta otorga a los documentos la inversión de la carga de prueba. Es decir, ante un proceso judicial, el método de almacenamiento obtiene presunción de fiabilidad por usar servicios de confianza cualificados, por lo que será la parte contraria quién deba demostrar que el documento no es íntegro ni fiable.

A través del servicio EDICOMLta (Long term archiving), las empresas pueden asegurar la integridad y confidencialidad de los datos gestionados que adquieren valor de prueba legal gracias al proceso de certificación al que son sometidos. El servicio aplica los métodos cualificados de confianza de firma y sello electrónico de tiempo previstos en el reglamento eIDAS.

¿Cómo demuestro que un archivo ha permanecido inalterable a lo largo del tiempo?

EDICOMLta implementa unos mecanismos de control a través de evidencias informáticas construidas según la norma ISO 14641 almacenan la información sobre quién, cuándo y qué acción ha realizado sobre el documento. Durante el periodo de almacenamiento de un documento se irán generando evidencias en función de los eventos acaecidos en ese tiempo. Adicionalmente y siguiendo las especificaciones de la norma ISO14641, se creará una serie de evidencias asociadas al documento a nivel de sistema, donde quedarán registrados datos como por ejemplo que navegador, versión o desde que IP se ha subido un documento.

El conjunto de evidencias conformará, junto con otras informaciones, la auditoría o prueba jurídica para garantizar la integridad y autenticidad del documento.

¿Cuál es el tiempo máximo por el que un documento mantiene su integridad?

El que sea necesario. El almacenamiento en EDICOMLta se adapta a las necesidades de cada usuario, manteniendo la integridad de los documentos en todo momento gracias a las capas de seguridad que se van añadiendo al expediente del documento a lo largo del tiempo.

¿De qué seguridad dispone la plataforma?

La plataforma se encuentra alojada en unos servidores EDICOM y que han obtenido la certificación TIER nivel II, que acredita las infraestructuras redundantes y analiza el diseño, estructura, desempeño, fiabilidad e inversión de los sistemas.

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