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EDI como proyecto de empresa. ¿Cómo sacarle el máximo rendimiento?

02/07/2018

La obligatoriedad de la facturación electrónica y el progresivo cumplimiento fiscal electrónico como la declaración del IVA han servido para introducir el Electronic Data Interchange, EDI, en el modelo de gestión de muchas empresas que hasta la fecha no trabajaban con este sistema. Factores como la eficiencia y el ahorro de costes han favorecido el desarrollo de sus aplicaciones. Más allá de cumplir con la ley, el EDI se ha revelado como una herramienta clave en muchos sectores como el de la sanidad, retail, automoción o logístico, que se comunican con sus partners, y han visto optimizados sus procesos administrativos y de gestión.

Un proyecto EDI tiene la facultad de crecer y adaptarse a las necesidades de una empresa. En muchas ocasiones, la necesidad nace de cumplir con la legislación. En la Unión Europea, la obligación de los proveedores de la Administración Pública de facturar electrónicamente ha sido uno de los estímulos; en el caso de América Latina el e-Invoicing se impone poco a poco en el ámbito privado y es el cumplimiento fiscal el que sirve de acicate para el EDI. Pero una vez realizada la inversión, el EDI puede aprovecharse y ampliarse para otros flujos, más allá de la facturación electrónica o las declaraciones tributarias.

Aplicaciones del EDI

El EDI permite controlar y mejorar cada uno de los procesos operativos de las compañías, convierte las gestiones en más ágiles y eficiente gracias a la automatización y a la reducción de errores.

Como sistema de trabajo, el EDI está concebido para automatizar la integración de documentos comerciales normalizados en el ERP o Sistema Interno de Gestión.

Los principales documentos estandarizados que pueden intercambiarse entre empresas son: pedidos (orders), avisos de despacho (advices) y facturas (invoices), convirtiéndose el EDI en una herramienta fundamental para mejorar la gestión. Gracias a la integración de estos documentos se logra establecer la trazabilidad de la mercancía que es la clave para el éxito de las operativas comerciales.

Tanto si la empresa es proveedora como compradora, se dedican importantes recursos -personal comercial, administrativo- a la hora de gestionar tanto las órdenes de compra como la interpretación y registro de los pedidos en sus sistemas. Se trata de operaciones críticas tanto para compradores como proveedores, pues de ellas depende en última instancia la prestación de un servicio eficiente y de calidad a los clientes finales de una y otra parte.

Mediante la integración de los pedidos el departamento de compras tendrá un absoluto control del flujo del pedido gracias a los avisos complementarios que permiten conocer cuándo el pedido ha sido recibido y tratado en su destino o si ha habido algún contratiempo.

Mediante el aviso de despacho se verifica que la mercancía recibida coincide con la orden de compra y permite, entre otras aplicaciones, realizar ajustes si fuera necesario antes de emitir la factura. Con mensajes complementarios se logra el control de la mercancía ya que como receptor sabrá cuándo la mercancía está preparada para su envío, avisar al proveedor si todo es correcto, dar a conocer a los almacenes la llegada de nuevos productos y planificar su almacenamiento. Como proveedor tendrá la certeza de que su cliente le ha dado el visto bueno al pedido y se agilizará el proceso de entrega.

La automatización de los procesos de facturación resulta un elemento estratégico que puede llegar a suponer un ahorro de hasta un 90 % respecto a la gestión de estos documentos de forma manual.

Gracias a estas aplicaciones se consigue:

  • Eliminación del papel. Al realizar todos los intercambios de información de forma digital e inmediata.
  • Mejora del tratamiento de la información. La automatización y el uso de estándares conocidos por emisor y receptor garantizan una correcta interpretación de la información, independiente del lenguaje del país en el que opera la empresa o sectores de actividad. Además, se evitan errores de introducción de datos o en la toma de pedidos telefónicos, pérdidas de archivos, etc.
  • Reducción de costes por procesamiento y archivo. La drástica reducción económica se debe a la automatización de las operaciones y a la eliminación del uso del papel.
  • Disminución de errores gracias a la automatización de la información.
  • Mejora del servicio al cliente. La implantación del EDI se traduce en la aplicación de flujos de trabajo y tiempos de respuesta óptimos. Y esto es algo que beneficia, sobre todo a los clientes, ya que los planes de producción y entrega son mucho más precisos.
  • Acortamiento del ciclo de cobro. Las gestiones se reducen a segundos gracias a la automatización que permite realizar al instante tareas como el registro en el ERP, la validación o la casación de los importes adeudados.

Además, de estos, hay mensajes más específicos que permiten enviar y obtener información muy detallada sobre compra y venta de productos o servicios, por ejemplo en sector de la distribución.

  • PRICAT

Este mensaje hace referencia a los listados de precios o catálogos de productos. En él se informa detalladamente de los artículos que la empresa ofrece a la venta. Se trata por tanto de una información cambiante, que debe estar actualizada en todo momento. De ahí que sea fundamental, que fabricantes, distribuidores y proveedores trabajen de forma sincronizada.

  • SLSRPT

El reporte de ventas o SLSRPT indica las ventas que ha realizado cada cliente en cada punto de venta. Se trata de un mensaje muy útil a la hora de optimizar aspectos tan variados como la logística, la planificación, la gestión comercial o el cálculo financiero.

  • INVRPT

El reporte de inventario (INVRPT) es un informe que permite a los proveedores saber cuál es la mercancía disponible en las instalaciones de los clientes en tiempo real. Resulta un mensaje muy útil para evitar problemas de stock y mejorar la planificación, entre otras ventajas.

  • RECADV

Este mensaje es un aviso de recepción (RECADV). A través de él, el cliente informa a su proveedor de la mercancía que ha recibido para que pueda contrastarla con la que se pidió inicialmente. Con ello, el vendedor ya puede generar su factura.

  • REMADV

Este documento es una recepción de factura (REMADV) o aviso de liquidación. A través de él, el comprador informa de la fecha en la que se va a proceder al pago. De este modo, el proveedor puede hacerse una previsión de cobro con antelación.

Una de las grandes ventajas de la tecnología EDI es la escalabilidad. Un proyecto EDI puede implementarse en progresión, en función de las necesidades de la compañía. Por ello será importante establecer objetivos y prioridades de manera que el EDI vaya en línea con el plan de empresa. Aunque se parta de los más perentorios hay que continuar hacia otros objetivos que mejoren la competitividad de la empresa. Apostar por el EDI es rentable, la cuestión es saber hacia dónde debe de continuar creciendo el proyecto para obtener los mayores beneficios.

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