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Actualidad Tecnológica
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Cómo conseguir una ágil y eficiente incorporación de proveedores a tu proyecto EDI gracias a Onboarding Services

23/07/2018

El intercambio electrónico de datos (EDI) es un sistema de comunicación que maximiza todo su potencial a medida que se incrementan el número de transacciones de mensajes entre interlocutores. A mayor número de mensajes intercambiados y de partners implicados en la cadena comunicativa, mayores son las ventajas de este sistema. Es por ello que el servicio Onboarding es cada vez más demandado por las empresas para conectarse vía EDI con sus socios comerciales. La principal ventaja es que este servicio pone en manos de una compañía tecnológica especializada la conectividad vía EDI con cada uno de los partners, garantizando que cumplen con los requisitos que establece el cliente.

Pero ¿en qué consiste exactamente el servicio Onboarding? Es la gestión de la integración de partners con la plataforma EDI de un cliente. Una compañía que quiera conectar con sus proveedores con el sistema de intercambio electrónico de datos deriva a su proveedor tecnológico esta tarea. Este implementa el servicio técnico a cada uno de los proveedores de su cliente para que tengan la capacidad de comunicarse mediante EDI e intercambiar los mensajes que este requiera (órdenes de compra, avisos de expedición, facturas…). Del mismo modo, este sistema es válido en el caso de querer aumentar el tipo de mensajes entre cliente y proveedores.

Las grandes empresas han apostado por el EDI para ser más eficientes, competitivas y reducir costes. Y cada vez más compañías plantean como requisito a sus proveedores contar con tecnología EDI en las transacciones comerciales, es el caso de grandes retailers. Sin embargo, son conscientes de que no todas tienen capacidad para implementar esta tecnología, aun así, se plantean como estrategia de empresa maximizar el rendimiento del sistema EDI y facilitan la conectividad a sus proveedores. A través de un servicio onboarding que asume la propia compañía se realiza la integración sin coste añadido para los proveedores.

Las principales ventajas que aporta el servicio Onboarding son:

  • Ahorro de tiempo y esfuerzo para el cliente que se desprende de estas gestiones y se centra en su actividad.
  • Incremento del volumen de documentos intercambiados y de clientes conectados en menos tiempo.
  • Garantías de integración gracias a un sistema de verificación de los procesos antes de dar luz verde a la conexión.

Es sin duda una estrategia empresarial que garantiza a corto plazo sacarle el máximo partido al EDI y disponer de todas sus ventajas:

  • Integración de las comunicaciones con los sistemas informáticos internos de las empresas.
  • Procesamiento de las transacciones comerciales de forma automática.
  • Optimización de los procesos administrativos, logísticos y de gestión de las compañías.
  • Reducción de los tiempos de recepción y entrega de las mercancías.
  • Incremento de la seguridad y confidencialidad en las comunicaciones.
  • Reducción de los costes económicos al informatizar todos los procesos de comunicación de la empresa.

Cómo abordar un proyecto de Onboarding de Proveedores

EDICOM, especialista en sistemas EDI, ha desarrollado un servicio Onboarding que garantiza la puesta en marcha de los proyectos de integración con proveedores o clientes. EDICOM adopta un papel activo frente a ellos, desarrollando un conjunto de acciones para conectarlos a la plataforma de comunicaciones del cliente, y aumentar en muy poco tiempo el número de transacciones realizadas electrónicamente con todos sus partners y socios comerciales.

El proyecto se divide en varias fases:

  • Planificación del proyecto (segmentación de partners y definición de acciones)
  • Status Tecnológico. Recopilación y análisis de la información sobre el desarrollo tecnológico de los partners (si tienen solución EDI o carecen de ella).
  • Partners con solución. Es este caso se realizan pruebas de conexión a su plataforma y se proporciona soporte al partner durante la fase de pruebas.
  • Partners sin solución. En este caso se informa sobre los pormenores del proyecto y las posibilidades de conexión a su plataforma.
  • Reporting. El servicio ofrece la máxima transparencia a través del seguimiento de la evolución. Reporte de cada partner a través de la solución colaborativa Onboarding Web Tool. La visibilidad y trazabilidad de la evolución de un proyecto de Onboarding son fundamentales para que se desarrolle con éxito. Por ello, hemos desarrollado una herramienta que facilita la monitorización, trazabilidad y actualización de la fase en la que se encuentra cada proveedor y, también, las acciones pendientes que deben llevarse a cabo con cada uno de ellos. Esta herramienta de monitorización en tiempo real aporta a los clientes una visibilidad total del status del proyecto.

Para facilitar el proceso de Onboarding, hemos creado también nuestro propio Portal de Pruebas y Certificación, con el objetivo de que, en determinados proyectos, sean los propios partner quienes lleven a cabo las pruebas y testeos de los mensajes a intercambiar.

El Portal de Pruebas y Certificación de Partners es un portal online donde los propios usuarios son quienes llevan a cabo la validación y verificación de los mensajes EDI a intercambiar. Este portal es una pieza fundamental en la fase de verificación o de pruebas. Gracia a esta herramienta la consecución del proyecto onboarding se agiliza y simplifica ya que son los propios partners quienes cuentan con la información necesaria para realizar los tests en el portal y realizan la validación de los mensajes EDI hasta alcanzar los niveles de calidad esperados por los clientes promotores. Conoce todas las características y ventajas del Portal de Pruebas y Certificación de Partners de EDICOM.

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