buscar

Actualidad Tecnológica
Nuestro presente es la mejor garantía de futuro

Preguntas frecuentes sobre la digitalización certificada y conservación de mensajes de datos

31/01/2019

La digitalización certificada de mensajes de datos puede comenzar a generalizarse en México gracias a la figura del TLA y la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016. La NOM151 define el proceso por el que se puede llevar a cabo una digitalización de forma segura y homologada para obtener originales electrónicos y proceder a la destrucción del original en papel. Pero es posible que surjan dudas en torno a los detalles y la implementación del proceso. Te ayudamos a aclarar algunas de ellas.

¿Cuál es la diferencia entre digitalizar documentos y la digitalización certificada?

  • No se debe confundir una digitalización de un documento con el proceso de digitalización conforme a la NOM151. Un proceso de digitalización es cualquier proceso por el que se convierte un formato en papel a uno digital, mediante un escaneo, una fotografía, etc… Sin embargo, de esta forma no se aplican mecanismos de seguridad e integridad que controlan el proceso ni la digitalización resultante.
  • La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos. Gracias a un procedimiento certificado por Secretaría de Economía, los originales electrónicos resultantes obtienen las garantías necesarias para ser considerados originales electrónicos.
  • EDICOM, como Tercero Legalmente autorizado, cuenta con un servicio de cotejo certificado a través del cual se verifica la inalterabilidad y fidelidad de los documentos impresos en papel y sus representaciones digitales poder proceder a la destrucción de los documentos en papel.

 

¿Quién garantiza el proceso de digitalización?

  • Dicho proceso debe ser controlado por un tercero legalmente autorizado, el cual deberá ser un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) siguiendo la metodología y procesos definidos por la NOM.

 

¿Cuál es el papel del Tercero Legalmente autorizado?

  • El TLA es la figura que garantiza en todo momento la seguridad e integridad del proceso completo de digitalización. El PSC en calidad de Tercero Legalmente Autorizado será el responsable de cotejar la digitalización realizada de los documentos físicos. Esto deberá realizarse entre el documento físico y el mensaje de datos generado a partir del proceso de digitalización, al cual posteriormente se le incorporará la Firma Electrónica del Prestador de Servicios de Certificación y el sello de tiempo.
  • Como Tercero Legalmente Autorizado (TLA), EDICOM garantiza la seguridad en el proceso de digitalización de documentos en soporte físico de conformidad con la NOM-151-SCFI-2016 para poder destruir los originales en papel

¿Qué ventajas obtiene una empresa al digitalizar su bodega de papel?

  • Optimización y ahorro del espacio físico, agilidad y accesibilidad a la información, conservación de mensajes de datos con garantías de integridad y validez jurídica.

 

¿Puede un Prestador de Servicios de Certificación garantizar el servicio de digitalización para la posterior destrucción del soporte físico?

  • No, el PSC debe estar acreditado como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) para la digitalización de documentos.

 

¿Qué tipo de archivos se pueden digitalizar?

  • Se puede digitalizar cualquier tipo de mensajes de datos y el nivel de calidad mínima será el siguiente:
  1. Representaciones gráficas: 200 píxeles por pulgada o superior para representaciones en blanco y negro, color o escala de grises.
  2. Audio: Frecuencia de muestreo de 44.1kHz y 16 bits o superior.
  3. Video: Resolución de 352 píxeles de ancho por 288 píxeles de alto o superior de acuerdo al formato CIF definido en la H.261 de la ITU (International Telecommunication Union).

 

¿Cómo se realiza el proceso si ya tengo mis documentos en un formato digital?

  • Para aquellos documentos que ya se encuentren en un formato digital como PDF, se debe aplicar el mismo proceso de cotejo y de firma para obtener originales electrónicos con plenas garantías. En este caso, el comerciante simplemente se ahorra el primer paso en el que debe digitalizarlos.

 

¿Tendrán los originales electrónicos validez jurídica?

  • Sí, los originales electrónicos obtenidos mediante el proceso certificado de digitalización conforme a las reglas de la NOM151 serán considerados válidos jurídicamente, puesto que se ha garantizado en todo momento la seguridad, la confidencialidad y le integridad de los mensajes de datos.

 

¿Deben los originales electrónicos incluir una firma electrónica?

  • Sí, al mensaje de datos generado a partir del proceso de digitalización se le incorporará la Firma Electrónica del Prestador de Servicios de Certificación y el sello de tiempo para garantizar la inalterabilidad del documento en el tiempo.

 

¿Cómo puedo almacenar posteriormente los originales electrónicos?

  • Para conservar los documentos en formato electrónico, el PSC debe poder prestar el servicio de emisión de constancias de conservación de mensajes de datos. Esta Constancia supone la emisión de un sello electrónico de tiempo sobre la solicitud, conformada en un formato conocido como ASN.1 que incluye al menos la huella digital del documento original obtenida tras la aplicación de uno de los procedimientos de digestión publicados por la Secretaría de Economía.
  • Esta constancia es remitida al propietario del documento, y es la que le permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento desde a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia.
  • Para completar el proceso y almacenar electrónicamente de forma segura estos documentos, EDICOM ofrece un servicio adicional de almacenamiento electrónico de larga duración denominado EDICOMLta. El servicio aplica a todos los documentos y datos resguardados los métodos de identificación, firma digital y sello electrónico de tiempo. La solución garantiza un acceso permanente y la recuperación del 100% de los documentos cargados en la plataforma, así como una gestión de las evidencias que permiten demostrar la integridad de los documentos almacenados y otorgarles valor probatorio ante la ley.

 

¿Cómo puedo recuperar y consultar los documentos y constancias de conservación almacenados en EDICOMLta?

  • El servicio de almacenamiento de larga duración EDICOMLta implementa interfaces web de fácil acceso para la consulta, carga y recuperación de todos los documentos electrónicos almacenados.
  • El servicio de almacenamiento y custodia de documentos electrónicos implementa mecanismos que permiten la carga y conservación desasistida mediante los oportunos servicios web, así como sistemas de carga manual mediante interfaces Drag & Drop.
  • Al tiempo automatiza la conformación de expedientes completos que integran el documento original junto a la solicitud de conservación y la constancia de conservación de mensajes de datos NOM151 para su presentación ante terceros o requerimientos de cualquier autoridad.

¿Qué elementos garantizan la seguridad e integridad de los originales electrónicos a largo plazo?

  • Las constancias de conservación, la firma electrónica y el sellado de tiempo.

 

¿Cuál es el tiempo máximo por el que un documento mantiene su integridad?

  • El tiempo que el usuario requiera, siempre que se hayan aplicado correctamente los mecanismos de certificación y se realicen las auditorías necesarias.

 

¿Cuándo se puede proceder a la destrucción del documento físico?

  • Los documentos en soporte físico podrán ser destruidos según la naturaleza de la información, y bajo el proceso de digitalización apegados a los procesos que establece la actual NOM, con apoyo de un Tercero Autorizado como lo es el Prestador de Servicios de Certificación (acreditado por la SE) quien otorga integridad al mensaje de datos.

¿Le gustaría saber más?


Solicite información.

Tags

Cloud Computing B2B Cloud Platform EDI ASP-SaaS e-Invoicing GDSN VMI VAN OFTP2 AS2 Certification Authority Digital Signature Outsourcing SLA Software EDICOM Events Expert Chat SaaS-ASP Corporate Information GS1 CFDI PAC APP Associated Facturae Data Sync NOM151 partners EDICOM Retail public administrations Acreditations Web Portal EDI NF-e einvoicing Partner Web Portal SAP EDI Health Edicomdata ediwin CRP EBI ei Payroll Portal B2B EDICOMNet edi logistics SAFT-PT Ticket Portal Avaluos business@mail NFS-e TSD epayrolls factura electronica edi automotive customer support center comprobante de pago CAE e-billing DTE e-awb comprobantes fiscales electrónicos nfc-e eaccounting contabilidad electronica comprobante fiscal electronico compliance eAWB retenciones electronicas xml-cargo empleo edicom air iata facturación electrónica IVA Cargo-XML EDICOMAir SUNAT Perú SEE psrdd EDI Auto b2g datapool panama PCRDD edi academy comercio exterior EDICOM LTA sat paperless OFTP INE EDI Web colombia CFDI Nóminas DIAN México DESADV ASN Costa Rica Complemento pagos moda interoperabilidad Cancelación european union digitalización global einvoicing factura electrónica ecuador automotive industry United States and Mexico VAT compliance aviso de expedición Advanced Shipped Notice Despatch Advice data synchronization Orders chile interoperability interconexión SINTEL Brasil interoperabilidade foreign trade e-procurement digitization digital transformation SaaS MMOG/LE latam global einvociing cybersecurity EDI financeiro white paper factura electrónica colombia fintech fashion eIDAS e-archiving ebimap SME EDICOMLta e-commerce EDI financiero B2B e-Invoicing GDPR blockchain

Síguenos en

  • linkedin
  • rss