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Todo lo que necesita saber sobre SAF-T para el cumplimiento fiscal de su empresa

09/04/2020

Standard Audit File for Tax, más conocido como SAF-T,  es un tipo de archivo basado en el estándar XML que se utiliza internacionalmente  para el intercambio electrónico de información fiscal.

En un entorno globalizado con disparidad de sistemas contables, la estandarización es fundamental para una detección rápida y eficaz de fraude fiscal, por ello, son muchas las autoridades fiscales en Europa que han puesto en marcha este sistema para tener un mayor control de la información.

SAF-T fue impulsado por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE). Se trata de un archivo generado en un formato legible y común -con independencia del software utilizado-, a partir de un conjunto predefinido de registros contables, que se exporta con facilidad.

Mediante este archivo se recoge información fiable que permite a la autoridad fiscal o a un auditor externo detectar cualquier anomalía en la contabilidad de una empresa de forma rápida.

¿Qué beneficios aporta SAF-T?

El uso del SAF-T aporta beneficios tanto para las autoridades fiscales como para los contribuyentes.

  • Es un fichero seguro.
  • Simplifica los procedimientos de recogida de datos fiscales en formato electrónico porque reduce el número de documentos que se deben emitir.
  • El formato estándar asegura la legibilidad de los datos independientemente del sistema de donde procedan.
  • El uso de SAF-T como fuente de archivo mejora la calidad y disponibilidad de los datos de archivo para empresas.
  • Hace más eficientes y rápidas las auditorías fiscales por parte de las administraciones tributarias.
  • Favorece el cumplimiento fiscal al ser una herramienta facilitadora para el cumplimiento de los requisitos de obtención de información de los servicios de inspección y su tratamiento.
  • La unicidad del formato también favorece la labor de los contribuyentes a la hora de poder cumplir con sus obligaciones fiscales, incluso cuando se opera en diferentes países con distintos requisitos en materia tributaria.
  • El fácil acceso a la información requerida reduce los costes administrativos para las administraciones tributarias.
  • También reduce los costes en las empresas que sin el sistema SAF-T tendrían que dedicar más recursos o depender de personal especializado para adaptar los datos a un formato legible.

Experiencias SAF-T en Europa

En Europa, su uso está muy extendido en el cumplimiento del IVA, pero también en otros datos de contabilidad electrónica. Actualmente utilizan SAF-T en: Portugal, Hungría, Polonia, Noruega, Lituania, Luxemburgo, y Austria.

Estas son algunas de la experiencias en las que EDICOM participa:

Portugal implantó el sistema en 2008. La expansión real comenzó en 2013 con un cambio legislativo para que las empresas migraran al sistema electrónico SAFT-PT. A partir de ese momento todas las compañías portuguesas tuvieron que adaptar progresivamente sus ERP y generar canales de comunicación automáticos con la Direcção Geral de Contribuições e Impostos (DGCI). Una nueva adaptación en 2018 obliga a las empresas a que el nuevo fichero SAF-T de contabilidad incluya los siguientes campos de control: listados de artículos, clientes y proveedores; regímenes de IVA, movimientos contables y  cuadro de cuentas.

En Portugal EDICOM es partner autorizado y ofrece una solución certificada por la DGCI. La plataforma realiza la generación, el envío y el almacenamiento de los documentos electrónicos tal y como requiere la autoridad tributaria portuguesa.

Polonia utiliza el sistema SAF-T JPK_VAT para la declaración del IVA electrónico, obligatorio tanto para las empresas polacas como para las que operan comercialmente en el país. A partir de abril de 2020 será obligatorio para las grandes empresas –y desde el 1 de julio de 2020 para todos los contribuyentes-, un nuevo formato que modifica la estructura de datos del fichero SAF-T JPK_VAT.

El nuevo fichero electrónico constará de dos partes. Por un lado, debe contener los campos para la inclusión de los registros de IVA (información sobre compras y ventas), y por otro lado, los campos con los datos tributarios de la declaración de IVA de las empresas y contribuyentes.

En Polonia EDICOM ofrece una solución SAF-T que realiza la generación, el envío y el almacenamiento de los documentos electrónicos tal y como requiere la autoridad tributaria polaca. También cumple con el requisito de firma del fichero SAF-T JPK_VAT. Previamente a su envío a las autoridades fiscales se le aplican mecanismos de firma electrónica avanzada mediante certificado electrónico reconocido, tal y como marca la legislación.

Desde enero, Noruega obliga al envío de datos contables en formato SAF-T a las empresas que facturen más de 500.000€.

La solución de EDICOM permite la recopilación de todos los datos contables requeridos desde el sistema de gestión de cada empresa. El sistema adapta todos estos datos al estándar SAF-T y los envía a la Administración Tributaria Noruega a través del Altinn, el portal de Internet para el diálogo digital entre empresas, particulares y agencias gubernamentales de Noruega, de forma totalmente automatizada.

En Hungría se ha iniciado un plan piloto para implementar este sistema. Está previsto que entre en vigor el 1 de enero de 2021.

La solución de EDICOM para el cumplimiento fiscal

EDICOM  ha desarrollado la plataforma Global VAT Platform. Se trata de una solución integral que da respuesta especialmente a las empresas multinacionales. Es una plataforma de comunicaciones electrónicas B2B2G con capacidades (Electronic Data Interchange (EDI), compliant e-Invoicing y VAT Compliance a nivel global.

¿Cómo funciona?

  • El sistema se integra en el ERP de la empresa y con ello captura automáticamente los datos fiscales y de las facturas.
  • Genera el fichero XML SAF-T de acuerdo con la estructura de datos requerida por el país en el que opere su empresa.
  • Conecta con la autoridad tributaria a través de HUB de administraciones públicas de EDICOM vía webservice.
  • Integra los datos en el caso de que la autoridad tributario emita notificaciones del estado del archivo.
  • Y garantiza un almacenamiento seguro de los archivos XML de las facturas y sus estados, a largo plazo, certificado por la normativa europea eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services).
  • Además, tiene capacidad para aplicar cualquier otro requisito de seguridad como la firma electrónica.

Otras ventajas de EDICOM Global VAT Platform:

  • La plataforma está preparada tanto para la declaración electrónica del IVA, como para la facturación electrónica y cualquier otra comunicación comercial o fiscal, es decir, es una solución totalmente escalable conforme a las necesidades de su empresa.
  • Es una plataforma apta para el cumplimiento fiscal en más de 60 países de todo el mundo, por lo que es posible centralizar todos los procedimientos en una única solución.

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