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4 formas de eliminar el papel en su empresa

28/05/2020

Hoy más que nunca la digitalización de las empresas es fundamental para poder asegurar su supervivencia en el mercado global. La crisis sanitaria provocada por el Covid ha dejado en evidencia algunas carencias de los sistemas de gestión de las empresas.

Las tecnologías paperless se han erigido como la opción más sostenible con el medio ambiente pero también como la más competitiva, al agilizar enormemente los procesos de gestión dentro de las empresas y suponer un gran ahorro económico.

Para ayudarle con la transformación digital de su negocio, aquí le ofrecemos 4 formas de eliminar el papel de su empresa de una vez por todas:

 

1. Automatice el envío y la recepción de todas sus facturas

La facturación electrónica está cada vez más extendida a nivel global. Sin embargo, muchas compañías siguen necesitando enviar y recibir facturas electrónicas en papel. Desde retailers con un gran número de proveedores pequeños, que carecen de la infraestructura electrónica necesaria para hacer EDI, hasta empresas que necesitan enviar facturas a sus clientes finales.

Debido al contexto actual, esta dinámica de envío y recepción por medios tradicionales como el correo postal, no es posible. Por lo que la digitalización del envío y recepción del 100% de las facturas es una necesidad. ¿Cómo hacerlo? A través de soluciones EDI WEB. De forma integrada con su ERP, podrá intercambiar sus documentos electrónicos con todos su proveedores y clientes, sin necesidad de papel, de manera legal y segura.

 

Envío automatizado de facturas en pdf

A través del Portal de Clientes de EDICOM podrá automatizar la entrega de sus facturas electrónicas a todos sus clientes.

Cada vez que se emite una factura, ésta es publicada automáticamente en el portal, notificando al usuario vía correo electrónico con un enlace de acceso a través del cual podrá: visualizar, imprimir y descargar el documento. La trazabilidad del sistema permite conocer en todo momento las acciones que el usuario realiza sobre el documento.

 

Recepción automatizada de facturas en pdf

Gracias al Portal de Proveedores de EDICOM usted puede recibir todas las facturas de sus proveedores y acreedores sin solución EDI, directamente en su ERP.

A través del portal sus proveedores podrán recibir órdenes de compra y generar facturas electrónicas. Cada vez que se genera una orden de compra, el proveedor recibe un correo con acceso al pedido. A partir del propio pedido, puede tramitar desde la aplicación la factura electrónica. La factura es generada de acuerdo con las especificaciones técnicas y legales de cada país, permitiendo la firma electrónica en caso de ser necesaria.

Una vez validadas por el sistema, las facturas son integradas en el ERP de su empresa con los datos necesarios para su casación y contabilización.

 

2. Conserve sus documentos clave a través de servicios de almacenamiento de larga duración acreditados.

Existen documentos que, debido a la sensibilidad de la información que contienen, requieren un tratamiento especial que garantice su preservación en condiciones óptimas de integridad a lo largo del tiempo. Sean estos documentos electrónicos en origen, o representaciones digitales de originales en soporte papel.

Las soluciones de almacenamiento de larga duración acreditados conforme a las distintas regulaciones internacionales, ofrecen garantías que permiten revertir la carga de prueba ante requerimientos de terceros dejando evidencia de su integridad y autenticidad desde el momento en que son almacenados en ellas.

EDICOMLta (EDICOM Long Term Archiving), es el servicio específico de almacenamiento de larga duración con acreditación eIDAS y ONAC, que implementa además procesos de conservación conforme a ISO14641, Conservazione Sostitutiva (Italia), o el sistema de Conservación de Mesajes de Datos NOM151 de México.

La plataforma permite tres formas distintas para almacenar los documentos:

  • Drag & Drop: el usuario tan sólo tiene que arrastrar y soltar el documento de su escritorio a la aplicación.
  • Transferencia: Proceso semiautomático para la carga masiva de archivos desde la aplicación web del servicio.
  • Integración: Los documentos son transferidos a la plataforma de forma automática e integrada desde su ERP, CRM o sistema de gestión documental.

Una vez transferidos a la plataforma, está aplica sobre los documentos los certificados de firma y el sello electrónicos de tiempo para garantizar la confidencialidad, autenticidad e integridad del documento.

Los documentos almacenados se pueden consultar, clasificar y descargar durante el tiempo legalmente establecido (como en el caso de las facturas electrónicas) o el que haya definido el propio usuario.

La plataforma ofrece la posibilidad de personalizar el acceso a los documentos según los tipos de usuarios. De modo que pueda adaptarse el acceso según las necesidades su empresa.

Optimice el almacenamiento de la documentación de su empresa de manera segura y legal y olvídese del papel.

 

3. Centralice los procesos de aprobación y firma electrónica de documentos

La firma manuscrita sigue siendo muy extendida en los procesos de aprobación de operaciones tanto a nivel interno como externo de las compañías. Debido a las circunstancias actuales, las empresas se enfrentan al desafío de poder seguir acreditando los documentos de forma telemática, garantizando la seguridad de la información.

Para solucionarlo, la mejor opción es optar por plataformas digitales de aprobación y firma electrónica de documentos como EDICOMSignADoc.

EDICOMSignADoc permite centralizar los flujos de aprobación y firma electrónica de cualquier documento. A través de la plataforma podrá configurar workflows adaptados a sus necesidades. Desde sencillos procesos en los que se requiere la aprobación de un único receptor (sea éste un usuario de su propia organización o una persona ajena como un cliente), hasta complejos workflows con múltiples pasos, condiciones y reglas.

EDICOMSignADoc incorpora sistemas avanzados de autenticación de doble factor y múltiples sistemas de firma electrónica que se adaptan a la naturaleza de sus documentos en función de la criticidad de sus procesos de aprobación.

Implemente sus proyectos de firma de facturas, contratos o cualquier otro documento integrando EDICOMSignADoc con sus sistemas de gestión, y olvídese del papel o del email.

 

4. Automatice el envío de nóminas a sus empleados

Otra forma de eliminar el papel de su empresa es mediante la automatización del envío de nóminas. La puesta a disposición de las nóminas a los empleados es obligatoria en la gran mayoría de los países. Para ello, muchas empresas siguen imprimiendo estos documentos para su firma por parte, tanto de la empresa, como del trabajador, en aras de dejar constancia de su entrega o, en el mejor de los casos, las envían por correo electrónico con soluciones no siempre automáticas que, además, no aportan control sobre la entrega y recepción.

B@M Payrolls Platform es la solución de EDICOM que se integra con su sistema de generación de nóminas para automatizar el envío de las nóminas y gestionar la emisión de acuses de recibo por los empleados mediante sistemas de firma electrónica.

¿Cómo funciona?

  • Business@Mail Payrolls se integra con susistema de gestión de nóminas, publicándolas en un portal cada vez que se genera un nuevo documento.
  • El empleado recibe una notificación por correo electrónico con el acceso su nómina.
  • El trabajador puede consultar, descargar e incluso firmar las nóminas en caso de ser necesario.

Todo ello, en un entorno seguro, donde la privacidad está garantizada gracias a los sistemas de encriptación y firma electrónica.

La plataforma además está adaptada a los requisitos legales de cada país, como en el caso de México, dónde desde 2014 es obligatorio el envío de la nómina en formato electrónico (CFDI de nómina) y su firma por parte de los trabajadores.

¿Le gustaría saber más?


Solicite información.

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