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EDI ACADEMY - ¿Qué hace falta para hacer EDI?

18/01/2016

Ahora que ya sabemos qué es el EDI, cómo y por qué nació, es momento de profundizar un poco más en su funcionamiento. En la segunda entrega de EDI Academy abordamos cuáles son los componentes necesarios para implementar este sistema.

Los Partners

La esencia una relación EDI son los actores que forman parte de ella. Aunque, tal y como explicamos, el intercambio electrónico de datos nació para dar una solución a los partners de la industria de la automoción, hoy en día se extiende a todo tipo de sectores. Además, no solo las compañías privadas emplean el EDI, sino que esta tecnología también se implementa y crece con fuerza en administraciones, entidades y otros organismos públicos.

El estándar

El lenguaje estándar es lo que define principalmente al intercambio electrónico de datos. De hecho, fue el desarrollo de normas comunes lo que permitió que esta tecnología surgiera y se desarrollase.

Hay diferentes tipos de estándares EDI a nivel mundial, algunos de ellos desarrollados específicamente para industrias concretas y otros ampliamente extendidos en más sectores como podría ser el EDIFACT (el más extendido en Europa) o ANSI X12 (más usado en Estados Unidos).  Aunque en la actualidad, sobre todo en relación con los temas fiscales, impulsadas con multitud de iniciativas gubernamentales de eProcurement, el formato XML está en pleno auge. Esto es debido a la flexibilidad que este esquema modular permite, altamente adaptable a diferentes estructuras de datos.

En este sentido, los estándares establecen, entre otros aspectos, la información exigida para cada tipo de documento, el orden en que se presenta, el formato y el significado de los datos (por ejemplo, en el X12 “TO” significa “tonelada”).


 
El software

Para poder construir y gestionar los mensajes, el emisor y el receptor deben disponer de una solución EDI. En términos generales, una plataforma de este tipo debe incluir las siguientes funciones:

  • Mapping o conversión. La solución tiene que ser capaz de traducir los mensajes enviados a los estándares EDI reconocibles por cada partner. Lo mismo ocurre en la recepción.
  • Integración con el ERP. Para facilitar y automatizar las gestiones, conviene que la plataforma EDI se integre con el sistema de gestión interno de la empresa. La integración es uno de los procesos más costosos a la hora de poner en marcha una solución de este tipo. Por eso, para pequeñas compañías, se han desarrollado plataformas alternativas de EDI web no integradas, y de muy rápida puesta en marcha al no necesitar desarrollar comunicaciones internas con el ERP. Por el contrario, se trata de procesos semiautomáticos que necesitan de cierta intervención manual.
  • Seguridad. Hay diversas formas de garantizar la confidencialidad y la integridad de los datos. Todo depende del grado de seguridad que la compañía necesite asumir. En este sentido, hablamos desde controles básicos por usuario y contraseña, hasta la encriptación de datos, las firmas electrónicas que incluyen las plataformas EDI avanzadas.
  • Gestión y mantenimiento de los datos. Lo idóneo es que el software controle el flujo de mensajes de forma automática. Es decir, que una vez creado el mensaje en el ERP sea capaz de reconocer al destinatario y adaptarlo a los requisitos exigidos por él. En la recepción se produciría el proceso inverso, de modo que la información quedará almacenada sin intervención humana.
  • Comunicaciones. Este es otro de los puntos más complejos de una solución EDI. Para que la plataforma sea realmente exitosa, además de multiestándar debe ser multiprotocolo e interoperable. Vamos a ver este aspecto con más detalle a continuación.

La conectividad

Sabemos quién interviene en una relación EDI, cómo son los mensajes que se intercambian y el funcionamiento del software, pero ¿de qué modo se produce el envío? Existen diferentes alternativas, que varían en función del tipo de mensajes a enviar, del volumen, la seguridad, la velocidad… Por ejemplo, las redes privadas punto a punto, las redes de telefonía pública o internet. No obstante, la opción más empleada son las redes de valor agregado, también conocidas como VAN’s.

En este caso, cada usuario cuenta con un buzón propio y seguro en la red, donde se depositarán las diferentes transacciones intercambiadas. Una de las principales ventajas de este sistema de comunicaciones es que, con una sola llamada, es posible enviar todos los mensajes que se deseen y también permite tomar todos los recibidos por los socios comerciales. Además, todas las llamadas que realiza una VAN son locales, aunque el destino sea exterior, de modo que su costo es menor que el de una línea  telefónica, por ejemplo.

La principal desventaja de las redes de valor agregado es que exigen que el remitente y el destinatario formen parte de la misma VAN para poder comunicarse. En este sentido, es fundamental la capacidad de interconexión que tengan la plataforma y el proveedor EDI, ya que los acuerdos con otras redes son imprescindibles para un buen funcionamiento de este medio.

Hoy en día, una de las VAN más potentes del mundo es EDICOMNet, gracias a su alto grado de interoperabilidad. A través de ella, más de 13.000 clientes intercambian unas  400 millones de transacciones comerciales cada año.

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