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Cotejo Certificado

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre digitalizar documentos y el cotejo certificado?
La digitalización de un documento es el paso previo al cotejo certificado. Cualquier proceso por el que un documento que originariamente estuviese creado en soporte analógico como el papel, será sometido a una digitalización tras la aplicación de las tecnologías que permitan la generación de una copia en un soporte digital (escáner, fotografía, captura de audio o vídeo, etc).
El cotejo certificado brindado por Tercero Legalmente Autorizado como EDICOM, aporta valor a los mensajes de datos obtenidos tras la digitalización, acreditando la exactitud del contenido entre la copia digital y el documento original, lo que a todos los efectos otorga valor legal a la representación electrónica y abre la puerta a la destrucción del documento origina con plenas garantías jurídicas.

¿Quién garantiza el proceso de digitalización?
Todo el proceso de digitalización debe ser controlado por un Tercero Legalmente Autorizado por la Secretaría de Economía, que coteje los mensajes de datos resultantes tras la digitalización conforme a los procesos definidos en la NOM-151.

¿Cuál es el papel del Tercero Legalmente Autorizado
Garantiza en todo momento la seguridad e integridad del proceso completo de digitalización comparando las copias digitales con los mensajes originales. Si el resultado de este cotejo es positivo, el Tercero Legalmente Autorizado incorporará la Firma Electrónica del Prestador de Servicios de Certificación y el sello de tiempo sobre el mensaje de datos.

¿Qué ventajas obtiene una empresa al digitalizar su bodega de papel?
Optimización y ahorro del espacio físico, agilidad y accesibilidad a la información, conservación de mensajes de datos con garantías de integridad y validez jurídica.

¿Puede un Prestador de Servicios de Certificación garantizar el servicio de digitalización para la posterior destrucción del soporte físico?
Para hacerlo, el Proveedor de Servicios de Certificación debe estar acreditado además como Tercero Legalmente Autorizado (TLA) para la digitalización de documentos.

¿Qué tipo de archivos se pueden digitalizar?
Se puede digitalizar cualquier tipo de mensajes de datos y el nivel de calidad mínima será el siguiente:

  • Representaciones gráficas: 200 píxeles por pulgada o superior para representaciones en blanco y negro, color o escala de grises.
  • Audio: Frecuencia de muestreo de 44.1kHz y 16 bits o superior.
  • Video: Resolución de 352 píxeles de ancho por 288 píxeles de alto o superior de acuerdo al formato CIF definido en la H.261 de la ITU (International Telecommunication Union).

¿Cómo se realiza el proceso si ya tengo mis documentos en un formato digital?
Para aquellos documentos que ya se encuentren en un formato digital como PDF, se debe aplicar el mismo proceso de cotejo y de firma para obtener originales electrónicos con plenas garantías. En este caso, el comerciante simplemente se ahorra el primer paso en el que debe digitalizarlos.

¿Tendrán los originales electrónicos validez jurídica?
Sí, los originales electrónicos obtenidos mediante el proceso certificado de digitalización conforme a las reglas de la NOM151 serán considerados válidos jurídicamente, puesto que se ha garantizado en todo momento la seguridad, la confidencialidad y le integridad de los mensajes de datos.

¿Cómo puedo almacenar posteriormente los originales electrónicos?
Para conservar los documentos en formato electrónico, el PSC debe poder prestar el servicio de emisión de constancias de conservación de mensajes de datos. Esta Constancia supone la emisión de un sello electrónico de tiempo sobre la solicitud, conformada en un formato conocido como ASN.1 que incluye al menos la huella digital del documento original obtenida tras la aplicación de uno de los procedimientos de digestión publicados por la Secretaría de Economía.
Esta constancia es remitida al propietario del documento, y es la que le permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento desde a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia.
Para completar el proceso y almacenar electrónicamente de forma segura estos documentos, EDICOM ofrece un servicio adicional de almacenamiento electrónico de larga duración denominado EDICOMLta. El servicio aplica a todos los documentos y datos resguardados los métodos de identificación, firma digital y sello electrónico de tiempo. La solución garantiza un acceso permanente y la recuperación del 100% de los documentos cargados en la plataforma, así como una gestión de las evidencias que permiten demostrar la integridad de los documentos almacenados y otorgarles valor probatorio ante la ley.

¿Cuál es el tiempo máximo por el que un documento mantiene su integridad?
El tiempo que el usuario requiera, siempre que se hayan aplicado correctamente los mecanismos de certificación y se realicen las auditorías necesarias.

Descarga: Libro Blanco PSC y TLA

Libro Blanco PSC y TLA

Beneficios

  • Los mensajes pueden ser documentos creados originalmente en formato electrónico, o digitalizaciones de documentos analógicos sometidos a un proceso de digitalización, tras la acreditación por parte de una figura conocida como “Tercero Legalmente Autorizado” que cotejará el documento conservado en soporte físico y su representación digital para que este sea fiel reflejo del original.
  • Permite el almacenamiento de grandes cantidades de información y documentos en dispositivos de tamaño reducido y centros de datos con servicios específicos de preservación largo plazo, custodia, y recuperación.
  • Permite la liberación de todos estos documentos de los propios dispositivos habilitando las redes informáticas como soporte para el resguardo de los mensajes.
  • Los sistemas puestos en servicio para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos, y su presentación junto a las constancias de conservación, son de plena validez legal ante requerimientos de terceros y autoridades.