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Cotejo Certificado de Documentos Digitales

La NOM-151-SCFI-2016 que revocó la anterior de 2002, introduce importantes novedades respecto a los pasos a seguir para asegurar la validez jurídica de los mensajes de datos obtenidos tras la digitalización de documentos generados sobre soporte analógico en origen.
A su vez, el código de comercio fue reformado en 2006, para de forma explícita permitir la digitalización de los documentos generados por los comerciantes “con plenos efectos jurídicos sin necesidad de conservar el papel”.
Para ello las empresas deberán apoyarse en un “Tercero Legalmente Autorizado” por la secretaría de ECONOMÍA que velará porque el proceso de digitalización sea conforme a norma, y cotejará una muestra representativa de los documentos digitalizados para certificar que las copias digitales son fiel reflejo del original analógico.

EDICOM Primer Tercero Legalmente Autorizado de México

EDICOM ha obtenido la acreditación de la Secretaría de Economía como primer TLA de México para el cotejo de los mensajes de datos obtenidos tras la digitalización de documentos generados en origen sobre soporte analógico.

Cómo certificar la digitalización de los documentos

  • El comerciante inicia el proceso al implementar un proyecto de digitalización de documentos.
  • La digitalizadora realiza las copias de los documentos analógicos proporcionados por el comerciante para generar los mensajes de datos.
  • El Tercero Legamente Autorizado coteja las copias resultantes tras la digitalización y las compara con los documentos originales, emitiendo en caso de éxito una constancia que acredita la integridad de mensaje de datos obtenido a través de la aplicación de una firma electrónica y una estampilla de tiempo que permitirá asegurar la inalterabilidad del mensaje de datos a lo largo del tiempo.
  • A partir de ese momento, el documento original puede ser sustituido por su representación digital con plenas garantías jurídicas.

Beneficios

  • Los mensajes pueden ser documentos creados originalmente en formato electrónico, o digitalizaciones de documentos analógicos sometidos a un proceso de digitalización, tras la acreditación por parte de una figura conocida como “Tercero Legalmente Autorizado” que cotejará el documento conservado en soporte físico y su representación digital para que este sea fiel reflejo del original.
  • Permite el almacenamiento de grandes cantidades de información y documentos en dispositivos de tamaño reducido y centros de datos con servicios específicos de preservación largo plazo, custodia, y recuperación.
  • Permite la liberación de todos estos documentos de los propios dispositivos habilitando las redes informáticas como soporte para el resguardo de los mensajes.
  • Los sistemas puestos en servicio para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos, y su presentación junto a las constancias de conservación, son de plena validez legal ante requerimientos de terceros y autoridades.