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EDI Academy - Le portail fournisseurs: comment intégrer la réception de toutes vos factures électroniques

04/07/2017

Edi Academy

Les grandes entreprises qui travaillent déjà en EDI (Electronic Data Interchange) pour intégrer les transactions avec leurs systèmes de gestion connaissent bien les avantages de ce système et l’impact favorable en termes de réduction des coûts, diminution des temps de traitement et amélioration de la sécurité du traitement de l’information.

Dans le dernier article de l’EDI Academy, nous avions expliqué comment envoyer des documents électroniques aux partenaires non équipés d’une solution EDI grâce au portail de publication appelé Business@Mail. Cette fois-ci, nous allons aborder le sujet dans l’autre sens, notamment la possibilité d’intégrer la réception des factures électroniques envoyées par les partenaires non équipés d’une solution EDI, grâce à un portail fournisseurs.

Qu’est-ce qu’un portail fournisseurs?

Le fait d’avoir une partie des fournisseurs intégrés à un système automatisé et une autre partie des fournisseurs via un autre système, peut entrainer des confusions et problèmes pour la réception des documents et le traitement de l’information, en raison de la complexité de gestion liée à la réception de documents depuis plusieurs canaux de communication. Ce contexte implique de véritables challenges pour les entreprises qui souhaitent échanger les documents via leur système EDI avec l’ensemble de leurs fournisseurs.

EDICOM met à disposition des grandes entreprises un portail online permettant de publier des bons de commande à destination des fournisseurs. Sur ce portail, les fournisseurs pourront en retour éditer et renvoyer des documents commerciaux comme des bons de livraison et des factures. Ainsi, les documents reçus au format électronique pourront être intégrés directement à l’ERP. Le portail permet d’effectuer des transactions bidirectionnelles, ce qui rend possible l’envoi de bons de commandes à tous les fournisseurs, directement depuis l’ERP. De cette manière, les bons de commande électroniques servent de base au fournisseur, qui a la possibilité sur le portail de réutiliser l’information de la commande pour envoyer sa facture finale.

Comment intégrer les factures de vos fournisseurs ?

Il arrive que certaines sociétés ne soient pas équipées d’une solution pour échanger des documents commerciaux électroniques, en raison du faible nombre de documents à échanger ou des ressources limitées dont dispose l’entreprise. Une solution possible pour faire face à cette situation est l’utilisation d’un portail web. Ce type d’outil est destiné aux fournisseurs dont le nombre de factures est limité, puisqu’il implique une saisie manuelle d’une partie des informations sur le portail. Découvrez plus d’informations sur le portail fournisseurs développé par EDICOM.

Dans la pratique, ce portail est mis gratuitement à disposition des fournisseurs par le client. Ce portail est accessible sur une page internet en se connectant grâce à un nom d’utilisateur et un mot de passe. Sur la plateforme, les documents à échanger sont édités grâce à des écrans de validation qui garantissent que l’information transmise est bien celle attendue par le destinataire. Initialement, le fournisseur reçoit un bon de commande. Grâce à un écran de saisie, il peut alors éditer et valider le format du document à envoyer. Le document est alors traité et envoyé par EDI dans un format structuré pour être directement intégré dans l’ERP du destinataire.

Quels sont les avantages?

  • Automatisation : envoi automatique des informations, ce qui simplifie la transmission des documents électroniques.
  • Intégration : les données échangées sont intégrées avec l’ERP ou le système de gestion interne.
  • Contrôle : facilite le suivi des transactions tel que le contrôle des commandes non traitées et des factures en cours, etc.
  • Validation : uniquement les factures qui comportent les données minimales exigées sont intégrées au système comptable.
  • Diminution du nombre d’erreurs : les erreurs liées à une mauvaise saisie des informations disparaissent.
  • Traçabilité : les factures reçues sont conformes aux informations présentes dans les bons de commande, ce qui simplifie les procédures de contrôle et de rapprochement réalisées par le département en charge du paiement des fournisseurs.

Le fournisseur qui s’inscrit sur le portail pourra gérer efficacement son travail de facturation et de recouvrement depuis la plateforme. D’une part, le portail facilite le traitement agile des documents et l’envoi direct des factures par EDI (Échange de Données Informatisé). Ainsi, la facture est transmise en temps réel au client, ce qui permet de réduire le délai de recouvrement. D’autre part, le traitement des factures par un système électronique permet de diminuer le nombre d’erreurs au sein des documents.

Automatisez l’échange de documents commerciaux avec vos fournisseurs grâce au portail fournisseurs d’EDICOM.

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