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Cas practique de coffre-fort électronique: L’archivage électronique des documents RH

11/01/2018

almacenamiento electrónico

Fiches de paie, documents administratifs ou rapports à l’attention des autorités fiscales sont autant de documents que les services RH des entreprises doivent gérer au quotidien. De plus, toutes les informations concernant les employés d’une entreprise génèrent également un volume conséquent d’archives qu’il est indispensable de conserver à long terme et de manière adéquate. Aujourd’hui, le problème est qu’il n’est pas rare qu’une entreprise allie le stockage de documents électroniques sans aucune sécurité au sein des serveurs internes de l’entreprise et l’archivage des documents au format papier.

Cette hétérogénéité des formats (électronique et papier) empêche toute possibilité de traçabilité des documents constituant le dossier d’un même employé. Par conséquent, la gestion des documents RH est inefficace ce qui complique, de plus, la réalisation des tâches les plus simples comme la remise des fiches de paie. Cette situation est d’autant plus critique pour les grandes entreprises qui doivent gérer un nombre de données encore plus important.

Le ministère de l'Énergie, du Tourisme et du Numérique a certifié EDICOM en tant que prestataire de services de confiance qualifié, conformément au règlement européen 910/2014, connu sous le nom de eIDAS. Cette certification au niveau européen reconnaît EDICOM en tant que tiers de confiance, ayant les certifications et la capacité technique nécessaires pour fournir les mécanismes de confiance requis pour les transactions électroniques.

La solution

Un archivage en toute sécurité, conforme aux exigences légales, efficient et préservant l’intégrité des données est l’unique solution pour accroître la productivité au sein des départements RH. De même, il est essentiel d’assurer la traçabilité des documents pour en faciliter la gestion.

EDICOM a développé la solution de coffre-fort électronique EDICOMLta en tenant compte de toutes ces caractéristiques indispensables. Il s’agit d’une plateforme permettant d’homogénéiser l’archivage au format électronique et de rassembler l’ensemble des documents concernant un même employé dans un unique dossier centralisé.

La solution EDICOMLta permet de stocker tous les documents électroniques et de garantir à ces documents la même valeur légale que ceux archivés au format papier. En effet, EDICOM est Autorité de Certification, applique des mécanismes de signature avancée (XADES) sur l’ensemble des documents et archive toutes les données conformément à la norme ISO14641. Ainsi, en cas de litiges, les documents stockés au sein de la solution EDICOMLta constitueront des preuves légales.

De plus, afin d’accroître son efficacité, la plateforme s’intègre à d’autres solutions technologiques spécialement conçues pour les départements RH. C’est le cas, par exemple, de la solution Business@Mail Payrolls qui permet l’envoi des fiches paie aux employés sous forme dématérialisée et ce, en toute sécurité et confidentialité. Ici, la solution de coffre-fort électronique EDICOMLta, permettrait l’archivage automatique du bulletin de paie et de son accusé de réception signé électroniquement par l’employé.

Comment fonctionne la solution EDICOMLta ? 

  • La solution s’intègre à l’ERP (ou système de gestion interne) du client. Ainsi, il sera possible d’archiver automatiquement un très grand nombre de documents de manière efficace en les classant par employés. Cette solution offre aussi la possibilité d’insérer manuellement un document sur la plateforme grâce au système drag & drop.
  • Les documents archivés sont ensuite signés électroniquement et horodatés. Il s’agit de deux services de confiance reconnus et exigés par le règlement européen eIDAS. Cette étape permet de garantir l’intégrité et l’authenticité du document archivé.
  • Grâce à la création de métadonnées pour chaque document archivé, la solution assure la traçabilité des documents et permet de regrouper toutes les données concernant un employé au sein d’un même dossier électronique.
  • Enfin, l’employé reçoit par mail une notification avec un lien afin qu’il puisse télécharger le document archivé en toute sécurité. De plus, chaque employé aura accès à un environnement privé grâce auquel il pourra accéder à son dossier dès qu’il le souhaitera. Cependant, toute action réalisée sur un document (visualisation ou téléchargement) est enregistrée pour servir de preuve.

--> Téléchargez gratuitement notre Livre Blanc sur la solution EDICOMLta (en anglais) et sur l’archivage électronique conformément aux exigences fixées par le règlement européen eIDAS.

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