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Les 9 clés de l’archivage électronique de longue durée

21/09/2018

Electronic long term archiving

Au moment de choisir un fournisseur d’archivage électronique de longue durée, il est important de prendre en considération les différentes spécifications du service et de la solution qu'il propose, tout en tenant compte des différents aspects techniques et légaux qui peuvent affecter les documents que nous voulons sauvegarder.

9 points clés à prendre en considération si vous envisagez de souscrire à un service d’archivage électronique de longue durée :

  • Un fournisseur de technologie accrédité garantit un service sécurisé d’archivage électronique de longue durée en tant que Prestataire de Services de Confiance Qualifié.
  • Accréditation eIDAs du Service qualifié de conservation de cachets électroniques qualifiés.
  • La charge de preuve : L'une des caractéristiques les plus significatives d'un service d’archivage électronique de longue durée est la possibilité de fournir aux documents sauvegardés la valeur de preuve.
  • Sécurité et intégrité : Il est conseillé de disposer d’un système d’archivage certifié par des normes internationales et locales de sécurité et de traitement des données qui garantissent la validité de nos données face à toute exigence légale ou de la part de tiers.
  • Classification et accessibilité des documents : Il est indispensable que la solution technologique soit en mesure d’archiver et de classer correctement les documents par le biais de métadonnées afin de garantir une disponibilité flexible et à tout moment de ces documents.
  • Traçabilité : Dans le cadre d’un archivage de longue durée, il sera primordial de conserver les preuves ou les logs qui permettent d’identifier les actions réalisées sur les documents.
  • Préservation de l'information : Le maintien de l'intégrité du document est nécessaire pour que le document ait une validité légale au fil du temps.
  • Sachez exactement où les documents et fichiers sont stockés : Les documents et données sauvegardés contiennent souvent des données sensibles de sociétés, clients ou employés.
  • Audit : Il s'agit du registre de l’ensemble des opérations associées au système ou au cycle de vie du document (preuves), nécessaires dans le cas d'un litige qui nécessite la mise à disposition de documents aux tiers concernés.

 

Téléchargez gratuitement l’Expert Analysis Règlement UE Expertise 910/2014 : le cas de l’archivage électronique. (Disponible en anglais et en espagnol).

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