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Questions fréquentes sur l’envoi de commandes électroniques via la plateforme NSO

28/02/2019

A partir du 1er Octobre 2019, les fournisseurs des Services Sanitaires Nationaux (SSN) seront obligés de gérer leurs flux entrant de commandes de manière électronique à travers la plateforme NSO (Nodo Smistamento Ordini). En d’autres termes, les entités publiques du secteur de la Santé enverront leurs commandes au format électronique.

EDICOM est d’ores et déjà connecté à la plateforme NSO grâce à ses connexions accréditées, garantissant une communication efficace et sécurisée.

La plateforme NSO jouera le rôle d’un centralisateur, sur laquelle toutes les commandes seront envoyées avant d’être redistribuées aux fournisseurs respectifs. De plus, la plateforme NSO valide certains aspects des documents comme la nomenclature, l’intégrité, le code du destinataire, etc.

Dans le but de compléter l’information donnée sur le NSO, nous répondons ici à quelques questions que les entreprises impliquées se posent :

Sous quel format doivent s’envoyer les commandes électroniques au NSO ?

Le message de commande électronique est basé sur la standard européen UBL PEPPOL. Les flux suivent les spécificités BIS de PEPPOL décrivant différents processus existants :

  • Ordinazione simple : un seul document, commande électronique
  • Ordinazione completa : trois documents : l’Ordine, la Riposta et l’Ordine di riscontro
  • Ordinazione pre acordado : deux documents : l’Ordine et l’Ordine di riscontro.

EDICOM est capable de transformer les données correspondantes à chaque document depuis l’ERP au format PEPPOL. Nous opérons avec PEPPOL en Italie depuis 2016, notamment dans la région de Emilia-Romagna, oú l’échange électronique de commandes et de bons de livraisons entre les organismes sanitaires et leurs fournisseurs est obligatoire.

Comment se réalise la connexion avec la plateforme NSO ?

La connexion avec la plateforme NSO se réalise au travers de protocoles comme le WEB SERVICE ou un PEPPOL Access Point. EDICOM peut se connecter au NSO via son canal accrédité de WEB SERVICE ou via son PEPPOL Access Point certifié.

L’utilisation de PEPPOL comme modèle efficace de communication entre entreprise est croissant en Europe et obligatoire au Royaume Uni, en Suède, en Pologne, en Belgique et en Autriche.

Comment gérer l’émission et la réception de documents électroniques depuis mon système de gestion interne ?

Les flux de e-Ordering se composent de divers messages et l’ERP utilisé doit être capable de les intégrer. La solution d’EDICOM permet de travailler de manière automatisée avec les ERP en intégrant tous les messages du flux de commande électronique y compris les messages facultatifs de réponse.

L’objectif de travailler avec des commandes électroniques est l’automatisation des processus depuis les systèmes de gestion. Cela dit, il est possible que certaines entreprises n’aient pas la capacité de travailler avec une solution EDI intégrée.

Dans ce cas-là, EDICOM a créer une plateforme web, permettant de compléter les données du message électronique via un formulaire online. Ces données, transformées par la plateforme au format requis par vos interlocuteurs, seront envoyées. Ce processus peut être appliquer aux commandes comme aux messages de réponse.

Comment fonctionne un PEPPOL Access Point ?

La communication et l’échange de messages PEPPOL ne peuvent se réaliser que d’un Access Point à un autre. Cela signifie que les émetteurs et destinataires devront compter sur un AP pour opérer sur le réseau PEPPOL.

Pour établir la connexion via Access Point PEPPOL au NSO, il est nécessaire de travailler avec un prestataire certifié. EDICOM est homologué pour opérer sur l’infrastructure PEPPOL avec toutes les garanties de sécurité et confidentialité des données. Nous pouvons donc agir comme intermédiaire entre les hôpitaux et le NSO mais aussi entre le NSO et les fournisseurs.

Être un Tiers autorisé ou compter sur un Access Point PEPPOL, permet que les entreprises et les gouvernements européens puissent échanger des documents électroniques de n’importe quel type. De plus, EDICOM possède la certification SMP (Service Metadata Publisher), lui permettant de gérer sa propre infrastructure d’identifiants sur le réseau PEPPOL directement connectée avec le SML (Service Metadata Locator).

La plateforme NSO est-elle déjà en production ?

Oui, la plateforme NSO est déjà en phase de production. EDICOM garantit une correcte intégration avec la plateforme grâce à notre participation au projet pilote avec divers partenaires impliqués dans le processus.

Est-il possible d’utiliser la plateforme NSO avant la date du 1 er Octobre ?

Oui, il est possible de travailler dès aujourd’hui avec la plateforme NSO après accord entre l’hôpital et le ou les fournisseurs. Anticiper sa mise en conformité permettra à vos partenaires de s’adapter dans les temps aux nouveaux processus et de commencer à bénéficier des avantages de l’immédiateté des échanges, la réduction des erreurs et la réduction des coûts de traitement de commandes en papier. EDICOM est d’ores et déjà prêt pour commencer la mise en place de projets de commandes électroniques avec le NSO.

Je dispose déjà d’une solution d’émission ou de réception de documents électroniques (Fattura PA, Fattura B2B, etc) Puis-je l’adapter pour recevoir des commandes d’hôpitaux ?

Effectivement, une plateforme d’échange de documents électroniques peut être adaptée à l’envoi ou la réception d’un nouveau fichier. La plateforme EDI de EDICOM s’adapte à l’émission et réception de documents via le NSO. Du côté émetteur, nous transformons les données de l’ERP nécessaire à la confection de la commande puis nous l’envoyons au NSO. Pour le destinataire, nous nous connectons au NSO pour recevoir les commandes et les envoyer aux destinataires.

Notre solution opère sur le cloud, aucune installation locale n’est donc nécessaire. La maintenance tout comme l’actualisation de l’infrastructure sont directement réalisées par nos équipes spécialisées.

L’envoi de réponses aux commandes est-il obligatoire ?

Non, l’envoi des messages de réponse n’est pas obligatoire. La Riposta et l’Ordine riscontro sont des messages facultatifs.

Peut-on modifier une commande ?

Oui, si vous recevez une commande erronée, le fournisseur peut envoyer une notification de modification à l’émetteur. Celui-ci devra, alors, envoyer le nouveau document modifié.

Comment recevoir et intégrer les notifications du NSO ?

Avec une solution électronique comme celle d’EDICOM, toutes les notifications indiquant le statut de votre document électronique pourront être intégrées automatiquement à votre ERP dans le but qu’elles puissent être traitées de manière simple. Si l’ERP n’est pas prêt pour ce type d’intégration, la plateforme d’EDICOM vous permet de traiter ces notifications depuis une environnement web de facile utilisation.

Commet savoir si la commande électronique a été validé par le NSO ?

Le NSO valide tous les documents qu’il envoie. Si un document n’est pas valide, il ne peut être transmis au destinataire. Lors de la validation d’une commande électronique, le NSO envoie une notification à l’émetteur et une copie du message à la plateforme de crédit commercial (PPC) avec son identifiant ou IdT. Si une commande est rejetée par le NSO, une notification spécifique sera envoyée.

Comment envoyer une commande pré-établie de manière automatique ?

Dans le cas oú le fournisseur doit envoyer la commande électronique, la plateforme EDI récupère les données de l’ERP, les transforme en commande électronique pour les envoyer au NSO qui les livrera à l’hôpital.

Est-il possible d’envoyer le DDT (bon de livraison) au format électronique ?

Après la mise en place de la facture et de la commande électronique, l’étape suivante sera l’introduction du bon de livraison ou avis d’expédition électronique obligatoire.

D’un point de vue technique, cela ne supposera pas de grands investissements pour les entreprises disposant d’une solution EDI pour l’envoi et la réception de documents électroniques. L’obligation d’envoyer et de recevoir les bons de livraison au format électronique ne supposera que la mise en place d’un nouveau message à traiter dans la plateforme EDI.

D’un point de vue opératif, ce nouveau message augmentera l’efficacité de la chaîne logistique et facilitera donc la vérification entre la marchandise reçue et la commande passée.

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