Tout ce qu’il faut savoir sur le système SAF-T

Standard Audit File for Tax, aussi appelé SAF-T, est un type de fichier basé sur le standard XML, utilisé internationalement pour l’échange électronique de données fiscales.

Dans un environnement globalisé et dans lequel cohabite une grande diversité de systèmes comptables, la standardisation est essentielle pour permettre une détection rapide et efficace de fraudes fiscales. Ainsi, de nombreuses autorités fiscales européennes utilisent le SAF-T pour accroître leur contrôle sur la fiabilité des données fiscales des entreprises.

SAF-T a été impulsé par l’Organisation de Coopération et de Développement Economiques (OCDE). Il s’agit d’un fichier généré dans un format lisible et commun – indépendamment du logiciel utilisé- à partir d’un ensemble de données comptables facilement exportables.

À partir de ce fichier, des informations comptables sont collectées et permettent à l’autorité fiscale ou à un auditeur externe de détecter rapidement les éventuelles anomalies comptables d’une société.

Quels sont les avantages du SAF-T ?

L’utilisation de fichiers SAF-T présente des avantages profitant aussi bien aux contribuables qu’aux autorités fiscales.

•   Il s’agit d’un fichier sûr.
•   Simplification du processus de collecte des données fiscales électroniques, du fait de la réduction du nombre de documents à émettre.
•   La standardisation du fichier facilite la lisibilité des données indépendamment du système émetteur.
•   L’utilisation du SAF-T comme fichier source améliore la qualité et la disponibilité des données archivées pour les entreprises.
•   Les contrôles fiscaux se font plus efficacement et plus rapidement.
•       Favorise la mise en conformité fiscale, une fois l’outil configuré, la génération des données conformément aux prérequis fiscaux se fait automatiquement.
•   L’unicité du format facilite la tâche des contribuables, d’autant plus lorsque la société est implantée dans plusieurs pays dans lesquels les obligations fiscales sont différentes.
•   La facilité d’accès à ces informations réduit les coûts administratifs pour les administrations fiscales.
•   Réduction des coûts pour les sociétés, qui sans système SAF-T alloueraient plus de ressources ou externaliseraient pour adapter les données à un format lisible.

Expériences SAF-T en Europe

En Europe, son adoption a été étendue en complément des déclarations TVA et d’autres données de comptabilité. Actuellement le standard SAF-T est utilisé : au Portugal, en Hongrie, en Pologne, en Norvège, en Lituanie, au Luxembourg et en Autriche.

EDICOM accompagne durablement ses clients sur ces projets :

Le Portugal a mis en place ce système en 2008. L’accélération de l’adoption de ce système a débuté en 2013 avec un changement législatif imposant aux sociétés de migrer vers des systèmes électroniques SAFT-PT. À partir de ce moment, les compagnies portugaises ont dû adapter progressivement leurs ERP et établir des canaux de communication automatique avec la Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Une nouvelle adaptation du format en 2018 a contraint les sociétés à inclure dans le nouveau fichier SAF-T de comptabilité les champs de contrôle suivants : listes d’articles, clients et fournisseurs, régimes TVA, mouvements comptables et cadre de comptes.

Au Portugal, EDICOM est un partenaire accrédité et offre une solution certifiée par la AT. La plateforme réalise la génération, l’envoi et l’archivage des documents électroniques tel que requis par l’administration fiscale portugaise.

La Pologne utilise le système SAF-T JPK_VAT pour la déclaration TVA électronique, obligatoire aussi bien pour les entreprises polonaises que pour celles qui opèrent commercialement sur place. À partir d’avril 2020, il sera obligatoire pour les grandes entreprises- et à partir du 1er juillet pour tous les contribuables- de déclarer un nouveau format qui modifie la structure des données du fichier SAF-T JPK_VAT.

Le nouveau fichier électronique disposera de deux parties. La première partie doit contenir les champs relatifs aux informations sur les achats et ventes réalisés et la seconde partie contient les informations fiscales relatives à la déclaration TVA des entreprises et contribuables.

En Pologne, EDICOM offre une solution SAF-T qui réalise la génération, l’envoi et l’archivage de documents électroniques tel que le requiert l’autorité fiscale polonaise. Les exigences relatives à la signature du fichier SAF-T JPK_VAT sont également couvertes par la plateforme. Préalablement à l’envoi des documents aux autorités fiscales, les mécanismes de signature électronique avancée seront appliqués au moyen d’un certificat reconnu, conformément à la législation en vigueur.

Depuis le mois de janvier, il est obligatoire en Norvège d’envoyer certaines données comptables au format SAF-T pour toutes les entreprises dont le chiffre d’affaire dépasse les 500.000€.

La solution d’EDICOM permet de collecter toutes les données comptables requises depuis le système de gestion de l’entreprise. La solution EDICOM convertie ces données au standard SAF-T et les envoie automatiquement à l’administration fiscale norvégienne via l’Altinn.

Un projet pilote similaire en Hongrie a été planifié, pour une entrée en vigueur prévue pour le 1er janvier 2021.

La solution EDICOM pour la mise en conformité fiscale de vos outils

EDICOM a développé la plateforme Global VAT Platform répondant aux besoins des sociétés multinationales concernées par ces obligations. Cette plateforme de communication électronique B2B2G permet l’échange de données en EDI pour tous vos projets de VAT ou e-invoicing compliance.

Comment cela fonctionne ?

•   La plateforme s’intègre à l’ERP de l’entreprise et récupère les données fiscales de la facture.
•   À partir de ces données, la solution EDICOM génère le fichier XML SAF-T conformément à la structure imposée par les autorités locales.
•   Une connexion est établie avec l’autorité fiscale locale via le HUB des administrations publiques d’EDICOM via Webservice.
•   Dans le cas où l’administration fiscale transmet des notifications de traitement, ces notifications sont intégrées à l’ERP.
•       Les fichiers factures XML ainsi que les différents accusés de traitement sont archivés dans un Système d’Archivage Electronique conformément au règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services).
•   Tout autre module de sécurité complémentaire peut également être appliqué (signature électronique par exemple).

Autres avantages de la Global VAT Platform d’EDICOM.

•   La plateforme a été conçue aussi bien pour les déclarations fiscales électroniques, que pour l’échange de factures électroniques ou de tout autre type de document commercial. La solution est totalement adaptable selon les besoins des sociétés.
•   La plateforme permet de réaliser des déclarations fiscales électroniques en toute conformité dans plus de 60 pays.