Le bulletin de paie électronique en Colombie

La Direction Nationale des Impôts et Douanes en Colombie (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional – DIAN) a lancé son projet de mise en place du bulletin de paie électronique au sein de son système actuel de facturation. Pour y parvenir, un texte de loi (la Resolución 000013) encadrant l’utilisation de ce document a été publié, conjointement à son annexe technique.

Comme le prévoit la résolution, les entreprises devront adapter leurs systèmes de facturation afin d’émettre leurs bulletins de salaire par voie électronique à compter du 1^er septembre, date du début de l’obligation pour le premier groupe d’entreprises concernées (en fonction du nombre de salariés des entreprises).

Un nouveau système autour du bulletin de paie électronique

Le processus d'émission du bulletin de paie électronique défini par la DIAN comprend, d'une part, l'émission du bulletin de salaire électronique, appelé officiellement « Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica », et d'autre part, les notes de rectification (« notas de ajuste ») du document, qui sont des documents électroniques générés afin de rectifier le contenu de la fiche de paie en cas d'erreur.

Ces deux documents doivent être signés électroniquement par les entreprises et envoyés à la DIAN pour validation.

Qu'est-ce que le Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica ?

Il s’agit du nom officiel donné au bulletin de paie localement. Ce document détaille la rémunération perçue par une personne physique en contrepartie du travail fourni auprès d’une entreprise.

En quoi consistent les notes rectificatives (notas de ajuste) du bulletin de paie électronique ?

Il s’agit de documents électroniques destinés à corriger ou modifier le contenu d’un bulletin de paie.

Quelles entreprises doivent émettre des bulletins de paie électroniques ?

Toutes les entreprises soumises au paiement de l'impôt sur le revenu et de la TVA, ainsi que celles qui effectuent des paiements ou perçoivent des remboursements auprès d'autres personnes dans le cadre d’une relation employeur/employé ou dans le cadre d’autres relations juridiques.

Calendrier de mise en œuvre

Le DIAN a prévu trois calendriers différents :

1. Calendrier de déploiement en fonction du nombre d'employés :  La DIAN, par la décision 063, a ajourné l'incorporation de ce premier groupe d'entreprises en prolongeant le délai pour l'émission, celui-ci est retardé de septembre au 29 octobre 2021.
2. Calendrier de déploiement permanent : un délai de 2 mois sera accordé aux entreprises à compter du versement de la paie.
3. Calendrier de déploiement pour les entreprises assujetties qui ne sont pas dans l’obligation d’envoyer des factures de vente : la date d’autorisation d’envoi des bulletins de paie électronique est fixée au 31 mars 2022, la date d’obligation est fixée au 31 mai 2022.

La règlementation prévoit également que toute entreprise peut choisir de mettre en place le bulletin de salaire par anticipation, bien avant les dates obligatoires prévues par le calendrier.

Flux d'émission du bulletin de salaire électronique

À partir des informations obtenues au sein du BPO ou du logiciel de paie, la solution EDICOM Global Compliance crée les bulletins de paie électroniques et les transmet à l'Unité Administrative Spéciale de la DIAN, tout en respectant les exigences techniques et légales publiées. Le DIAN génère, signe, stocke et envoie un message de validation avec la mention « Document validé par la DIAN ». Cette validation couplée à la représentation graphique des bulletins de salaire est intégrable au sein du BPO de l'entreprise, par le biais de la plateforme EDICOM. À la suite de ces différentes étapes, le document peut être automatiquement envoyé à destination des employés. En parallèle, la solution archive l’ensemble des bulletins de salaire générés tout au long de la durée fixée légalement, en garantissant leur intégrité et leur confidentialité.

Ce flux est identique pour les notes rectificatives d'ajustement.

Prérequis pour l'émission de bulletins de paie électroniques en Colombie

• Disposer d’une autorisation octroyée par la DIAN permettant de générer et de transmettre des bulletins de paie électronique ainsi que des notes rectificatives.
• Être en capacité de signer électroniquement ces documents.

Caractéristiques du Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica et des notes rectificatives

Les bulletins de paie (soportes de nómina electrónica – NE) ainsi que les notes rectificatives (notas de ajuste – NA) doivent inclure le CUNE (code de paie électronique unique) et doivent être émis dans un document électronique incluant la réponse à la demande de la DIAN pour chaque NE et NA.

Les réponses à la demande (Application responses) sont des documents électroniques détaillant la portée des validations effectuées par la DIAN.

Informations contenues au sein du bulletin de paie électronique

• Données personnelles des employés et de l’entreprise.
• Le code unique du bulletin de paie - CUNE.
• Un numéro correspondant au système interne de numérotation séquentielle.
• Détail chiffré du contenu de la paie versée.
• Détail chiffré du contenu des éléments déduits de la paie.
• La valeur totale de la différence entre le montant payé par l’employeur et le montant retenu sur la paie.
• Le moyen de paiement,
• La date et l’heure de la génération du document.
• Signature numérique de l'entreprise.
• Identifiant du prestataire technologique.

Informations contenues au sein des notes rectificatives du bulletin de paie électronique

• Mentionner expressément qu’il s’agit d’une note rectificative du bulletin de paie (Nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica).
• Un numéro correspondant au système interne de numérotation séquentielle.
• La date de génération du bulletin de paie électronique CUNE correspondant à la modification.
• Le code unique de la pièce justificative du bulletin de paie électronique -CUNE.
• Le type de note rectificative, le cas échéant.
• La date et l'heure de la génération du document.
• La date et l'heure de validation du bulletin de salaire à annuler.
• Des données relatives à l’entreprises et aux employés.
• Signature électronique de l'entreprise.

Périodicité

Envoi mensuel.

Format

XML.

Représentation graphique

La représentation graphique du bulletin de paie électronique ainsi que ces notes de rectification doivent comporter un QR code.

Dans la lignée d'autres pays comme le Mexique, la Colombie franchit une nouvelle étape dans son processus de numérisation de l'économie. Toutefois, contrairement au Mexique, le DIAN n'exige pas de la part des employés de signer électroniquement ces documents, ce qui simplifie le processus. La standardisation des fiches de paie permettra, à terme, d'avoir un accès plus efficace et immédiat à ces informations fiscales d’importance.

La mise en place du bulletin de paie électronique est à mettre en perspective avec une autre mesure phare de modernisation de l’économie colombienne : l’utilisation obligatoire de la facturation électronique. La Direction Nationale des Impôts et des Douanes, la DIAN, a publié un communiqué de presse nº 023 en soulignant qu’ « avec ces trois actes administratifs, la DIAN poursuit la modernisation du système de facturation électronique, en fournissant de nouveaux services sur sa plateforme, afin de permettre aux contribuables et aux responsables de poursuivre la modernisation de leur organisation, au rythme de la transition menée par l’administration publique. Ces mesures visent à rapprocher l’administration de ses utilisateurs, par le biais de services plus nombreux et s’inscrivant dans un contexte d’une économie numérique en pleine expansion ».