Tout ce qu’il faut savoir sur le système NSO en Italie

La plateforme de gestion électronique des commandes du système de santé de l'État italien, connue sous le nom de NSO (Nodo Smistamento Ordini), est née d’une initiative visant à fluidifier la gestion des achats et des dépenses publiques dans ce secteur. Cette avancée majeure met, une fois de plus, l'Italie en avant dans la liste des pays européens les plus avancés en matière de stratégie e-Procurement.

Le Système National de Santé (SSN) a commencé à dématérialiser les processus d’achats de biens matériels auprès de ses fournisseurs, via la plateforme NSO, le 1er février 2020. Cette date constitue une étape stratégique dans la dématérialisation des processus d'approvisionnement pour le réseau de santé public italien.

Qu'est-ce que le NSO - Nodo Smistamento Ordini ?

Le NSO est une plateforme destinée à l'échange de commandes par voie électronique entre les entités publiques du secteur de la santé et les fournisseurs du Système National de Santé (SSN).

Le système de santé public italien ne peut réaliser ses démarches d’approvisionnement que par l'intermédiaire du NSO et ses fournisseurs ont l’obligation de disposer des outils techniques pour se connecter à la plateforme.

Comment fonctionne la plateforme du NSO ?

Le NSO met en relation le client - le Système National de Santé - avec ses différents fournisseurs autorisés, dans le but de dématérialiser le processus de commandes de biens et de services, de manière automatique et instantanée.

La connexion au NSO peut être établie de plusieurs manières. On distingue entre autres :

• La mise en place d’appels webservice, (ce protocole est déjà utilisé dans le cadre d’échange de factures électroniques entre l'administration publique italienne et ses fournisseurs via le SdI (Sistema di Interscambio).
• Le réseau PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine).

Le système NSO permet d’échanger des commandes sous 3 formes :

• Commande simple : le client envoie au fournisseur une commande qui ne nécessite pas de réponse. Toute autre interaction entre le fournisseur et le client est donc réalisée hors de la plateforme NSO.
• Commande complète : le client envoie une commande. Un retour d'information peut alors avoir lieu entre les parties au sein du NSO : le fournisseur peut envoyer une réponse - acceptation, rejet ou modification - et le client peut envoyer une confirmation de la réponse à la commande.
• Commande pré-validée : le fournisseur envoie une commande électronique à son client. Cette commande a été validée au préalable. Ce flux peut inclure l'envoi facultatif d'une réponse à la commande par le client.

Les exigences quant au format des documents échangés par le biais du NSO sont extrêmement précises : les commandes, réponses, confirmations ou rejets de commandes, doivent être libellés conformément aux spécifications PEPPOL BIS (UBL, Universal Business Language).

Mises à jour techniques du NSO

Tout au long de l'année 2020, plusieurs mises à jour des règles techniques ont été effectuées dans le but de corriger certaines erreurs. La dernière version 4.7 des règles techniques relatives aux commandes électroniques pour le système NSO a été publiée en décembre 2020 par le Ministère italien de l'Économie et des Finances (MEF).

Cette nouvelle version introduit des changements et des obligations pour les fournisseurs.

Avantages du système du NSO

La mise en œuvre de la plateforme NSO apporte des avantages importants tant pour l'administration publique italienne que pour ses fournisseurs, parmi lesquels :

• Réduction des coûts résultant de l'optimisation des processus.
• Élimination du papier tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
• Automatisation et immédiateté des processus et des communications.
• Optimisation de la traçabilité des commandes.
• Réduction des délais de paiement.
• Transparence dans la passation des marchés. La plateforme du NSO est connectée à la base de données nationale des marchés publics (BDNCP) - vérification du CIG (Códice Identificativo di Gara – référence du marché public) - et à la Plateforme des Crédits Commerciaux (PCC).
• Ouverture du marché. Le système de commande électronique favorise l'accès à de nouvelles entreprises en tant que fournisseurs potentiels du Système National de Santé grâce à la dématérialisation des échanges.

La solution NSO d'EDICOM

EDICOM, en tant que prestataire spécialisé dans la technologie de l’EDI (Échange de Données Informatisé), a mis au point une solution permettant de se connecter au NSO et de traiter l’ensemble des données échangées entre un client et ses fournisseurs de manière sécurisée et entièrement automatisée.

L’intégration de la solution à l'ERP du client permet d'extraire les données et de les convertir dans la langue requise pour l'envoi et la réception des documents.

Grâce à la plateforme EDI d'EDICOM, il est possible de centraliser et d'unifier l'envoi et la réception de l'ensemble des flux commerciaux entre différents partenaires, qu’il s’agisse d’un hôpital ou d’un fournisseur : la commande, le bon d'expédition et même la facture sont dématérialisables. En effet la plateforme d’EDICOM est interconnectée aussi bien au NSO qu’au SDI.

Le processus couvert par la solution comprend la récupération des données de la facture depuis l’ERP de l'utilisateur ainsi que la transformation de ces données au standard requis par le MEF.

L’intégralité de ces opérations sont traçables par la solution NSO d'EDICOM. Le NSO émet une série de notifications relatives au cycle de vie des commandes. Le service EDICOM vous permet de visualiser ces notifications via le portail ou d'intégrer automatiquement ces messages au sein de votre ERP afin de consulter ces informations directement depuis vos outils.

La solution relie le HUB des administrations publiques d'EDICOM au NSO via le protocole webservice et le réseau PEPPOL.

EDICOM ITALIE est certifié en tant que point d'accès au réseau PEPPOL par l'Agence Italienne pour la Numérisation (AgID). Cette certification permet aux entreprises privées et aux entités publiques d'accéder au réseau PEPPOL via la plateforme EDICOM d’e-Procurement publics, tout en respectant les normes de communication requises par l'Union européenne.

Avantages d'EDICOM NSO

• Évolutivité. Les solutions EDICOM, basées sur la technologie EDI, sont évolutives et s'adaptent donc aux besoins des clients, en cohérence avec l’évolution de leurs besoins. Les fournisseurs disposant déjà d'une solution intégrée et automatisée peuvent donc rapidement adapter leurs systèmes. Pour ces entreprises, la création du NSO constitue une étape supplémentaire dans la dématérialisation des échanges avec l'administration publique italienne. Cet avantage est particulièrement intéressant dans le cadre du contexte italien, notamment grâce à la maturité du système de digitalisation des échanges B2G et B2B en Italie.
• Mise à jour. Les mises à jour techniques et les modifications du cahier des charges de l’administration locale est prise en compte par la plateforme et par les équipes d’EDICOM.

La mise en conformité en continu de la solution aux prérequis nationaux est une condition sine qua non pour la conformité des flux. Les solutions EDICOM sont constamment mises à jour, conformément aux évolutions décidées par les prescripteurs en la matière. Le déploiement de ces mises à jour est réalisé de la manière la plus transparente possible, tout en limitant les impacts et actions auprès de nos clients.