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Comment réduire l’utilisation du papier au bureau ?

26/08/2014

Il y a plus de trente ans, en 1978, Frédéric Wilfrid Lancaster publiait l’œuvre Toward Paperless Information Systems. Déjà à cette époque, l'auteur prédisait une société se dirigeant vers le sans papier en raison des changements technologiques rapides qui se produisaient. La vérité est qu’aujourd'hui, nous avons un certain nombre d'outils qui nous permettent de réduire l'utilisation du papier, à la fois à la maison et au bureau.

L'ère du numérique nous offre de nombreuses possibilités très bénéfiques, en particulier dans le milieu professionnel. Moins de papier signifie moins de dépenses car au-delà du coût des matières premières, on constate également une réduction des coûts pour le stockage, l'impression ou l'envoi de documents. La baisse de l’utilisation du papier se traduit par une hausse de la productivité car bien souvent, les processus numériques permettent une automatisation des tâches. Enfin, les économies de papier permettent une réduction significative de notre empreinte environnementale.

Cependant, malgré les grands progrès et avantages qu’impliquent la digitalisation, il y a encore beaucoup d'entreprises qui continuent leur activité en croulant sous le papier. Pour briser cette tendance, nous proposons des technologies qui permettent de réduire la quantité de papier utilisé le bureau et d’améliorer la productivité :

  • Cloud computing. Le Cloud est probablement l'un des plus grands progrès qui se soit produit dans ce domaine. Avec le Cloud, les grandes entreprises peuvent gérer et stocker leurs documents en ligne sans avoir à réaliser une impression ou un stockage physique. Même dans le domaine personnel, le Cloud computing peut être très utile. Grâce à des outils simples comme Google Drive, nous avons la possibilité de garder des documents et y accéder depuis n'importe où.
  • EDI. L'EDI est un système utilisé pour l’envoi et la réception de documents standardisés entre entreprises. Commandes, avis d’expédition, rapports d’inventaire, factures, etc. sont ainsi échangés de manière sécurisée entre les différents interlocuteurs, sans avoir recours à l’impression et à l’envoi traditionnel des documents. De plus, grâce à l’utilisation d’un langage standardisé, l’information peut être intégrée automatiquement dans les systèmes de gestion internes ou ERP des entreprises.
  • Facture électronique. Il s’agit de l’une des initiatives qui se développe le plus actuellement. De nombreux pays dans le monde ont mis en place des mesures pour favoriser son utilisation, notamment en raison des économies qu’elle permet de réaliser. Il faut également prendre en compte le fait que la mise en œuvre de ce système par les entreprises constitue une porte vers le commerce électronique.
  • Scanner. La digitalisation des documents au travers du scanner n’est pas nouvelle mais peut être très utile pour éviter les photocopies incessantes des documents en papier. Par exemple, la meilleure manière de partager un document avec quelqu’un reste de scanner ce document et de l’envoyer par email. Dans bien des cas, l’autre personne préfère également consulter le document sur son ordinateur. Pour cette raison, il est nécessaire de ne pas oublier la règle d’or : réfléchissez avant d’appuyer sur la touche « imprimer ».

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