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La facture électronique obligatoire pour tous les fournisseurs des administrations publiques

19/12/2014

facture électronique obligatoire

Avec environ 95 millions de factures reçues chaque année, l’administration publique se doit d’agir pour alléger ce flot de papier, simplifier les procédures, et ainsi accélérer le traitement. Vous travaillez avec l’Etat, des collectivités territoriales ou des établissements publics ? Voici comment vous préparer à la généralisation de la facture électronique avec les administrations publiques.

 

Chorus : le canal centralisé pour passer à 100% de factures électroniques

Pour faciliter l’échange des documents et centraliser le traitement des factures, une plateforme avec laquelle toutes les administrations devront se connecter va apparaitre. Son nom : Chorus. Elle sera accessible également aux fournisseurs. Ils pourront s’y connecter avec un identifiant et un mot de passe, et ensuite envoyer leurs factures.

Chorus sert de « messager », de transmetteur des factures électroniques. Deux choix sont possibles du côté des fournisseurs pour faire parvenir les factures :

  • Le mode Portail: il s’agit d’une saisie manuelle des factures dans le portail. Le fournisseur y dépose chaque facture (en pdf) ou réalise la saisie manuellement.
  • Le mode Flux: il permet une automatisation et une intégration grâce à l'EDI. Les factures sont envoyées sans action manuelle de la part du fournisseur, elles sont directement récupérées sur l’ERP ou le logiciel de gestion du fournisseur.

Julien Morin, Ingénieur commercial pour EDICOM, détaille les avantages et les inconvénients de ces deux modes. « Le mode portail est très pratique et permet un accès à tous les fournisseurs à la facturation électronique. Il trouve toutefois ses limites pour ceux qui traitent un nombre important de factures. Dès 80 ou 100 documents par mois, il devient contraignant de saisir à nouveau les factures sur Chorus alors que celles-ci existent déjà dans l’ERP ou le système de gestion de l’entreprise. Le risque d’erreur est accru, sans parler du temps que cela nécessite ».

Le mode flux (qui utilise l’EDI) est à privilégier pour les grandes entreprises, et plus généralement pour les entreprises qui émettent beaucoup de factures. Et l’avantage, c’est que l’EDI est polyvalent, et permet de gérer les échanges avec le privé…

 

Choisir l’EDI pour envoyer ses factures aux administrations publiques… et au privé !

En proposant les deux modes (portail et flux), l’administration publique pense à toutes les entreprises, grandes ou plus modestes. Les fournisseurs ont le choix d’investir ou non dans l’EDI. En faisant le choix de passer à l’EDI, ils peuvent bénéficier de la puissance de cette solution pour toutes leurs factures, et pas seulement pour les échanges avec le public.

« Avec l’EDI, l’entreprise saisie sa facture directement dans l’ERP, de manière intégrée, comme d’habitude. La facture est ensuite récupérée et poussée automatiquement vers l’administration publique grâce à Chorus, ou vers une entreprise du secteur privée via un autre réseau comme EdicomNet. Pour les fournisseurs qui ne sont pas encore passés à l’EDI, cette obligation légale est une opportunité pour l’intégrer dans toute la gestion de la facturation » explique Julien Morin. Si vous souhaitez profiter de cette contrainte réglementaire pour innover et passer à la facture électronique, découvrez les solutions Edicom et prenez contact avec un conseiller. Vous devez agir, plus ou moins rapidement, selon la taille de votre structure.

Calendrier de mise en place obligatoire de la facture électronique pour les fournisseurs de l’administration publique :

  • Grandes entreprises : 1er janvier 2017
  • Entreprises intermédiaires: 1er janvier 2018
  • PME : 1er janvier 2019
  • Microentreprises : 1er janvier 2020

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