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Les 3 étapes pour déployer un projet EDI à l’international

26/01/2015

L’échange de données informatisé (EDI) n’est pas simplement un moyen de passer d’un échange physique de documents commerciaux à un échange électronique. C’est aussi un formidable levier pour gagner du temps, rendre son organisation plus efficiente… et renforcer son développement international. L’EDI abolit les frontières et facilite les échanges internationaux, en apportant une solution globalisée d’échange de données. Voici une liste de 3 étapes clés à suivre pour déployer l’EDI avec succès dans vos projets internationaux.

 

Définir les objectifs et la liste de vos prérequis

Il est important de contextualiser votre demande liée à l’EDI, et de connaître avec précision les objectifs poursuivis, pour que la mise en place se fasse de manière pertinente. Utiliser l’EDI peut se faire pour des raisons multiples. Suite à la demande externe d’un partenaire / client qui souhaite échanger avec l’EDI, ou pour développer votre entreprise, et la doter d’un outil puissant, demandé par certains prospects.

L’EDI peut aussi être besoin qui émane de l’interne, avec comme motivation la réduction des coûts, et une meilleure gestion des processus. En fonction de vos objectifs, vous pourrez établir une liste de prérequis :

  • Vos besoins techniques et le support souhaité ;
  • Vos besoins et vos ressources humaines à mobiliser sur le projet ;
  • Vos besoins métiers spécifiques ;
  • Votre planning de déploiement.

Avant de vous lancer dans le choix du bon prestataire, communiquez. La communication tant en interne qu’en externe va vous aider à définir la liste de vos besoins. Avec les différents départements de l’entreprise, mais aussi avec les administrations, les opérateurs de services externes, ou encore des prestataires logistiques avec lesquels vous collaborez, échanger sur ce futur déploiement de l’EDI. Leurs demandes et leurs possibilités techniques sont capitales à identifier.

 

Choisir le bon prestataire

Comme pour tout autre investissement, il faut accorder une grande importance à l’étape de choix du prestataire. Après un premier contact et des consultations, échangez et étudiez les offres. Pour un projet international, il est important de connaître les expériences passées du prestataire dans le/les pays visé(s). Intéressez-vous aussi à l’équipe qui sera mobilisée autour de votre projet d’EDI.

Avant de rendre votre décision finale, regardez également le coût… même si cette donnée mérite un traitement particulier. Envisagez l’EDI comme un investissement, et non comme une dépense brute et définitive. L’EDI entraine des transformations dans l’organisation de l’entreprise, et change durablement (dans le bon sens) son fonctionnement. Réfléchissez à combien vous dépensez pour l’EDI, mais aussi à combien l’EDI va vous rapporter !

 

De la mise en place de l’EDI à son évolution

La phase technique débute. Progressivement, l’EDI va se mettre en place, et devenir un outil du quotidien pour votre entreprise dans ses relations internationales.

  1. La mise en place de l’outil se réalise avec des mappings, la configuration complète de l’environnement et des interlocuteurs.
  2. Des tests sont réalisés, puis c’est le passage en production.
  3. L’EDI est déployé et vos échanges numériques deviennent un jeu d’enfant.

Tout est figé ? Non. Via le support technique, vous apportez des corrections et des améliorations au système. Si vous avez de nouveaux partenaires, ou si vous souhaitez vous lancer sur de nouveaux projets, vous pouvez facilement faire évoluer votre EDI. C’est ici, plus que jamais, que le choix initial du bon partenaire se fera sentir. Un interlocuteur qui connaît les marchés sur lesquels vous intervenez, et ses contraintes juridiques et financières, vous aidera à avoir un EDI toujours à jour.

Edicom, entreprise internationale spécialiste de l’EDI et de l’E-Invoicing, vous accompagne pour vos projets EDI à l’international. Découvrez vite nos solutions, et contactez-nous pour nous présenter votre projet.

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