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NHS eProcurement : 8 aspects à prendre en compte pour choisir son prestataire

18/01/2016

La stratégie d'appels d'offres électroniques du Service National de Santé (NHS) britannique est déjà en marche. Les fournisseurs de biens et services de cet organisme doivent s'adapter à la nouvelle initiative qui exige entre autres, l'utilisation de l'Echange de Données Informatisé, avec le standard PEPPOL, et la mise en place d'un catalogue électronique capable d'opérer sur le réseau GDSN. Une mise en place complexe qui nécessite le choix d'un fournisseur de services adapté. Cependant, quels aspects doivent être pris en compte pour réaliser le bon choix ?

  1. Capacité d'adaptation

La solution EDI doit être capable d'extraire les données de l'ERP ou du système de gestion de manière automatique. Pour cette raison, il est important que le prestataire de services sache évaluer les spécificités de l'entreprise. Ainsi, il sera possible de mettre en place une plateforme intégrée, qui agira comme pont de communication avec la plateforme du NHS, sans nécessité de réaliser des développements complexes dans les systèmes internes de l'entreprise.

  1. Accompagnement durant la mise en place

La mise en place de la stratégie d'appels d'offres électroniques du NHS suppose une procédure étendue et complexe, car elle implique différentes phases. Pour cette raison, il est recommandé de faire appel à un prestataire spécialisé en EDI pour vous accompagner durant l'implémentation. Dans ce sens, l'élaboration d'un calendrier de travail collaboratif qui spécifie toutes les phases sera très utile. De plus, il convient de s'informer sur la méthodologie de travail et sur les certifications des consultants en charge des projets IT.

  1. Capacité technologique

Au delà des capacités des intervenants professionnels, il faut prendre en compte la maîtrise technologique du fournisseur. Il s'agit là d'un point mesurable grâce aux différentes certifications. Une des plus utilisées est le SLA ou Service Level Agreement, un accord qui engage le partenaire à fournir certaines garanties (disponibilité du service, temps maximum de résolution des incidents, etc.). Par ailleurs, d'autres certifications sont importantes comme par exemple l'ISAE 3402, TIER II, ou l'ISO 27001.

  1. Technologie certifiée

Au delà des garanties évoquées précédemment pour s'assurer des capacités du partenaire, dans ce cas particulier il est également nécessaire de compter sur certaines certifications spécifiques pour se connecter à la plateforme d'eProcurement du NHS. D'une part, le fournisseur doit être certifié Access Point Provider par l'Association OpenPEPPOL, afin de pouvoir se connecter avec cette dernière. D'autre part, il est indispensable que le catalogue électronique soit autorisé par GS1 pour opérer sur le réseau GDSN.

  1. Solution complète

Parfois, lors de projets complexes comme celui-ci, les entreprises ont tendance à diviser le projet en sous-parties et à attribuer chaque partie à un prestataire différent. Cependant, il s'agit là d'une erreur car cette méthode complique la coordination. Le plus recommandable reste de travailler avec un prestataire capable de proposer une solution complète, flexible et évolutive. Ce critère permettra d'accroître l'efficacité.

  1. Solution évolutive

 Actuellement, la nécessité pour les fournisseurs est de se connecter avec le NHS et d'échanger des documents électroniques en respectant des prérequis établis. Cependant, les stratégies paperless sont en pleine évolution dans toute l'Europe, ce qui rend nécessaire d'anticiper les futurs besoins. Il est important de choisir un partenaire offrant une solution évolutive avec les autres régions du monde et capable de s'étendre à des projets B2B.

  1. Réduction de coûts

Les fournisseurs du NHS doivent obligatoirement s'adapter aux appels d'offres électroniques. Néanmoins, ce changement suppose des avantages économiques à moyen et long terme pour les entreprises. Dans ce sens, les plateformes technologiques de Cloud computing et la mise en place de softwares développés en mode ASP-SaaS permettent une réduction des ressources technologiques et humaines. En effet, le hardware, le software et les activités de maintenance sont gérés dans un Data Center supervisé par le prestataire de services, auquel le client accède en utilisant différents services de connectivité.

  1. Support de qualité en continu

Choisissez un fournisseur assurant un support de qualité en continu incluant la résolution des incidents. Il faut pour cela évaluer la taille du prestataire, son évolution, les équipes et enfin l'aspect organisationnel. Il ne faut pas oublier que la relation avec le prestataire ne s'arrêtera pas à la mise en place de la solution EDI, car cette dernière évoluera dans le temps et sera sujette à des actualisations.

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